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Modelo del Plan de Administración del Software |
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Modelo del Plan de Administración del Software Los Planes de Administración de Software varían. Con el fin de ilustrar cómo se confecciona un plan, se incluye a continuación un modelo resumido de plan. Fabricam, Inc. Plan de Administración de Software Estrategia de Fabricam para el uso eficiente de software. Fabricam - Plan de Administración de Software Resumen Ejecutivo
Esta revisión consistió en una auditoría física de todo el software en uso en la organización, una revisión de las políticas y procedimientos para la adquisición, distribución y mantenimiento de software y la creación de un Plan de Administración de Software. El objetivo general del plan es lograr que Fabricam maximice el retorno de su inversión en software. Como resultado de este esfuerzo, el Departamento de TI dará comienzo este año a proyectos tendientes a logar los siguientes objetivos:
Análisis de Situación
En 1993, las PCs fueron conectadas vía LAN, a través de interconexiones de acceso remoto entre la LAN y la sede central y las de las oficinas regionales del país. En la década pasada, los sistemas operativos y las aplicaciones de Fabricam fueron objeto de cambios significativos, haciéndolos más valiosos para la organización y su misión. Los cambios incluyeron el uso del servidor Windows NT® como plataforma para las LAN's, la implementación del entorno gráfico del Sistema Operativo Windows® 95, la normalización en una secuencia simple de las aplicaciones primarias, y la implementación de software de trabajo en grupo para asistir a la comunicación y al flujo de trabajo. Simultáneamente, la industria del software comenzó a efectuar cambios en la política de precios y en los Acuerdos de Licenciamiento, brindándole así la oportunidad a Fabricam de hacer un mejor uso de sus bienes en materia de software. En enero de 1997, un Equipo de Administración de Software de Fabricam, compuesto por representantes de los departamentos de toda la compañía comenzó a desarrollar un Plan de Administración de Software diseñado para dirigir el uso del software de la organización. Como parte del proceso de planificación, se efectuó una exhaustiva Auditoría de Software en toda la organización y se hizo una revisión de todas las políticas y procedimientos existentes relacionados con la adquisición de software, su distribución y capacitación para el uso del mismo con el fin de determinar la importancia y efectividad. Resumen de la Auditoría de Software de 1997 muestra un resumen de lo detectado por la auditoría. Simultáneamente, el equipo efectuó el primer estudio del personal de Fabricam que usa PC para determinar cuál era el software en uso y cuál era la efectividad de éste en el apoyo a la misión. Informe de Software de enero de 1997 muestra un resumen de los resultados del estudio. La auditoría y el estudio muestran sobre todo un alto grado de comodidad con las políticas y procedimientos existentes. Hay problemas con la duplicación ilegal de software así como con los manuales de software perdidos, lo que indica que hay necesidad de un mayor cumplimiento y de procedimientos anti robo. Además, el número de copias de programas clave de software pone en evidencia la necesidad de licenciamiento de red de software crítico para la misión de la organización que le ayudará a Fabricam a reducir los costos de adquisición de software. Resumen de Auditoría de Software de 1997
Notas: La discrepancia entre las copias anticipadas y las realmente halladas exige políticas de adquisición más rigurosas. Se hallaron cuatro copias de Windows 97 sin documentación. Las copias fueron destruidas y, a través de las licencias existentes, se pidió a Microsoft software y manuales de reemplazo. Se hallaron y se destruyeron dos copias ilegales de Adobe Pagemaker. Ninguno de los usuarios licenciados estaba utilizando el programa en computadoras portátiles o en sus casas. En 11 computadoras se hallaron 11 juegos no autorizados. Todos fueron desinstalados. Informe de Software de Enero de 1997 Lo siguiente es un breve informe cuyo objeto es ayudarnos a determinar la manera en que Ud. utiliza el software en su PC y cómo podemos asistirle proporcionándole las mejores herramientas para su trabajo. La información que provea así como su participación son muy apreciadas. 1. Enumere los programas de software que utiliza con más frecuencia en su trabajo: Microsoft Word______________________horas por día ___4.2 CC:Mail____________________________horas por día ___1.6 Autocad____________________________horas por día ___3.9 Microsoft Project_____________________horas por día ___3.9 Otros___________________________ horas por día ___2.1 ___________________________________horas por día _____ ___________________________________ horas por día _____
2. ¿Qué software Ud. necesita que no tiene actualmente? Internet Access 47%
3. ¿Qué software usted quiere que no usa actualmente? Casos individuales sin consenso
4. ¿Está Ud. usando actualmente algún software de la compañía en la computadora de su hogar? 311 Si 175 No
5. ¿Está Ud. usando actualmente algún software personal en la computadora de su oficina? 11 Si 475 No
6. Estimaremos sus comentarios sobre la compra y el uso de software de la compañía: Elecciones limitadas, procedimientos demasiados complicados (Oficina de Denver sólamente); necesidad de más capacitación (18%)_______________________________________________________________ Objetivos del Plan de Administración de Software de Fabricam
1. Reducción de Gastos de Software. Estrategia:
El análisis de la cantidad de copias actualmente en uso indica que Fabricam puede alcanzar un ahorro del 18% en el costo de su software pasando de las versiones actuales licenciadas individualmente a una licencia de red para todas las versiones. Implementación: 2. Reducción de responsabilidad por infringir los derechos de autor. Estrategia: Durante la auditoría, se encontraron 65 programas de software no contabilizados en las computadoras de Fabricam, y se desinstalaron 30 copias no autorizadas adicionales. Las multas por esas copias podrían superar los US$ 500.000 si la organización fuese hallada culpable de acciones criminales en relación a esas copias no autorizadas. Las conversaciones con el personal involucrado en cada uno de los incidentes indican que se hicieron las copias, en parte porque Fabricam no tiene una política clara en materia de comunicación de las exigencias legales en materia de derechos de autor a su personal. Fabricam establecerá la política de la siguiente manera: Política de Uso de Software de Fabricam 2. Fabricam proveerá copias del software legalmente adquirido para satisfacer todas las legítimas necesidades de manera oportuna y en cantidades suficientes para todas sus computadores. El uso del software obtenido de cualquier otra fuente podría presentarle amenazas legales y de seguridad a la organización, y tal uso está estrictamente prohibido. 3. En algunos casos, los Acuerdos de Licenciamiento de algún programa de software en particular pueden permitir la instalación de una copia adicional en una computadora portátil para fines empresariales. El personal no deberá hacer esas copias adicionales de software o de documentación para el software sin la aprobación del Departamento de Tecnología Informática de Fabricam 4. La duplicación no autorizada de software o de documentación protegida por derechos de autor es una violación de la ley y es contraria a las normas de conducta establecidas para el personal de Fabricam. El personal que haga, adquiera o use copias no autorizadas de software de computación o de documentación se hará pasible a medidas disciplinarias inmediatas que pueden llegar al cese inmediato del empleo. 5. Fabricam se reserva el derecho de proteger su reputación y su inversión en software informático mediante la puesta en vigor de controles internos tendientes a prevenir la elaboración o el uso de copias de software no autorizadas. Estos controles pueden incluir asesorías frecuentes y periódicas sobre uso de software, auditorías anunciadas y no anunciadas de las computadoras de la compañía con el fin de asegurar el cumplimiento y la remoción de todo sofware hallado en Fabricam cuya licencia o prueba de licencia válida no pueda ser determinada. Implementación: 3. Reducción de pérdidas de bienes de software de Fabricam por robo o por apropiación indebida. Estrategia: Mientras es posible que algunos de estos elementos se hayan perdido durante el curso normal de las operaciones de la empresa, es más probable que esas copias hayan sido indebidamente apropiadas por personal actual o por ex-empleados. No existe una gran evidencia de robo ampliamente extendido, pero estas copias representan una pérdida de US$ 1.400 en recursos de la compañía que deberán ser reemplazados inmediatamente. Dado este importe y el potencial de una pérdida continua, el tema no necesita mayor comentario. El Departamento de TI reforzará el control sobre sus registros de modo de mantener un mayor control sobre estos recursos y deberá educar individualmente al personal sobre la importancia de poder hacer diskettes originales y documentación a solicitud. Además, las conversaciones con el Departamento de Seguridad tendrán como objetivo la investigación de todas las tendencias en materia de pérdida en el futuro. Implementación: © 1997 Microsoft Corporation. Todos los derechos reservados. Avisos Legales. |
