La Mairie d’Annecy-le-Vieux se libère des problématiques associées à la messagerie en migrant vers le Cloud avec Office 365

En abandonnant sa messagerie on-premises pour migrer vers le Cloud avec Office 365, la Mairie d’Annecy-le-Vieux se libère des problématiques associées à la messagerie et optimise la gestion de ses ressources.

Hétérogènes et, pour la plupart, obsolètes, les solutions bureautiques de la Mairie d’Annecy-le-Vieux nécessitaient une évolution.
Accompagnée par l’intégrateur Access Ingénierie Informatique (A2i), la ville a profité de l’occasion pour migrer vers Office 365. Opération réalisée en seulement trois jours avec, à la clef, de nombreux bénéfices dont une meilleure utilisation de ses ressources matérielles et humaines.

Témoignage

Située dans le département de la Haute-Savoie; en région Rhône-Alpes, Annecy-le-Vieux est, avec un peu plus de 20 000 habitants, la quatrième ville du département en termes de population. La Mairie emploie 320 personnes, dont 130 pour ses services administratifs.

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Pour satisfaire aux besoins de sa population, la Mairie d’Annecy-le-Vieux gère les services relevant de ses compétences (état civil, scolaire…) en s’appuyant sur deux types d’outils : d’une part, un grand nombre d’applications métiers spécifiques ; d’autre part, des solutions plus traditionnelles telles que la bureautique et la messagerie électronique. Dotée d’une informatique vieillissante et hétérogène, l’institution décide en 2011 d’évoluer vers Office 365, profitant de l’occasion pour uniformiser les solutions utilisées par son personnel administratif, soit 130 personnes sur les 320 employées par la commune.

Un besoin de rationaliser et d’alléger la charge de la DSI
L’évolution intervient après un audit réalisé entre septembre 2010 et mars 2011 faisant état de différents problèmes : matériel obsolète, serveurs sous-dimensionnés, présence de suites bureautiques différentes (Office 2003 et une suite open source) selon les postes de travail… Parallèlement, les utilisateurs se plaignaient de la taille de leur boîte aux lettres, limitée à 50 Mo pour contenir la consommation des ressources des serveurs de stockage.

Partant de cet état des lieux, la Mairie oscille entre le redéploiement de solutions plus récentes en interne et la migration vers le Cloud, solution préconisée par l’audit. Accompagnée par Access Ingénierie Informatique (A2i), filiale d’Access Group, elle décide finalement d’adopter la brique Exchange Online d’Office 365 et d’uniformiser son parc bureautique par une migration vers Office 2010 en interne. « Nous étions très satisfaits d’Exchange et les utilisateurs étaient habitués à Outlook pour gérer leur courrier, leur planning, etc., explique Chantal Burlon, DSI de la Mairie d’Annecy-le-Vieux. De fait, nous exploitons beaucoup les fonctions avancées d’Outlook. Il n’était donc pas question de revenir sur ces choix ».

La solution : passer au Cloud avec Office 365
Côté Cloud, l’étude menée avec A2i a permis de dégager de nombreux avantages, dont notamment un allègement des tâches d’une équipe informatique composée de quatre personnes et qui a déjà beaucoup à faire avec les applications métiers. « Nous ne pouvions plus continuer avec des boîtes aux lettres limitées à 50 Mo, poursuit la DSI. Mais un déploiement interne aurait nécessité des investissements pour augmenter notre capacité de stockage, pour optimiser la sécurité (antivirus, antispam), etc. Globalement, l’option Cloud favorisait une réaffectation des ressources matérielles et humaines plus avantageuse d’un point de vue financier et organisationnel. Le traitement de texte et le tableur en Cloud, en revanche, ne se justifiaient pas, ne serait-ce que parce nous n’avons pas besoin d’être toujours à la pointe des dernières versions, chaque évolution impliquant un coût en formation ».

De nombreux bénéfices, dont une toute nouvelle sérénité
Réalisée en juillet 2012, la migration des 130 boîtes aux lettres ne prendra que trois jours. Toutefois le projet ne s’est réellement terminé que deux mois plus tard, en septembre. Equipée de la version 2003 d’Outlook, qui présente des incompatibilités avec la nouvelle version d’Exchange, la Mairie d’Annecy-le-Vieux va en effet passer par une phase de transition. La procédure de migration arrêtée a tenu compte du déploiement d’Office 2010 en interne. Tant qu’il n’était pas finalisé les utilisateurs accédaient à leur courrier via Outlook Web Access (OWA). Ces deux mois de répit ont également été mis à profit par la Mairie pour former son personnel à la nouvelle version d’Office.

Six mois plus tard, la DSI se félicite de cette évolution qui a répondu aux attentes en termes de réaffectation des ressources et de réduction des coûts, notamment en évitant des investissements dont elle n’aurait pu faire l’économie avec un déploiement interne. « Nous étions très sollicités par les utilisateurs sur les problématiques de messagerie. Aujourd’hui, ils ne nous sollicitent quasiment plus à ce sujet, ce qui révèle qu’ils sont satisfaits. En optant pour le Cloud, nous avons aussi gagné en tranquillité d’esprit. A titre d’exemple, même en déployant de nouvelles solutions de sécurité, nous ne serions probablement jamais parvenus à un environnement aussi fiable que celui proposé par Microsoft », précise Chantal Burlon.

Dotés désormais de boîtes aux lettres d’une capacité globale de 5 Go, les utilisateurs ont très bien accueilli cette migration. Au passage, ils ont découvert OWA, qu’ils conservent pour les accès distants. La disparition de la notion de "dossier public" d’Exchange 2003 a quelque peu perturbé leurs habitudes mais la Mairie a trouvé des palliatifs, en attendant le déploiement de SharePoint, prévu en 2013 pour optimiser l’organisation du partage. « Sharepoint va nous être très profitable et consolider une démarche que nous n’aurions pas pu avoir sans le Cloud, faute de moyens humains notamment, pour enrichir notre IT », conclut la DSI.

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Problématique

  • Basculer d’un parc matériel et logiciel hétérogène et obsolète vers Office 365
  • Migrer sans interruption de service, optimiser la sécurité et rationaliser les coûts en ressources.

Bénéfices

  • Allègement des tâches du service informatique
  • Usage de la messagerie mieux encadré
  • Augmentation de la taille des boîtes aux lettres
  • Optimisation de la sécurité
  • Economie en investissements grâce au Cloud
  • Accès Web
  • Utilisateurs familiers de l’environnement Outlook