El Equipo de Administración de Software

Evaluación: La Auditoría de Software

El Plan de Administración de Software

La Implementación del Plan y Seguimiento

Un programa de Administración de Software Continuo

Las computadoras llegan virtualmente a todos los rincones de una organización, y consecuentemente hay un mayor interés en el software. Existen asuntos que deberían ser tratados entre el personal de contabilidad y auditoría financiera, suministros, recursos humanos y otros empleados de la organización.

La primera vez que se crea e implementa un plan de administración de software, es crítico tener concenso y soporte en toda la organización, especialmente en los niveles de Dirección más altos. De otra manera, el departamento de TI se arriesga a ser visto como intrusivo, dominante o fuera de tono.

La forma de obviar este problema es implementar un equipo de administración de software, compuesto por empleados de distintos departamentos. La cantidad de miembros del equipo puede variar de una organización a otra, pero un equipo tipo de administración de software tiene diez o menos miembros. Un número mayor puede hacer que las reuniones sean difíciles de manejar, pero menos de cinco puede reducir las oportunidades de un soporte con amplitud de criterio.

Aquí se detallan algunos tipos de individuos a considerar para el equipo:

Un representante de administración senior.
Esto le dará autoridad al equipo, así como también tener un líder con rango gerencial. Elija a un individuo que sepa de sistemas y esté personalmente interesado en el software.

El personal de TI (Tecnología Informática).
Por lo menos dos miembros del personal de TI deberían incluírse para reducir la chance de que sólo una línea de pensamiento de TI esté representada. Esto también reduce las posibilidades de que uno solo de ellos sea agobiado por otros departamentos.

Departamento de Contabilidad y Auditoría Financiera.
La estrategia final de administración de software debe integrarse suavemente con el equipo de gestión de activos. Al crear un líder en la jerarquía contable, será mas fácil llegar a este objetivo.

Abastecimientos o Compras.
La compra del software correcto, a un costo efectivo es un elemento clave en la estrategia de inversiones. Un profesional de abastecimientos puede ayudar a moldear este programa y asegurar que el programa de compras no tenga conflictos con los procedimientos existentes.

Administración.
Las secretarias, empleados administrativos y empleados contables forman el grupo más grande de usuarios individuales de software en la mayoría de las organizaciones. Su opinión a través de un representante ayudará a identificar las áreas de problemas. Muchas veces tienen información que el personal de TI desconoce, por ejemplo cual es el mejor software y cual es el que nadie quiere.

Departamento de legales.
El equipo tendrá que manejar temas legales, por lo tanto es importante incluir en el grupo un miembro del departamento que conozca la terminología informática. También sería conveniente elegir a alguien que se interese por las computadoras y pueda interpretar el lenguaje legal a sus compañeros.

Recursos Humanos.
El 40% de la inversión en software pertenece a capacitación, por lo tanto una perspectiva en capacitación es invalorable. Esta capacidad puede encontrarse en el departamento de recursos humanos.

Dependiendo de la estructura y tamaño de la organización, puede considerarse la inclusión de gerentes o representantes de las unidades de negocios y oficinas remotas, o departamentos de ventas o atención al cliente como parte del Equipo de Administración de Software.