Resumen del Plan

Redacción del Plan

Modelo del Plan de Administración del Software

El desarrollo del Plan de Administración de Software ha de ser la primera prioridad del Equipo de Administración de Software. El equipo deberá coincidir plenamente en los objetivos, estrategias, cronogramas así como en la manera en que se ejecutará el proyecto. Estos elementos se pondrán por escrito y se comunicarán a las personas correspondientes.

Debe recordarse que el Equipo de Administración de Software guiará el proceso pero no ejecutará las funciones cotidianas debido a que su propósito fundamental es el desarrollo y la implementación del Plan de Administración de Software.

El plan en sí mismo consiste en:

Resumen Ejecutivo:
Introducción de dos a tres párrafos que presente los elementos más importantes del plan, para que los Directores puedan leerlo atenta y rápidamente.

Análisis de Situación:
Consiste en una breve descripción de cómo se adquiere, se distribuye y se utiliza software actualmente. Esta parte del plan incluye la información de la gran parte conseguida en la Auditoría de Software, la fase investigativa del Programa de Administración de Software. Es necesario incluir la siguiente información en el análisis:

1. Una lista de los Acuerdos de Licencia de todo el software actualmente en uso. (Resumen del Acuerdo de Licencia)

2. Los resultados de la Auditoría de Software (Informe de Auditoría de Software) y un resumen de las entrevistas personales, el Estudio de Uso de Software. (Relevamiento de Uso de Software)

3. Un resumen que determine el proceso utilizado para solicitar, adquirir y distribuir el software. Deberá prestarse especial atención a los cuellos de botella del proceso. En general, cuanto más restrictivo es el proceso, más los usuarios caen en la tentación de puentearlo. Del mismo modo, si el proceso es descentralizado, puede llegar a ser tan informal que aunque se adquiera software, éste puede no ser bien utilizado.

Objetivos:
Una vez que la situación ha sido analizada y comprendida, es más fácil estar de acuerdo en cuáles habrán de ser los objetivos del Plan de Administración de Software.

Los objetivos dependen de los resultados de los estudios. A continuación se detallan algunos ejemplos de posibles objetivos:

• Reducir la inversión en aplicaciones de software de escritorio en 15%
• Asegurar que la Organización cumpla en un 100% con los Acuerdos de Licencia (reducción de riesgo)

La reducción de costos rara vez ha de ser el único objetivo de un Plan de Administración de Software. Si el objetivo general es apoyar en forma más efectiva la misión de la Organización mediante el uso adecuado de su software, el/los objetivo/s deberá/n concentrarse en la adquisición de software más funcional y mejor.

Estrategias:
Para cada objetivo debe haber una o más estrategias que muestren cómo habrá de cumplirse ese objetivo. Por ejemplo, para conseguir la reducción del 15% mencionada anteriormente, las estrategias podrían consistir en la redistribución de copias de software no usadas de un departamento a otro, o cambiar de copias con licencias individuales a una licencia concurrente para software de procesamiento de texto.

Cada estrategia debe estar ligada directamente a un objetivo. Si el equipo posee grandes ideas para las estrategias que se habrán de implementar, pero para las cuales ningún objetivo fue definido, los objetivos deberían ser revisados.

Implementación:
Indica cómo se asignarán y manejarán las funciones de seguimiento y qué recursos, humanos y financieros, serán necesarios.

Apéndices:
Después del plan deberá haber copias de los formularios, formatos, contratos y otra documentación que será utilizada para la implementación. Algunos de estos elementos pueden ser tomados directamente de esta Guía sin modificación. Otros tendrán que ser creados o modificados. Otra excelente inclusión en los apéndices pueden ser los comentarios seleccionados de algunas entrevistas al personal, o resúmenes de los resultados de las entrevistas.