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Guía de Licenciamiento y Administración de Software Microsoft

Plan de Administración de Software

Introducción

Resumen del Plan

Redacción del Plan

Modelo del Plan de Administración del Software

Resumen

Modelo del Plan de Administración del Software

Los Planes de Administración de Software varían. Con el fin de ilustrar cómo se confecciona un plan, se incluye a continuación un modelo resumido de plan.

Fabricam, Inc. Plan de Administración de Software

Estrategia de Fabricam para el uso eficiente de software.

Fabricam - Plan de Administración de Software

Resumen Ejecutivo
En Enero de 1997, un Equipo de Administración de Software compuesto por empleados de los departamentos más importantes de Fabricam realizó la primera revisión integral de la organización sobre la forma en que Fabricam adquiría y distribuía el software requerido para el cumplimiento de su misión.

Esta revisión consistió en una auditoría física de todo el software en uso en la organización, una revisión de las políticas y procedimientos para la adquisición, distribución y mantenimiento de software y la creación de un Plan de Administración de Software. El objetivo general del plan es lograr que Fabricam maximice el retorno de su inversión en software.

Como resultado de este esfuerzo, el Departamento de TI dará comienzo este año a proyectos tendientes a logar los siguientes objetivos:

  • Reducir en un 18% los costos de adquisición de software.
  • Reducir sensiblemente la responsabilidad potencial de Fabricam de infringir los derechos de autor de software.
  • Expandir la capacidad del personal de utilizar legalmente software licenciado por Fabricam en computadoras hogareñas y portátiles, con el objeto de mejorar la productividad.

Análisis de Situación
Fabricam hizo su primera inversión en computadoras personales en 1986 y desde entonces ha estado inviertiendo en incrementar la cantidad de unidades y de actualizarlas, las que ahora hacen un total de 486 PCs ubicadas en las oficinas de la sede central de Fabricam y en sus cuatro oficinas regionales del país.

En 1993, las PCs fueron conectadas vía LAN, a través de interconexiones de acceso remoto entre la LAN y la sede central y las de las oficinas regionales del país.

En la década pasada, los sistemas operativos y las aplicaciones de Fabricam fueron objeto de cambios significativos, haciéndolos más valiosos para la organización y su misión. Los cambios incluyeron el uso del servidor Windows NT® como plataforma para las LAN's, la implementación del entorno gráfico del Sistema Operativo Windows® 95, la normalización en una secuencia simple de las aplicaciones primarias, y la implementación de software de trabajo en grupo para asistir a la comunicación y al flujo de trabajo. Simultáneamente, la industria del software comenzó a efectuar cambios en la política de precios y en los Acuerdos de Licenciamiento, brindándole así la oportunidad a Fabricam de hacer un mejor uso de sus bienes en materia de software.

En enero de 1997, un Equipo de Administración de Software de Fabricam, compuesto por representantes de los departamentos de toda la compañía comenzó a desarrollar un Plan de Administración de Software diseñado para dirigir el uso del software de la organización.

Como parte del proceso de planificación, se efectuó una exhaustiva Auditoría de Software en toda la organización y se hizo una revisión de todas las políticas y procedimientos existentes relacionados con la adquisición de software, su distribución y capacitación para el uso del mismo con el fin de determinar la importancia y efectividad. Resumen de la Auditoría de Software de 1997 muestra un resumen de lo detectado por la auditoría.

Simultáneamente, el equipo efectuó el primer estudio del personal de Fabricam que usa PC para determinar cuál era el software en uso y cuál era la efectividad de éste en el apoyo a la misión. Informe de Software de enero de 1997 muestra un resumen de los resultados del estudio.

La auditoría y el estudio muestran sobre todo un alto grado de comodidad con las políticas y procedimientos existentes. Hay problemas con la duplicación ilegal de software así como con los manuales de software perdidos, lo que indica que hay necesidad de un mayor cumplimiento y de procedimientos anti robo. Además, el número de copias de programas clave de software pone en evidencia la necesidad de licenciamiento de red de software crítico para la misión de la organización que le ayudará a Fabricam a reducir los costos de adquisición de software.

Resumen de Auditoría de Software de 1997
Fabricam, Inc.

Título del Software y Versión # Copias por Revisión Inicial Copias Reales Halladas Copias con Prueba de Compra Copias Propiedad del Personal Copias
a ser Adquiridas
Copias Eliminadas
Microsoft Windows NT 4.0 Server 5 5 5 0 0 0
Microsoft Communications Server 5 5 5 0 0 0
Symantec Norton Administrator for Networks 5 5 5 0 0 0
Microsoft Windows 95 480 486 442 0 64 4
Microsoft Office Professional 97 486 486 485 0 1 0
Adobe Pagemaker 6.5 7 9 7 0 0 2
Microsoft Project 7.0 220 263 250 0 0 13
Peachtree Accounting for Windows 3.0 5 5 5 0 0 0
AutoCad for Windows 6.0 263 263 263 0 0 0
CC:Mail for Windows 480 486 480 0 6 0
Doom for Windows 95 0 11 0 5 0 11

Notas:

La discrepancia entre las copias anticipadas y las realmente halladas exige políticas de adquisición más rigurosas.

Se hallaron cuatro copias de Windows 97 sin documentación. Las copias fueron destruidas y, a través de las licencias existentes, se pidió a Microsoft software y manuales de reemplazo.

Se hallaron y se destruyeron dos copias ilegales de Adobe Pagemaker. Ninguno de los usuarios licenciados estaba utilizando el programa en computadoras portátiles o en sus casas.

En 11 computadoras se hallaron 11 juegos no autorizados. Todos fueron desinstalados.

Informe de Software de Enero de 1997
Fabricam, Inc.

Lo siguiente es un breve informe cuyo objeto es ayudarnos a determinar la manera en que Ud. utiliza el software en su PC y cómo podemos asistirle proporcionándole las mejores herramientas para su trabajo. La información que provea así como su participación son muy apreciadas.

1. Enumere los programas de software que utiliza con más frecuencia en su trabajo:

Microsoft Word______________________horas por día ___4.2

CC:Mail____________________________horas por día ___1.6

Autocad____________________________horas por día ___3.9

Microsoft Project_____________________horas por día ___3.9

Otros___________________________ horas por día ___2.1

___________________________________horas por día _____

___________________________________ horas por día _____

 

2. ¿Qué software Ud. necesita que no tiene actualmente?

Internet Access 47%

 

3. ¿Qué software usted quiere que no usa actualmente?

Casos individuales sin consenso

 

4. ¿Está Ud. usando actualmente algún software de la compañía en la computadora de su hogar?

311 Si 175 No

 

5. ¿Está Ud. usando actualmente algún software personal en la computadora de su oficina?

11 Si 475 No

 

6. Estimaremos sus comentarios sobre la compra y el uso de software de la compañía:

Elecciones limitadas, procedimientos demasiados complicados (Oficina de Denver sólamente); necesidad de más capacitación (18%)_______________________________________________________________

Objetivos del Plan de Administración de Software de Fabricam
El Plan de Administración de Software de Fabricam tiene tres objetivos principales:

1. Reducir los costos de software crítico para la misión un 18% en el año fiscal 1997.

2. Reducir la responsabilidad potencial del empleado de infringir los derechos de autor.

3. Reducir las pérdidas de los bienes de software de Fabricam por robo y apropiación ilegal.

1. Reducción de Gastos de Software.

Estrategia:
Durante 1997, Fabricam actualizará con nuevas versiones el software siguiente:

  • Microsoft Windows
  • Microsoft Office Professional
  • AutoCad
  • CC:Mail

El análisis de la cantidad de copias actualmente en uso indica que Fabricam puede alcanzar un ahorro del 18% en el costo de su software pasando de las versiones actuales licenciadas individualmente a una licencia de red para todas las versiones.

Implementación:
Se coordinará con el Departamento de Compras la notificación al vendedor del cambio anticipado de la licencia. No se requieren recursos adicionales.

2. Reducción de responsabilidad por infringir los derechos de autor.

Estrategia:
Según la legislación estadounidense, si Fabricam infringe derechos de autor de software, la organización se hará pasible de multas aunque tal infracción no haya sido deliberada.

Durante la auditoría, se encontraron 65 programas de software no contabilizados en las computadoras de Fabricam, y se desinstalaron 30 copias no autorizadas adicionales. Las multas por esas copias podrían superar los US$ 500.000 si la organización fuese hallada culpable de acciones criminales en relación a esas copias no autorizadas.

Las conversaciones con el personal involucrado en cada uno de los incidentes indican que se hicieron las copias, en parte porque Fabricam no tiene una política clara en materia de comunicación de las exigencias legales en materia de derechos de autor a su personal.

Fabricam establecerá la política de la siguiente manera:

Política de Uso de Software de Fabricam
1.
Fabricam posee copias licenciadas de software informático de distintos editores para cumplir con su misión. Las copias de programas de software licenciadas y registradas han sido instaladas en las computadoras dentro de la organización, y se han hecho adecuadas copias de repuesto de acuerdo con los Acuerdos de Licenciamiento. No se harán más copias de este software o de su documentación sin el expreso consentimiento escrito del editor del software.

2. Fabricam proveerá copias del software legalmente adquirido para satisfacer todas las legítimas necesidades de manera oportuna y en cantidades suficientes para todas sus computadores. El uso del software obtenido de cualquier otra fuente podría presentarle amenazas legales y de seguridad a la organización, y tal uso está estrictamente prohibido.

3. En algunos casos, los Acuerdos de Licenciamiento de algún programa de software en particular pueden permitir la instalación de una copia adicional en una computadora portátil para fines empresariales. El personal no deberá hacer esas copias adicionales de software o de documentación para el software sin la aprobación del Departamento de Tecnología Informática de Fabricam

4. La duplicación no autorizada de software o de documentación protegida por derechos de autor es una violación de la ley y es contraria a las normas de conducta establecidas para el personal de Fabricam. El personal que haga, adquiera o use copias no autorizadas de software de computación o de documentación se hará pasible a medidas disciplinarias inmediatas que pueden llegar al cese inmediato del empleo.

5. Fabricam se reserva el derecho de proteger su reputación y su inversión en software informático mediante la puesta en vigor de controles internos tendientes a prevenir la elaboración o el uso de copias de software no autorizadas. Estos controles pueden incluir asesorías frecuentes y periódicas sobre uso de software, auditorías anunciadas y no anunciadas de las computadoras de la compañía con el fin de asegurar el cumplimiento y la remoción de todo sofware hallado en Fabricam cuya licencia o prueba de licencia válida no pueda ser determinada.

Implementación:
La política se coordinará con el Departamento de Recursos Humanos para su distribución a todo el personal.

3. Reducción de pérdidas de bienes de software de Fabricam por robo o por apropiación indebida.

Estrategia:
La auditoría indica que a 16 copias de Windows 95 se les perdió el CD y la documentación.

Mientras es posible que algunos de estos elementos se hayan perdido durante el curso normal de las operaciones de la empresa, es más probable que esas copias hayan sido indebidamente apropiadas por personal actual o por ex-empleados.

No existe una gran evidencia de robo ampliamente extendido, pero estas copias representan una pérdida de US$ 1.400 en recursos de la compañía que deberán ser reemplazados inmediatamente. Dado este importe y el potencial de una pérdida continua, el tema no necesita mayor comentario.

El Departamento de TI reforzará el control sobre sus registros de modo de mantener un mayor control sobre estos recursos y deberá educar individualmente al personal sobre la importancia de poder hacer diskettes originales y documentación a solicitud.

Además, las conversaciones con el Departamento de Seguridad tendrán como objetivo la investigación de todas las tendencias en materia de pérdida en el futuro.

Implementación:
El Departamento de TI tratará el tema de las pérdidas internamente y en forma individual con el personal. El Departamento de TI coordinará con el Departamento de Seguridad todo lo concerniente a las pérdidas potenciales por robo de software.

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