La mairie de Neuilly-sur-Seine réduit le coût d’exploitation de ses 600 comptes email avec Office 365

Parce que la messagerie est l’un des composants les plus critiques du système d’information, qui requiert des ressources humaines et techniques, la mairie de Neuilly-sur-Seine a choisi d’externaliser ses 600 boîtes à lettres dans le Cloud. Objectif : maîtriser ses coûts informatiques sans rogner sur la sécurité.

Témoignage

Située dans les Hauts-de-Seine, entre La Défense et Paris, Neuilly-sur-Seine est au cœur d’une métropole parisienne dynamique, la première région économique d’Europe. Avec 60 501 habitants et 50 000 actifs qui travaillent quotidiennement à Neuilly, 94% des emplois neuilléens relèvent du secteur tertiaire. La mairie emploie 1 200 personnes et intègre une DSI de 15 personnes qui ont pour mission de développer les applications métier, l’infrastructure, la hotline et de gérer les services administratifs.



Dans une récente étude réalisée par IDC, 94% des structures publiques interrogées considèrent le Cloud comme une approche viable, et 43% d’entre elles ont déjà lancé des réflexions dans ce domaine… La mairie de Neuilly-sur-Seine (92), elle, a déjà franchi le cap : Dès 2010, elle a fait évoluer son infrastructure informatique, composée d’un site central et d’une vingtaine de sites répartis dans la ville.

A l’époque, Thomas Brioli est le Directeur des Systèmes d’Information. Il assiste, au centre des usages de Microsoft en compagnie de Neos-SDI, une SSII spécialiste des solutions Microsoft, à une session destinée à expérimenter les différentes technologies Cloud de l’éditeur. « Nous avons assisté à cette session car nous utilisions Exchange 2003 et nous souhaitions externaliser la partie administrative de notre messagerie en migrant vers BPOS (l’ancienne version d’Office 365) », explique Mathieu Le Fur, à l’époque responsable des infrastructures et actuel Directeur des Systèmes d’Information. Le service DSI de la mairie comprend une quinzaine de personnes réparties sur trois services : les études et les applications métiers, l’infrastructure et la hotline, et le service administratif, la formation, la messagerie interne. « Notre objectif était donc de pouvoir dégager du temps à la DSI pour se consacrer à son cœur de métier ».

C’est la démonstration d’Office 365 qui a retenu l’attention de la mairie, en particulier pour la capacité de cette solution à externaliser toute l’infrastructure messagerie. « Neos-SDI nous a présenté cette approche Cloud, avec sa mise en œuvre aisée et rapide et sa facilité d’intégration avec notre système d’information », résume le responsable de l’infrastructure.

Une migration en deux temps
Séduite, la DSI décide de solliciter la société de services pour réaliser sa migration de 600 boîtes à lettres d’abord vers BPOS, puis vers Office 365. Neos-SDI est également en charge d’accompagner les utilisateurs au changement. Pour Pascal Pare, consultant senior chez Neos-SDI en charge du projet, celui-ci « ne présentait pas de difficultés majeures. Il a fallu prendre en compte la reprise des messages des anciennes boîtes à lettres et faire en sorte que cela soit entièrement transparent pour les utilisateurs. Nous avons donc fait cohabiter pendant un certain temps les deux messageries : l’ancienne et la nouvelle ».

En juillet 2011, la DSI et son partenaire commencent à développer une maquette pour les quinze utilisateurs de la DSI. Le serveur Exchange 2003 étant physiquement au sein de la mairie, ces quinze boîtes à lettres de la DSI sont d’abord migrées vers le serveur BPOS chez Microsoft. Il faut ensuite assurer, puis contrôler, la migration des données. Au total, le projet aura pris quatre mois. « Il était nécessaire de migrer service par service en prenant en compte la coexistence moitié Cloud et moitié serveur local. Nous n’avons pas souhaité une migration en «big bang, mais avons privilégié une migration en souplesse en prenant le temps. Du coup nous n’avons pas rencontré de difficultés majeures », constate Mathieu Le Fur. De fait, en mars 2012, les 600 boîtes à lettres avaient migré vers Office 365.

Prendre en compte la mobilité
Autre volet du projet de la mairie : connecter sa flotte d’une trentaine de Blackberry à Office 365. « L’idée était de pouvoir accéder à la messagerie quel que soit l’endroit où l’on se trouve et quel que soit le terminal utilisé », explique le responsable de l’infrastructure. La messagerie hébergée de Microsoft, Exchange Online, assure une compatibilité totale entre Office 365 et tous les les smar tphones du marché, y compris les appareils de RIM. « Les utilisateurs qui le souhaitent peuvent ainsi synchroniser leurs emails, calendriers, contacts, tâches et notes entre un compte Exchange Online et les applications embarquées dans leur smartphone personnel ». Cet outil de gestion permet également à la DSI d’administrer le parc de Blackberry et smartphones, à savoir : réinitialisation de mots de passe, verrouillage, formatage en cas de vol, etc.

Prochaine étape : le déploiement de Lync Online, retenu pour ses fonctions de collaboration (indicateur de présence, localisation, webconferencing…) intégrées dans Office 365. L’objectif étant, pour les élus comme pour le personnel de la mairie, de trouver plus facilement les bonnes personnes, de faciliter la mise en relation et de communiquer plus efficacement.

Public ou privé, pour Mathieu Le Fur, Office 365 adresse indifféremment les besoins des deux secteurs. La solution de Microsoft est fonctionnellement complète et le cloud facilite le métier de la DSI. « Avant, il fallait prévoir la migration, le coût des licences et le temps passé. Aujourd’hui, on ne se pose même plus la question. Mieux encore, nous pouvons réorienter les techniciens sur des tâches à valeur ajoutée, et c’est gratifiant pour tout le monde ».

Problématique

  • Migrer 600 boîtes à lettres depuis Exchange 2003 vers Microsoft Office 365.
  • Rendre la migration entièrement transparente pour les utilisateurs, en assurant la continuité de service pendant la période de déploiement et en garantissant une couverture fonctionnelle au moins équivalente.

Bénéfices

  • Une mise en place rapide
  • Une messagerie fiable offrant une disponibilité optimale
  • Une solution plus riche fonctionnellement
  • Une sécurité, des mises à jour et une maintenance assurée par Microsoft

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