Oberthur Cash Protection adopte Dynamics NAV et Dynamics CRM

Oberthur Cash Protection adopte Dynamics NAV et Dynamics CRM pour harmoniser ses processus, moderniser sa gestion et optimiser le pilotage de ses activités commerciales et le suivi de sa relation client

Freiné dans son activité par des solutions développées en interne et de façon empirique, le fabricant français de systèmes antivol de neutralisation des billets de banque (SANBB) a décidé d’adopter des progiciels du marché. En optant pour Dynamics NAV et Dynamics CRM, il a fait le choix d’une solution pérenne, capable d’accompagner sa croissance et de lui fournir la visibilité dont il avait besoin pour piloter sa performance.

Témoignage

Quand les outils informatiques deviennent un casse-tête au point de prendre le pas sur le service qu’ils sont supposés rendre, l’heure est venue de faire table rase. Partant de ce principe, Oberthur Cash Protection a décidé d’abandonner son développement existant au profit d’un ERP et d’un CRM du marché. Une évolution majeure pour cette société qui voulait aussi profiter de l’opportunité pour revoir ses processus et améliorer sa performance.

Le besoin : gagner en flexibilité et en fiabilité
Pionnier dans la fabrication de systèmes intelligents de protection de valeurs ainsi que de solutions pour la sécurité du transport de fonds, des distributeurs de billets et des commerces dans le monde entier, Oberthur Cash Protection est aussi l’inventeur de l’un des premiers systèmes intelligents de neutralisation de billets (IBNS) dont l’encre rend les billets volés inutilisables. Cette PME de 66 personnes consacre un tiers de ses ressources à la recherche et au développement pour conserver son avance technologique, et un autre tiers au service après-vente pour gérer le parc installé. « Nous avons besoin d’outils informatiques performants pour assurer le suivi du matériel présent chez nos clients, soit plus de 60 000 systèmes, explique Jamal Chourak, Contrôleur de gestion. Parallèlement, ils doivent être suffisamment souples pour nous permettre d’intégrer les trois à quatre nouveaux produits que nous sortons chaque année ».

Développés en interne au fil des besoins, les outils de la société sont progressivement devenus un empilement de fonctions sans cohérence. Résultat, ils freinaient les activités et constituaient même, parfois, une source d’erreur. « Nous consacrions beaucoup trop de temps à essayer de comprendre ce que le logiciel faisait. Le départ d’une personne qui détenait la connaissance sur les outils informatiques nous plongeait souvent dans le marasme, poursuit Jamal Chourak. Intégrer un nouveau produit au système nous prenait parfois des mois. Nous avions besoin de clarté, de fiabilité sur les données, de processus homogènes et surtout de réactivité ».

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« Nous sommes plus performants à tous les niveaux. Nous avons par exemple gagné 2 à 3 jours sur la facturation, simplement en rendant l’information plus disponible et plus accessible ».
Jamal Chourak, Contrôleur de gestion

La solution : Microsoft Dynamics NAV et Dynamics CRM
Oberthur Cash Protection a donc lancé un appel d’offre pour une solution couvrant le suivi de production et des achats, la gestion des stocks, l’administration des ventes et du service client ainsi que la gestion commerciale. La société a travaillé avec plusieurs intégrateurs sur différentes solutions du marché avant de retenir Dynamics NAV et Dynamics CRM, mis en oeuvre par le partenaire Jalix Services, spécialiste de l’ERP et du CRM.

Habituée aux environnements de Microsoft (bureautique et serveurs), Oberthur Cash Protection a privilégié la cohérence, mais pas seulement, comme l’explique Yann Marques, IT Manager de la société : « bien entendu, l’excellente ergonomie et l’intégration à notre existant ont joué un rôle dans notre choix, mais Dynamics CRM était aussi la solution la plus performante sur le suivi du parc d’équipements installés, notamment en termes de gestion du cycle de vie du matériel ».

La mise en oeuvre a duré environ dix mois, période au cours de laquelle Oberthur Cash Protection a autant travaillé sur son organisation que sur la mise en oeuvre proprement dite. « Nous avons profité du projet pour nous structurer et moderniser le fonctionnement de la société en exploitant l’expertise présente dans les solutions de Microsoft », souligne Yann Marques. Sur ces dix mois, quatre ont été consacrés aux ateliers avec des utilisateurs-clefs afin d’identifier clairement les attentes de chaque service.

Afin d’optimiser la fiabilité de ses processus et de ses données, la société a choisi une architecture reposant sur une seule base de données. Potentiellement bidirectionnel, le connecteur entre Dynamics NAV et Dynamics CRM ne fonctionne donc que dans un sens chez Oberthur Cash Protection pour des raisons clairement identifiées par le DSI : « nous voulions éviter le piège qui consiste à dupliquer un même client dans les deux environnements et ainsi se trouver de nouveau confrontés à des problèmes d’incohérence. C’est pourquoi le CRM est assujetti à l’ERP, toute création dans ce dernier donnant automatiquement lieu à une mise à jour dans le système de gestion de la relation client ».

Bénéfices : un meilleur pilotage de l’activité, des gains d’organisation
Finalisé depuis quelques mois, le projet satisfait tous les collaborateurs d’Oberthur Cash Protection et tout particulièrement les techniciens nomades, qui ont désormais accès aux informations dont ils ont besoin sur le terrain et peuvent actualiser le suivi du parc en se connectant au système à distance. « Auparavant, ils devaient envoyer des rapports au format papier par la poste, précise Jamal Chourak. Autant dire que nous sommes aujourd’hui beaucoup plus réactifs, les techniciens et le service client travaillant désormais main dans la main. Nous sommes également plus performants à tous les niveaux. Nous avons, par exemple, gagné 2 à 3 jours sur la facturation, simplement parce qu’aujourd’hui l’information est disponible et facilement accessible ».

Oberthur Cash Protection ne perd plus de temps également à retracer des mouvements opaques pour essayer de comprendre leur nature. La société a aussi gagné en flexibilité : ses nouveaux produits sont intégrés en temps réel au système, sans remise en cause de l’existant. « En résumé, l’outil informatique a retrouvé sa place de support en nous permettant d’industrialiser notre gestion pour parvenir à un meilleur pilotage de l’entreprise », conclut Jamal Chourak

Contrôleur de gestion

Problématique

  • Remplacer le système de gestion maison existant par un ERP et un CRM du marché, avec remise à plat des processus existants en vue de les moderniser
  • Disposer d’un système suffisamment flexible, capable de s’adapter au rythme d’évolution de la société
  • Fiabiliser les données à l’aide de processus clairs et gagner en visibilité sur le pilotage.

Bénéfices

  • Harmonisation des processusGains de temps sur la facturation
  • Unicité et centralisation des informations
  • Optimisation du suivi du parc d’équipements installés
  • Evolutivité de la solution

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