Avec Live@Edu, les enseignants, les étudiants et les anciens élèves de l’Insead entrent dans une nouvelle ère collaborative

En connectant ses campus de Fontainebleau, Singapour et Abou Dabi à Live@Edu, cette grande école de management a offert à ses étudiants et à son personnel bien plus qu’une solution gratuite de messagerie. L’ouverture prochaine de ce service en ligne aux 42 000 anciens élèves permettra le développement d’une véritable communauté. Et la migration vers Office 365 Education, programmée pour l’été 2013, facilitera encore le partage de documents et la collaboration entre tous.

Témoignage

Créé en 1957, l’Institut européen d’administration des affaires (Insead) est aujourd’hui l’une des grandes écoles françaises de management. Reconnue pour la qualité de son enseignement et son ouverture à l’international, elle accueille chaque année un millier d’étudiants en MBA et plus de 6 000 stagiaires en formation continue sur ses trois campus de Fontainebleau, Singapour et Abu Dabi.


Pour favoriser la communication entre ses étudiants et avec son personnel, l’école hébergeait depuis une dizaine d’années un service de messagerie basé sur Microsoft Exchange 2003. « Nous avions ouvert un compte mail pour nos 800 salariés et chaque étudiant en formation initiale disposait de sa propre boîte à lettres électronique. Nous avions également 300 à 400 BAL utilisées par les stagiaires en formation longue durée », indique Laurent Viel, Program Manager à l’Insead.

Mais la plateforme de messagerie utilisée par l’école ne pouvait offrir qu’un espace de stockage personnel de 50 à 100 Mo et elle n’intégrait pas d’outils de communication instantanés ou d’espace de collaboration. « C’était largement insuffisant par rapport aux besoins exprimés par l’ensemble des utilisateurs ! Et nous avions, en prime, de plus en plus de problèmes de saturation du réseau et d’interruption de service ».

A l’automne 2010, l’Insead décide donc de se doter d’un nouveau service de messagerie, qui soit à la fois plus performant, mais également simple à installer et à administrer. « Nous étions particulièrement intéressés par les solutions proposées sous forme de services hébergés. Et une étude réalisée par Gartner nous avait confortés dans l’idée qu’il existait enfin des messageries dans le Cloud dont les avantages étaient bien plus nombreux que les inconvénients », se souvient Laurent Viel.

Performance et simplicité
Après avoir fait le tour du marché, l’école met donc en concurrence deux offres, aux fonctionnalités voisines, et proposant chacune une plateforme externalisée et gratuite pour le monde de l’éducation. « Nous avons opté au final pour Microsoft Live@Edu car cette solution s’intègre parfaitement à l’environnement bureautique de l’école, et avec Outlook, qui est déjà utilisé comme client de messagerie. Nous souhaitions conserver cette continuité d’usage, en particulier pour notre personnel, afin de faciliter l’appropriation du nouvel outil ».

La direction informatique profite des vacances d’été pour se former au nouvel outil et planifier un plan de migration qui se fera service par service, afin d’être le plus transparent possible pour les utilisateurs. « Nous ne voulions surtout pas d’une migration sous forme de "big bang", avec tous les risques de perte de données associés. Nous souhaitions également synchroniser ce déploiement avec le renouvellement d’un parc de 1 500 ordinateurs sur nos trois campus et le passage à Windows 7 et Office 2010 ».

Pour l’accompagner dans l’aventure, l’école choisit Exaduo, une société de services entièrement dédiée aux solutions Cloud Computing pour l’éducation de Microsoft. « Nous voulions un prestataire qui maîtrise les technologies Microsoft mais qui connaisse également parfaitement les problématiques spécifiques aux établissements scolaires. L’expertise et l’expérience d’Exaduo dans ces deux domaines ont été déterminantes dans le bon déroulement et la réussite de ce projet », confie Laurent Viel.

Le déploiement complet de Live@Edu est réalisé en six mois, par vagues successives en suivant le rythme de déploiement des nouveaux postes de travail. « Pendant toute cette phase de transition, nous avons mis en place un environnement hybride permettant d’assurer une parfaite coexistence d’Exchange 2003 et Live@Edu. Le passage d’un système à l’autre a pu ainsi se faire de manière totalement transparente pour les utilisateurs et nous avons évité tous les problèmes d’interruption de service », indique Olivier Le Hir, CEO d’Exaduo.

L’opération est un véritable succès. « Sur les trois campus, 3 000 boîtes à lettres ont déjà été ouvertes par nos étudiants, nos professeurs et notre personnel administratif. Et chacun peut désormais accéder à ses messages, quel que soit l’endroit où il se trouve, depuis n’importe quel ordinateur ou téléphone portable », note Laurent Viel.

De nouveaux projets collaboratifs
Avec Microsoft Live@Edu, chaque utilisateur dispose d’une boîte de réception électronique gratuite et personnalisée d’une capacité de 10 Go (contre 50 Mo à 100 Mo auparavant !), qu’il peut synchroniser avec son ordinateur portable. A l’ouverture de son compte de messagerie, il se voit également doter d'un espace de stockage personnel sur une plateforme de travail collaboratif (Windows Live Skydrive) sur laquelle il peut créer des groupes de travail, mais aussi échanger des documents ou encore stocker des fichiers dans des espaces dédiés au travail de groupe.

« C’est un service qui était très attendu. Il va permettre à chacun de s’initier au travail collaboratif et d’établir ainsi une communauté durable au sein de l’établissement et avec tous nos alumni ». A l’automne, Live@edu sera, en effet, accessible aux 42 000 anciens élèves de l’Insead. Et une migration vers Office 365 Education, programmée pour l’été 2013, facilitera encore le partage de documents. « Avec Office 365 Education, l’espace de stockage passera à 25 Go par utilisateur. Et grâce à SharePoint Online, nous pourrons mieux travailler ensemble en collaborant en ligne. Nous pourrons, en outre, intégrer dans notre plateforme des fonctions de messagerie instantanée, de gestion de présence et de conférence », se félicite Laurent Viel.

Problématique

Offrir aux étudiants, au personnel de l’école et à tous les anciens élèves un service de messagerie qui encourage le travail collaboratif et la création d’une véritable communauté.

Bénéfices

  • Accès rapide aux emails partout et quel que soit le client de messagerie
  • Capacité des boîtes mail augmentée à 10 Go
  • Mise à disposition d’un espace personnelde stockage en ligne
  • Accès à de nouveaux services (Web Apps,…)

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