Preparación para la Auditoría

Análisis Inicial de los Activos de Software

Análisis de Políticas y Procedimientos

Auditoría Física y Trabajo de Campo

Preparación del Reporte de Auditoría

El análisis de políticas y procedimientos es un paso esencial para lograr que el proceso de Administración de Software sea más eficiente.

La cantidad de políticas y procedimientos dependerá del tamaño, alcance y cultura de la organización. De todos modos, como mínimo, deberían tenerse en cuenta las siguientes:

Uso del software y política de derechos de autor:
La creación y comunicación de una política clara y obligatoria de la propiedad intelectual del software es un paso importante para atemperar la posibilidad de que la organización infrinja la ley de derechos de autor. (Modelo de Declaración de Política de Software.)

Política/Procedimiento de adquisición de software:
¿Cómo hacen los empleados para pedir copias de software o la actualización de programas existentes? ¿Existe un procedimiento de orden o requisición de compra formal? ¿Se requiere una justificación? ¿Quién toma la decisión de adquisición, y en qué se basa? ¿A quién se le compra el software? ¿Qué esfuerzo se hace para encontrar el mejor precio?

Procedimientos de instalación de software:
¿Quién es responsable del software una vez que llega a la organización? ¿Quién lo instala? ¿Quién registra los números de serie, envía las registraciones y registra esta información?

Procedimientos de entrenamiento:
¿Quién es responsable por la planificación y organización del entrenamiento? ¿Se hace internamente? ¿Se hace externamente (por outsourcing)? Si no es así, ¿debería serlo?

Uso personal de software:
¿Permite la organización el uso del software personal instalado en sus PCs? ¿Permite, si la licencia lo admite, el uso de su software en computadoras portátiles?

Disposición del software:
¿Qué pasa con las viejas copias cuando se actualiza el software? ¿Qué se hace con el software que no se usa más? ¿Hay una política al respecto?

Una vez que la organización tiene 25 o más PCs, es necesario formalizar las políticas y procedimientos para evitar pérdidas y gastos. Escribir y distribuir estas políticas ayudará a los empleados a entenderlas y usarlas correctamente. Si existen políticas y procedimientos escritos, conviene revisarlos para asegurarse de que sean vigentes y precisos y si fuera necesario decidir los cambios que se deberían hacer para alinearse con las necesidades de la organización.

Si las políticas y procedimientos no existen, es conveniente que las cree como una parte de las acciones finales delineadas en el Plan de Administración de Software.