Après avoir testé Microsoft Office 2007, l’université Claude Bernard Lyon 1 a mis en place une solution de processus de validation administrative.

Site pilote sur Microsoft Office 2007, l’université Claude Bernard Lyon 1 a testé en profondeur les nouvelles fonctionnalités de la suite dont Microsoft Office Groove pour le travail collaboratif. Pour aller plus loin, la direction informatique a décidé de tester une solution de processus de validation administrative reposant sur Microsoft Office InfoPath et Microsoft Office SharePoint Server 2007. Objectif : accélérer le traitement des demandes d’achats et de congés.

Témoignage

« Office 2007 intègre beaucoup d'évolutions en particulier concernant le « workflow ». La solution ouvre des perspectives intéressantes en matière de gestion documentaire et de travail collaboratif. Elle répond bien aux attentes métier » souligne Thierry Simoni, Directeur technique de l'université Claude Bernard Lyon 1.

L’université Claude Bernard Lyon 1 (UCBL) regroupe les facultés des sciences, de médecine et de pharmacie. Avec plus d’une centaine de laboratoires de recherche, 30 000 étudiants et un effectif de plus de 6 000 personnes, elle représente le principal établissement d’enseignement supérieur de la région et figure parmi les cinq plus grandes universités de France. Depuis juin 2006, l’UCBL est un site pilote pour qualifier la suite Office 2007. L’objectif de l’université est d’analyser les impacts de cette nouvelle version au sein de l’établissement.
Avec un parc hétérogène de 6 000 postes clients, la migration de la suite Office 2003 vers Office 2007 représente un chantier de taille. 
Office 2007 gagne en ergonomie mais son interface peut dérouter les utilisateurs, d’où l’approche retenue par l’université qui consiste à tester sur une vingtaine de postes avant de déployer en masse. Dans le cadre universitaire, où la recherche tient une place prépondérante, les équipes doivent pouvoir collaborer de façon dynamique n’importe où, n’importe quand et avec n’importe qui, sans pour autant négliger les normes ou les règles de sécurité informatiques et sans augmenter considérablement les coûts d’infrastructure. 

Problématique

Pour l’université, la mise en place de la suite bureautique vise à améliorer les processus de demande d’achats et de demande de congés. Par ailleurs, il s’agit d’estimer l’impact d’une migration de 6 500 postes Office 2003 vers Office 2007 dans les prochaines années, en termes de coûts humains (formation, déploiement, support…) et matériels et d’estimer le retour sur investissement d’une telle opération.

Bénéfices

Parmi les bénéfices, l’université Claude Bernard de Lyon a pu accélérer ses processus entre les différents intervenants. À la clé également, une meilleure traçabilité de l’ensemble des actions, un accès en temps réel aux documents administratifs et au tableau de bord des congés. L’application de demande de congés dans le système d’information de l’université a permis d’optimiser  la gestion des ressources humaines.

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