En unifiant la messagerie de ses magasins et du siège autour d’Office 365, Nature & Découvertes fait un premier pas vers le travail collaboratif à l’échelle nationale

Pour améliorer l’efficacité des échanges entre les magasins et les services centraux, Nature & Découvertes a déployé la messagerie ainsi que la messagerie instantanée d’Office 365 dans toute la société, renforçant ainsi la sécurité et la confidentialité des informations. La prochaine étape consistera à tirer parti des aspects collaboratifs de la solution.

Témoignage

Créée en 1990, Nature & Découvertes est une entreprise qui vise à reconnecter les citadins à la nature par une chaîne de magasins qui diffuse une offre de produits durables et un programme d’activités et d’événements nature pour les familles.



« La mise en place d’Office 365 pour tous les collaborateurs est une première étape vers l’instauration d’un mode de travail totalement collaboratif », explique d’emblée Josselin Ollier, DSI de Nature & Découvertes. Jusqu’ici, la société faisait appel à deux solutions distinctes de messagerie : Microsoft Exchange Server avec Outlook pour le siège, et un webmail pour les magasins. Outre l’image peu professionnelle de ce dernier, il existait une fracture importante entre le portail disponible au siège et les outils disponibles en magasin. En outre, ce mélange de solutions constituait un modèle technique et économique peu efficace.

Bien consciente de cette faiblesse, la DSI de Nature & Découvertes décide d’y remédier en unifiant la messagerie des magasins, du siège et des entrepôts autour des solutions Microsoft. Et c’est vers l’offre Cloud de l’éditeur qu’elle se tourne, afin de continuer à maîtriser ses coûts.

Un projet bien maîtrisé grâce à un intégrateur compétent et impliqué
Recommandé par Microsoft, l’intégrateur vNext s’est imposé par son expérience dans le déploiement d’Office 365. Chez Nature & Découvertes, il a joué un rôle essentiel en prenant en charge l’architecture, le déploiement, la migration technique ainsi que la conduite du changement. Les données ont été transférées vers Office 365 depuis le webmail, mais également depuis l’architecture à demeure Microsoft Exchange Server en vue de son décommissionnement. Les documents partagés stockés dans les dossiers publics d’Exchange (documents fournisseurs du service achats, calendriers de réunions…), ont également été repris vers des boîtes partagées dans Office 365. Enfin, vNext a activé et déployé Lync pour les utilisateurs du siège. « Nous avons également apprécié de disposer d’un contact privilégié chez Microsoft pour nous aider à résoudre un problème technique délicat pendant le projet », signale Josselin Ollier.

Pour compenser des contraintes du Système d’Information de l’entreprise, l’intégrateur a réagi au fil de l’eau et a travaillé main dans la main avec le service informatique de l’entreprise : parallèlement au projet de migration de la messagerie, il a fallu mettre à jour les postes de travail et revoir la configuration du réseau de l’entreprise. Office 365 a été installé en août 2012 de deux manières différentes : tandis que les magasins disposent de l’offre Kiosk,
une messagerie adaptée pour des utilisateurs occasionnels, les services centraux, dont les utilisateurs ont des besoins plus étendus, disposent de l’ensemble des bénéfices d’Office 365 avec Exchange Online, Lync Online et SharePoint Online.

Etalé sur trois mois et demi, ce déploiement sans heurt a été le fruit d’un travail en concertation entre les équipes de vNext et celles de Natures & Découvertes. « Nous avons aidé Nature & Découvertes à s’approprier la solution grâce à un transfert de compétence vers les équipes internes », précise Pierre Vivier-Merle, directeur du projet chez vNext.

Des avantages opérationnels et économiques très nets
La mise en oeuvre d’Office 365 a réglé les problèmes d’intégration rencontrés auparavant à cause de la disparité des solutions de messagerie. Un autre point positif est la sécurité : Microsoft s’engage contractuellement à respecter la confidentialité des données et à ne pas les utiliser pour son propre usage ou un usage externe, respectant ainsi techniquement et juridiquement les recommandations de la CNIL. « Parmi les messages circulant chez Nature & Découvertes, il y a des messages stratégiques avec des pièces attachées, d’où l’importance d’un stockage de la messagerie sécurisé et localisé », insiste Josselin Ollier. En outre la société a économisé 50 % sur le coût de la messagerie.

Cette messagerie unifiée à travers le Cloud a fédéré les 1 200 utilisateurs de la société, maintenant tous reconnectés en parfaite sécurité à travers 800 postes. Grâce à l’intégration de la solution à Active Directory, la messagerie est liée au compte Windows et chaque utilisateur dispose d’un point d’entrée unique, où l’administrateur gère ses droits.

« La prise en mains a été extrêmement rapide car tout le monde était déjà familier avec les outils Microsoft », se félicite Josselin Ollier. La satisfaction est totale aussi bien pour les employés du siège que pour ceux des magasins, pour qui les changements ont été plus importants. Avec l’intégrateur vNext, le service Formation de Nature & Découvertes a déployé des modules d’e-learning pour la formation à Office 365, comprenant des vidéos pédagogiques sur l’utilisation de la nouvelle solution. Pour chaque basculement d’une vague de magasins à Office 365, ces modules ont été fournis aux employés une semaine à l’avance, ce qui leur a permis d’être immédiatement opérationnels. Après quatre mois d’utilisation, « la qualité de service est élevée et le retour des utilisateurs est extrêmement positif », confirme Josselin Ollier.

Un premier pas vers un modèle collaboratif étendu
Le projet va se poursuivre au cours du premier semestre 2013 avec la mise en place des outils collaboratifs. La première phase consistera à mettre à la disposition de l’ensemble des collaborateurs le portail intranet de  ’entreprise. La deuxième phase sera la partie collaborative, comprenant la gestion des fichiers. La gestion du changement sera plus importante que lors du changement de messagerie car les employés devront apprendre à travailler sans pièces jointes et plus généralement à adopter un nouveau mode de travail basé sur les documents collaboratifs. Des nouveaux modules d’e-learning et des formations complémentaires aideront les utilisateurs à s’approprier ces nouveaux outils.

Au siège, Lync Online a rendu disponible la visioconférence, qui est utilisée pour des tests avancés par une quinzaine d’utilisateurs pilotes. Il s’agit pour le moment de conférences en point à point concernant 2 personnes à la fois. « Ces premiers utilisateurs sont ravis de cette fonction qui marche très bien. Nous allons étudier à partir de janvier 2013 le déploiement de la visioconférence à grande échelle pour toute la société dans une configuration permettant des conférences d’un groupe de personnes », précise le DSI.

Problématique

  • Dans un premier temps, regrouper les messageries distinctes utilisées par les services centraux et les magasins. Dans un deuxième temps, mettre en place un portail intranet et un mode de travail collaboratif tirant parti de documents partagés.
  • Unifier la communication entre les différents services de la société. Améliorer les méthodes de travail grâce à des outils communs fournis à travers le Cloud.

Bénéfices

  • Fluidité de la messagerie et facilité d’utilisation
  • Identification unique à travers Active Directory
  • Sécurité et confidentialité des messages et des documents
  • 50 % d’économie sur la messagerie

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