La Direction des systèmes et technologies de l’information de la Ville de Paris réduit de 70 % ses coûts de stockage des emails en migrant vers Exchange Server 2010

Brique essentielle d’un large projet de restructuration de son système d’information, la montée de version des serveurs Exchange de la Ville de Paris – qui gèrent près de 45% des comptes de messagerie que la Ville met à la disposition de ses agents – permet à la Direction des systèmes et technologies de l’information de réduire significativement ses coûts.

Témoignage

Avec près de 28 000 postes de travail répartis sur environ 2 000 sites intra-muros, le système d’information de la Ville de Paris est complexe et tentaculaire. Outre, bien sûr, les élus et le personnel administratif de la Mairie et de ses différentes entités, il supporte également l’action d’un grand nombre de services municipaux, au premier rang desquels les écoles et les crèches. « Nous offrons plusieurs types de services aux agents mais aussi aux Parisiens, illustre Jean-Claude Meunier, Directeur des systèmes et technologies et de l’information de la Ville. Par exemple, l’administration électronique, les espaces numériques de travail (ENT) dans les lycées et collèges, ou encore la facture unique dématérialisée pour les prestations périscolaires telles que le conservatoire ou la crèche ».



Un système d’information à double envergure
Au coeur de ce système d’information, la messagerie électronique tient évidemment un rôle clé. « Tous les agents de la Ville, sans exception, possèdent une adresse électronique@paris.fr, explique le Directeur. Cela fait partie des premiers engagements de la DSTI ». De fait, si l’on additionne les agents sédentaires et ceux de terrain, ce sont pas loin de 50 000 boîtes aux lettres qui sont supportées. « Le mail reste l’outil de base de travail pour la plupart des agents sédentaires, détaille Eric Ras, le sous-directeur de la production et des réseaux de la DSTI. Bien sûr, avec des différences d’usage selon les profils. Mais la DSTI offre les mêmes outils à tous ».

Côté back office , la Ville s’appuie depuis 2003 sur deux types d’outils. « Nous utilisons conjointement des solutions OpenSource et des solutions propriétaires, rappelle Jean-Claude Meunier. Ainsi, pour la messagerie, plus de 28 000 comptes sont confiés à Zimbra, et 21 000 autres à Microsoft Exchange ». Si la dualité OpenSource/propriétaire avec interopérabilité est inscrite dans l’ADN de la Ville depuis près d’une dizaine d’années, la répartition des rôles entre les outils tient principalement aux besoins des utilisateurs. « Zimbra est essentiellement utilisé par nos agents de terrain, détaille Eric Ras. Pour les agents administratifs et sédentaires, qui ont des besoins plus poussés de fonctions collaboratives en plus de la messagerie, nous utilisons plus volontiers Exchange ».

Dans ce contexte, le projet de migration d’Exchange Server 2007 vers Exchange Server 2010, initié par la DSTI, s’inscrit dans cette volonté de toujours fournir aux agents les outils les plus efficaces pour leur métier et fait partie d’un projet bien plus large de rationalisation de l’infrastructure IT de la Ville. Mais Jean-Claude Meunier et Eric Ras y voient aussi une opportunité fondamentale : celle de réduire les coûts d’exploitation de l’outil mail, et notamment ceux liés au stockage. Réduction qu’ils envisagent via deux leviers.

Deux leviers pour réduire les coûts
Le premier est donc la modernisation des serveurs. « La gestion dynamique des tailles des boîtes aux lettres par Exchange 2010 est pour nous une source non négligeable d’économies, argumente Eric Ras. Avant, tous les utilisateurs avaient une boîte de 500 Mo, qu’ils utilisent ou non la totalité de cet espace de stockage. Avec Exchange 2010, nous pouvons porter cette capacité à plusieurs giga-octets, sachant que l’espace disponible sera mieux réparti entre les différents utilisateurs. Exchange 2010 gère dynamiquement l’allocation de l’espace de stockage en fonction des besoins de chacun ».

Résultat : s’il reste encore de nombreuses boîtes aux lettres à migrer (le projet s’étale en effet jusque mi-2013), la Ville de Paris a vu l’espace de stockage utilisé par celles déjà migrées diminuer de façon significative. « Combinée à d’autres mesures simples que nous avons prises, cette gestion affinée de l’espace nous a déjà permis de réaliser une économie d’environ 70 % sur le stockage », confirme Eric Ras.

Le second levier concerne l’adoption, ou le développement, des bonnes pratiques en matière de messagerie électronique. « Pour prendre un exemple simple, nos serveurs sont actuellement encombrés de 2 To de données qui dorment dans… les dossiers "éléments supprimés" de nos utilisateurs !, tonne Eric Ras. Un autre exemple serait la généralisation de l’utilisation des règles de messages qui, bien maîtrisées, peuvent également soulager les disques durs des serveurs ». Un point sur lequel Exchange Server 2010 aura également sans doute un rôle à jouer : la gestion plus fine des règles de messages devrait logiquement inciter les utilisateurs à y recourir plus systématiquement.

Un RoI atteint rapidement
Comme tout responsable IT, Jean-Claude Meunier et Eric Ras ont été particulièrement attentifs au retour sur leur investissement. Et les deux hommes ne cachent pas leur satisfaction : « nous avions estimé notre RoI à dix-huit mois, confie Jean-Claude Meunier. C’est extrêmement serré pour un projet de cette envergure. Pourtant, et alors même que la migration n’est pas entièrement achevée, nous avons déjà atteint notre objectif ».

Une preuve de plus, s’il en fallait une, que les directions informatiques des organisations publiques font face aux mêmes enjeux et aux mêmes défis que celles du secteur privé.

Problématique

  • Migrer 21 000 comptes de messagerie d’Exchange 2007 vers Exchange 2010.
  • Offrir aux agents de la Ville des outils de communication modernes tout en réduisant les coûts d’exploitation liés à la messagerie électronique.

Bénéfices

  • Une forte réduction des coûts liés au stockage des mails : -70%
  • Un RoI atteint dans les délais prévus (18 mois)

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