Le groupement de laboratoires Novavi professionnalise sa communication en interne et vers l’extérieur avec Office 365

Regroupés autour d’un plateau technique commun, les sept laboratoires d’analyses médicales qui composent Novavi ont choisi de professionnaliser et de sécuriser leur messagerie électronique en adoptant Microsoft Office 365. A la clé, des gains de temps importants dans les échanges d’information, mais aussi une réactivité et une efficacité accrues dans la gestion de l’entreprise.

Témoignage

Créé en janvier 2011, Novavi rassemble sept laboratoires d’analyses médicales de l’ouest francilien qui ont décidé de mutualiser leurs compétences et leurs ressources autour d’un plateau technique commun. Pour accompagner cette nouvelle organisation, le groupement avait besoin de se doter d’un outil de communication performant, et notamment d’une messagerie électronique unifiée. Jusqu’alors, en effet, chaque laboratoire utilisait des mails individuels attachés à l’abonnement ADSL de son fournisseur d’accès à Internet.




Pour son installation, le groupement est en plein travaux, avec notamment la mise en place d’un réseau de communication très haut débit afin que les différents points de collecte puissent accéder en temps réel aux résultats des prélèvements. Ces travaux sont réalisés par ValorConseil, un partenaire « Cloud Accelerate » de Microsoft, qui fédère des experts des technologies de l’informatique d’entreprise. ValorConseil connaît bien les problématiques des PME comme Novavi. « En se regroupant dans une structure commune, les sept laboratoires devaient absolument professionnaliser tous leurs outils IT », confirme ainsi Dominique Ringard, conseiller en Systèmes d’Informations & Télécom chez ValorConseil.

Le partenaire présente donc à son client Office 365 et lui propose de migrer vers ce service proposé dans le Cloud par Microsoft. « Cette messagerie correspond parfaitement aux besoins fonctionnels du groupement : accessibilité en tous lieux, confidentialité et sécurisation des échanges... Et il est très facile de réaliser une syndication avec les anciens mails, pour qu’il n’y ait aucune perte de données », explique Dominique Ringard.

Mieux communiquer, mieux collaborer
Les responsables voient immédiatement le potentiel de la solution. « Nous avions un usage très artisanal et très limité du courrier électronique, indique Séverine Robinet, Directrice associée du groupement. La messagerie n’était accessible que sur un seul poste de travail dans chaque laboratoire. Pour communiquer, nous utilisions donc plutôt le téléphone ou le fax ». Or, en mutualisant leurs compétences, les nouveaux associés doivent partager de plus en plus d’informations, de documents, de procédures. Et ce besoin est encore amplifié avec la mise en place d’une démarche qualité, désormais obligatoire pour être accrédité. « Nous savions que l’usage du mail allait devenir indispensable au quotidien. Il nous fallait un outil performant, fiable, et qui pouvait garantir la confidentialité des échanges, indispensable dans notre secteur d’activité », ajoute Séverine Robinet.

La migration vers Microsoft Office 365 est programmée au printemps 2011. Il faut moins de deux semaines à ValorConseil pour créer le nom de domaine, déployer les nouvelles adresses mail et paramétrer tous les postes de travail. « La prise en main de l’outil s’est faite très rapidement, car les nouvelles boîtes aux lettres s’intègrent en toute simplicité à Outlook 2010 », note Dominique Ringard.

Gain de temps et de réactivité
Après plus d’un an d’utilisation, le bilan est largement positif. « Nous pouvons désormais consulter notre courrier électronique de manière instantanée et à partir de n’importe quel ordinateur, navigateur ou téléphone. C’est très souple, très fiable et très pratique, surtout lorsque l’on se déplace entre deux laboratoires ou sur le plateau technique. Cela permet aussi de télétravailler sans avoir à transférer tous nos messages professionnels vers notre messagerie privée, comme c’était le cas auparavant », confie Pascale Rousseau.

Grâce à la sauvegarde et au stockage dans le Cloud, le groupement n’a plus à se préoccuper de la sécurisation de ses données. « Nous sommes beaucoup plus sereins mais également beaucoup plus efficaces et réactifs au quotidien, car nos boîtes ne sont plus saturées ou inaccessibles. Et il est très facile de retrouver des documents archivés ».

Pour chaque associé, les gains de temps sont conséquents. Entre le temps de connexion au service, plus rapide que de lancer l’ancien logiciel de messagerie, la meilleure organisation des messages par dossiers et la possibilité de lire ses mail de n’importe où sur son smartphone, « les gains s’élèvent de 30 à 40 minutes par jour. C’est énorme ! Et cela crée une vraie dynamique pour s’approprier un peu plus l’outil », note Séverine Robinet.

Pour améliorer encore la collaboration entre les équipes, les managers de Novavi devraient d’ailleurs s’initier au partage en ligne et à la coédition de leurs documents.

Problématique

  • Remplacer les comptes mail hétérogènes de chaque laboratoire membre par une solution de messagerie d’entreprise unifiée, fiable, sécurisée et accessible de n’importe où.
  • Améliorer la communication au sein du groupement et à l’extérieur, avec les clients.
  • Développer le travail collaboratif entre tous les associés.

Bénéfices

  • Une messagerie professionnelle, unifiée, performante et parfaitement sécurisée
  • Un accès immédiat aux mails et aux documents associés, depuis n’importe quel PC, navigateur ou périphérique mobile
  • Une solution plus riche fonctionnellement, grâce à l’interface Outlook 2010
  • Une sécurité, des mises à jour et une maintenance assurées par Microsoft