Pour gagner en efficacité et réduire ses coûts, Pernod Ricard déploie Lync 2010 sur 15 000 postes de travail à travers le monde

Faciliter les échanges et le travail collaboratif au sein de ses filiales à travers le monde : c’est pour répondre à ce besoin critique que le groupe de vins et spiritueux a équipé 15 000 de ses collaborateurs avec l’outil de communications unifiées de Microsoft. A la clé : une meilleure efficacité et plus de réactivité dans les échanges au quotidien et une baisse significative des coûts de déplacement et de communication.

Témoignage

Né en 1975 du rapprochement des sociétés Ricard et Pernod, le groupe Pernod Ricard compte aujourd’hui 75 filiales réparties dans 80 pays. Possédant un portefeuille complet de marques, l’entreprise s’est fortement développée au cours des dix dernières années, avec l’ambition clairement affichée de devenir le numéro un mondial des vins et spiritueux. Pour y parvenir, Pernod Ricard s’appuie sur une stratégie de montée en gamme de son offre, mais aussi sur une présence commerciale au plus près des marchés et des besoins des consommateurs. « La décentralisation est le principe fondamental de l’organisation du groupe. Et son équilibre repose sur un dialogue permanent entre toutes les entités qui le composent », explique Jean-François Bernard, Chief technical officer (CTO) de Pernod Ricard.


Pour faciliter les échanges et développer la collaboration entre toutes ses sociétés, l’entreprise souhaitait s’équiper d’un véritable outil de communications unifiées. Son objectif : doter 15 000 de ses salariés de fonctionnalités complètes de présence et de messagerie instantanée. « Il s’agissait aussi d’offrir à 3 000 de nos managers la possibilité d’initier des conférences audio, vidéo et web dans un environnement enrichi, plus contextuel », précise Jean-François Bernard. Pour certaines entités, équipées de systèmes de téléphonie vieillissants, la migration vers une nouvelle infrastructure était, en outre, l’occasion de passer à une communication logicielle en voix sur IP et de profiter, du même coup, de fonctions qui dépassent les limites de la simple téléphonie (accueil téléphonique, délégation d’appels, groupes de réponse…).

Des communications unifiées à l’échelle mondiale
Après avoir fait un rapide tour du marché, la DSI de Pernod Ricard opte pour la plateforme de communication Microsoft Lync 2010. « C’est un choix plutôt naturel pour une entreprise comme la nôtre, qui a déjà migré son client de messagerie vers Microsoft Exchange et s’est dotée de SharePoint 2010 », justifie le responsable. La DSI a tout de même étudié d’autres solutions du marché pour la partie téléphonie, « mais l’intégration de ces produits avec l’environnement bureautique de nos collaborateurs était loin d’être aussi poussée qu’avec Lync. Or, pour faciliter le passage sur IP, nous voulions absolument offrir aux futurs utilisateurs une interface la plus intuitive et la plus simple possible », confie Jean-François Bernard.

Le déploiement des 18 000 licences Lync est programmé sur une dizaine de mois. C’est un délai relativement court pour un projet qui concerne plus de 70 filiales sur 4 continents et intègre de la téléphonie sur IP dans trois entités importantes du groupe : la holding parisienne, la filiale allemande et la société de marque Chivas Brothers, qui compte de nombreux sites à équiper. « Afin de simplifier l’administration de la nouvelle plateforme, un seul pool Lync a été installé dans chacun de nos 5 datacenters en France, en Angleterre, au Canada, à Hong-Kong et dans le Pacifique. Et nous y avons adjoint un SBA (Survivable Branch Appliance) pour chaque division qui basculait sa téléphonie sur IP ». Côté utilisateurs, la DSI s’est efforcée de faciliter l’appropriation des nouvelles fonctions de voix sur IP en investissant dans l’achat de plusieurs centaines de postes téléphoniques (Polycom CX600) et en proposant des formations adaptées à chaque profil.

Une communication plus conviviale et plus efficace
Aujourd’hui, toute l’infrastructure est en place. Plus de 80 % des collaborateurs sont connectés. Et les premiers bénéfices sont déjà au rendez-vous. « Lync 2010 offre un accès réellement facile et convivial à de nombreux modes de communication : vocale, vidéo, conférence, partage d’applications… Cela permet à tous les collaborateurs d’être plus efficaces et beaucoup plus réactifs ». Un simple clic suffit en effet pour basculer instantanément d’une conversation individuelle à une conférence avec, en prime, la possibilité de partager son bureau, d’ouvrir un tableau blanc, de charger un document PowerPoint ou encore de transférer un fichier en temps réel. « L’intégration des données de présence et les fonctions de conférence améliorées favorisent une collaboration en temps réel, très utile pour des équipes qui travaillent de plus en plus en mode projet. La messagerie instantanée en groupe s’avère également beaucoup plus efficace que le téléphone ou la messagerie classique pour échanger rapidement et de manière précise de l’information avec plusieurs personnes géographiquement dispersées ».

Le développement des webconférences a, en outre, permis de réduire les frais de déplacement de certains collaborateurs. Et le passage de la téléphonie sur IP devrait faire baisser les coûts de communication de certaines entités. « Ce sont des bénéfices non négligeables, reconnaît Jean-François Bernard. Mais le plus important pour nous est d’avoir enfin à disposition une plateforme de communications unifiées à l’échelle du groupe, sur laquelle nous appuyer pour fédérer l’ensemble de nos collaborateurs ».

Problématique

  • Développer les échanges et le travail collaboratif de 15 000 salariés répartis dans 80 pays à travers le monde, en leur proposant un outil de communications unifiées à l’échelle du groupe
  • Accompagner le basculement vers la ToIP de trois entités critiques du groupe

Bénéfices

  • Des services de communications unifiées à l’échelle du groupe
  • Un développement du travail collaboratif entre tous les collaborateurs
  • Une meilleure efficacité et plus de réactivité dans les échanges au quotidien
  • Une réduction des coûts de déplacement et de communication

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