In Extenso décuple son potentiel d’analyse et optimise son pilotage ainsi que la sécurité de ses données grâce à la Business Intelligence de Microsoft

Le spécialiste de l’expertise comptable In Extenso décuple son potentiel d’analyse et optimise son pilotage ainsi que la sécurité de ses données grâce à la Business Intelligence de Microsoft

Equipé d’une solution de reporting financier techniquement obsolète et qui n’était plus en adéquation avec son organisation, In Extenso décide de repartir de zéro en construisant un nouveau socle décisionnel. La société profite de l’occasion pour renforcer l’harmonisation de ses règles de gestion et mettre en place un Data-warehouse régi par un modèle de données partagé par l’ensemble de la société. Conçue à l’aide de SQL Server 2012, la nouvelle infrastructure exploite les cubes tabulaires qui contribuent à l’optimisation des performances et simplifient la gestion des droits d’accès des utilisateurs aux informations.

Témoignage

In Extenso, membre de Deloitte France, est un acteur majeur de l’expertise comptable en France. Avec un réseau de 210 implantations sur l’hexagone, la société propose un service de proximité couvrant tous les aspects comptables, administratifs, juridiques, fiscaux et sociaux. Elle emploie 4 000 collaborateurs et a réalisé un CA de 315 millions d’euros en 2012/2013.

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« Le reporting financier n’est que la première étape, et grâce aux solutions de Microsoft, nous sommes très confiants sur notre capacité à atteindre nos objectifs ».
Davy Rio, Chef de projet technique

Conçu à la fin des années 90, son système de reporting financier permet au directeur de chaque agence de piloter ses activités, In Extenso ayant adopté un modèle décentralisé octroyant une capacité décisionnelle très forte à ses agences. « Mais ce modèle a évolué, remarque Davy Rio, chef de projet technique de la société. Les agences conservent leur capacité décisionnelle mais nous mettons progressivement en place une organisation plus centralisée où les collaborateurs renseignent un système. Techniquement obsolète, notre environnement de reporting l’était donc aussi dans sa construction, raison pour laquelle nous avons décidé de faire table rase ».

Prise début 2012, la décision va conduire In Extenso à mettre en place une nouvelle infrastructure décisionnelle reposant intégralement sur les solutions de Microsoft : SQL Server 2012, SQL Server Reporting Services (SSRS), SQL Server Analysis Services (SSAS) et enfin Microsoft SharePoint pour la publication des rapports.

Le besoin : uniformiser les règles de gestion et adopter un vocabulaire commun
Les problèmes rencontrés par In Extenso affectaient d’abord sa direction administrative et financièe. Reposant sur une approche déclarative de la saisie des informations, le système existant remontait des approximations que la DAF devait compenser. « La consolidation du reporting financier et les propositions afférentes réclamaient un travail superflu, sans valeur ajoutée pour notre DAF, poursuit Davy Rio. Nous souhaitions border la saisie en plaçant les règles du côté du système, et non des opérateurs ».

En mars 2012, In Extenso attaque donc son projet par une phase de réflexion sur ses règles de gestion et son vocabulaire, préambule incontournable pour arriver à un système de reporting opérationnel efficace à l’échelle de la société. A cette occasion, la société conçoit un groupe de travail composé de collaborateurs producteurs et consommateurs d’informations, émanant de deux agences pilotes. Partenaire technologique, Micropole est également associé pour accompagner In Extenso dans cette première phase critique en l’aidant à harmoniser ses règles de gestion et en cadrant le périmètre du projet.

La solution : SQL Server 2012 et ses cubes tabulaires pour la sécurité
En septembre, In Extenso et Micropole débutent la mise en oeuvre de l’architecture par la création d’un modèle de données dans SQL Server conforme aux besoins définis par le groupe de travail. Alimenté par les applications métiers des agences, ce Data-warehouse a été conçu pour être évolutif, le reporting financier n’éant qu’une première étape d’un projet plus global visant la mise en place de rapports pour tous les services. In Extenso a donc également conçu un Data-mart (sous-ensemble du Data-warehouse spécialisé sur un usage métier) regroupant les données financières ainsi qu’un cube sous SSAS. Présentant les données selon un modèle adapté aux besoins d’analyse, il contribue à l’optimisation des performances. Dans cette perspective, la société utilise aussi une modélisation tabulaire, concept introduit par SQL Server 2012, qui organise les données dans des tables associées. En appui sur le moteur In-Memory xVelocity, elle permet notamment de charger les données en mémoire pour accélérer les temps de réponse sur les requêtes.

Plus souple que le modèle multidimensionnel traditionnel, il favorise aussi une gestion de la sécurité dynamique,fonctionnalité essentielle pour l’organisation. « Comme toute société de notre taille, la gestion informatique des profils RH est assez lourde, explique Davy Rio. Devoir modifier les droits des collaborateurs dans notre annuaire Active Directory à chaque recrutement, départ ou évolution de poste, suppose un travail fastidieux. C’est pourquoi nous avons particulièrement apprécié cette nouvelle fonction de SSAS. Les filtres DAX rendent la gestion des accès aussi simple qu’une restitution des rapports ». Concrètement, l’accès aux données est automatiquement régi par un croisement d’informations sur l’utilisateur (nom, fonction et agence), relié à l’authentification sous SharePoint, le réultat déterminant quel niveau d’information il peut consulter. La DAF ayant une vision consolidée sur toutes les agences.

Les bénéfices : optimisation dupilotage grâce à une vue plus fiable et précise des activités
Opérationnelle depuis avril 2013, l’architecture prévoit deux modes d’accès aux rapports : sous SharePoint pour les états figés et sous Excel pour les utilisateurs avancés ayant besoin de manipuler les axes d’analyse. « SharePoint était une évidence dans la mesure où nous l’utilisions déjà pour notre intranet. Nous avons donc capitalisé sur nos solutions, dont l’authentification unique (SSO) existante pour accéder à l’intranet qui vaut aujourd’hui aussi pour les états financiers », souligne le chef de projet technique.

Bien que la livraison du projet soit encore trop récente pour tirer des conclusions sur les bénéfices, In Extenso sait d’ores et déjà que sa nouvelle architecture sera rentabilisée en moins d’un an. « Il s’agit d’un calcul de retour d’investissement théorique, mesuré en temps gagné sur la production d’indicateurs, précise Davy Rio. En soi, il suffirait à justifier le projet. D’autres bénéfices sont évidemment attendus, dont l’optimisation du pilotage de la société et l’amélioration de la qualité du travail notamment par plus de temps consacré à l’analyse et non plus à la vérification et la consolidation des informations. Enfin, cette première étape, à savoir le reporting financier, ne constitue que 5% des objectifs que nous nous sommes fixés ».

Effectivement, ce déploiement est un premier pas vers un projet plus global, comme le précise le chef de projet technique. « Nous prévoyons en effet d’étendre la BI à tous les ser vices de la société en capitalisant sur le socle que nous venons de mettre en place. En d’autres termes, les prochains projets seront amortis encore plus rapidement ».

« Des bénéfices sont évidemment attendus, dont l’optimisation du pilotage de la société et l’amélioration de la qualité du travail notamment par plus de temps consacré à l’analyse et non plus à la vérification et la consolidation des informations ».
Davy Rio, Chef de projet technique

Problématique

  • Refonte de l’architecture décisionnelle
  • Harmonisation des règles de gestion pour répondre à des besoins immédiats de reporting financier
  • Mettre en place une infrastructure solide et évolutive, exploitable ensuite par les autres départements de la société afin de couvrir leurs besoins en BI.

Bénéfices

  • ROI sur moins d’un an
  • Optimisation des analyses
  • Meilleure identification des leviers de croissance
  • Normalisation des indicateurs