Axeo TP pilote en temps réel ses chantiers de travaux publics grace des tablettes Windows 8 et à SharePoint

Axeo TP pilote en temps réel ses chantiers de travaux publics grâce à une solution 100% numérique de saisie et de transfert de rapports d’activités journaliers articulée autour de tablettes Windows 8 et de SharePoint

En dématérialisant les échanges de données entre ses chefs de chantier et leurs agences régionales, Axeo TP, filiale du groupe Suez Environnement spécialisée dans la pose et la réparation de réseaux d’eau, gagne sur tous les tableaux : ses informations sont plus fiables, ses processus de gestion plus fluides et les tâches de ses équipes grandement simplifiées. Le développement d’un workflow sur une base SharePoint et d’applicatifs nomades sous Windows 8 ont été réalisés en un temps record par Neos-SDI, un spécialiste de la conception de solutions innovantes autour d’outils Microsoft.

Témoignage

AXEO TP est une filiale de Lyonnaise des Eaux, rattachée elle-même au Groupe GDF-SUEZ. Elle est spécialisée dans les travaux sur les réseaux d’adduction d’eau. Les clients de ses 9 agences régionales sont essentiellement Lyonnaise des Eaux des collectivités locales. Son chiffre d’affaires annuel est de 55M€ avec environ 500 salarié.

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« Ces rapports journaliers sont parfois incomplets ou illisibles. Ils sont tombés dans la boue, arrivent avec beaucoup de retard ou ont été perdus ».
Jean-Pierre Siva, Responsable des systèmes d’information

Comme toutes les entreprises de travaux publics, Axeo TP est confrontée quotidiennement à la difficulté de suivre au plus près l’avancement de ses différents chantiers sur les réseaux d’eau. C’est pourquoi ses chefs d’équipe doivent transmettre régulièrement aux agences régionales dont ils dépendent un rapport d’activité sur les travaux en cours. Les informations collectés sont de différentes natures : respect du planning, présence ou absence des collaborateurs et des sous-traitants, horaires de travail, bonne réception des matériels, gestion des locations d’outils, ou encore déclarations d’incidents.

Ces données sont ensuite saisies et traités par les équipes administratives sur un plan comptable et RH pour établir entre autres les fiches de paie ou les factures. Traditionnellement, ces points d’activité sont réalisés sur des documents papier que les chefs d’équipe doivent ensuite transmettre à leur agence régionale parfois située à plus de 100 km du chantier.

Un procédé pas toujours fiable. « Ces rapports journaliers sont parfois incomplets ou illisibles. Ils sont tombés dans la boue, arrivent avec beaucoup de retard ou ont été perdus » raconte Jean-Pierre Siva, responsable des systèmes d’information d’Axeo TP.

Le besoin : dématérialiser à 100% l’échange de données
Pour Jean-Pierre Siva, ce système classique de suivi de chantier était devenu handicapant pour l’entreprise, mais aussi pour ses clients à qui il est difficile de délivrer une information à jour sur l’avancement des travaux. Les erreurs sont trop nombreuses et la gestion de ces données administratives est couteuse en temps avec des phases manuelles de ressaisie des informations, de classement et d’archivage de documents.

Dès 2012, Jean-Pierre Siva identifie la nécessité de numériser les échanges entre les chefs de travaux et leurs responsables avec l’objectif, au final, d’obtenir « un outil de pilotage en temps réel des chantiers ». Plusieurs défis sont à relever. Le plus important est de concevoir une interface de saisie numérique ergonomique et facilement utilisable par les chefs d’équipe. « Ces personnels passent leurs journées sur les chantiers. Pour la plupart, ils ne sont pas familiers avec l’informatique. De leur bonne acceptation de l’application nomade dépendait la réussite de l’ensemble du projet » raconte Jean-Pierre Siva.

Il y avait aussi la nécessité de mettre en place un workflow solide permettant d’alimenter automatiquement les différents progiciels de l’entreprise. Enfin, sur le long terme, il s’agissait de déployer une solution unique pour les neuf agences régionales d’Axeo TP qui, chacune de leur côté, avaient développé au fil du temps leurs propres méthodes de travail. « Nous étions confrontés à des pratiques très hétérogènes selon les régions. Une standardisation de nos procédures est un moyen d’améliorer le transfert de compétences d’une agence à l’autre, mais aussi la formation des nouveaux salariés » précise Jean-Pierre Siva.

La solution : des tablettes sous Windows 8 et SharePoint
Pour un projet aussi structurant pour l’entreprise, Axeo TP décide, début 2013, de s’appuyer sur l’expertise de NEOSSDI. Ce qui a permis, dès la phase de conception et de développement, de travailler sur deux modules. « Le premier concernait uniquement l’application de mobilité pour les chantiers. Le second, c’était l’ensemble des procédures de validation des données en agence et leur intégration dans les progiciels de l’entreprise », explique Jean-Christophe Vincent, chef de projet chez NEOS-SDI.

Du côté du terminal nomade, le choix d’une tablette standard sous Windows 8 équipée d’une carte 3G s’est rapidement imposé « Nous avons été séduits par l’ergonomie apportée par l’écran tactile, mais aussi par la facilité de concevoir avec Windows 8 des applications interactives de saisie avec un mode "push", autrement dit, de pré-affichage des informations déjà saisies les jours précédents », explique le DSI. Pour la partie workflow du projet, NEOS-SDI a développé un portail SharePoint Foundation sur le site central de l’entreprise. En agence, les flux de donnés sont piloté par le moteur de workflow K2 dont Axeo TP était déjà équipé pour la gestion des factures et qui s’interface parfaitement aux outils Microsoft.

Des choix techniques qui ont permis de boucler le projet en moins de trois mois. « Nous avons mis en place avec Axeo TP une méthodologie de développement agile avec des allers-retours réguliers, dans un processus d’amélioration permanente » témoigne Jean-Christophe Vincent. Une façon de faire particulièrement utile pour peaufiner les applications mobiles et les enrichir de nouvelles fonctionnalités au fur et à mesure du développement. « L’ergonomie des écrans de saisie était un point central du projet. Nous avons fait en sorte de réduire au maximum les saisies et d’utiliser une signalétique très intuitive » décrit le chef de projet de NEOS-SDI.

Les bénéfices : une productivité accrue et une supervision en temps réel
En septembre 2013, lors de la première formation à l’utilisation de la tablette à l’agence du Nord-Pas de Calais, Jean-Pierre Siva est tendu car la réussite du projet dépend du niveau d’acceptation de ce nouvel outil par les chefs de chantier. « Cela a été bluffant ! raconte-t-il aujourd’hui. L’adhésion de nos chefs d’équipe a été rapide et totale. Ils se sont approprié la tablette sous Windows 8 de façon étonnante et n’ont éprouvé aucune difficulté à naviguer entre les différentes applications ». Après quelques semaines d’utilisation sur le terrain, les erreurs sont devenues l’exception. « Les chefs de chantier sont par ailleurs désormais dispensés de faire des allers-retours entre les chantiers et leur agences pour apporter ou venir chercher des documents. Ils utilisent aussi la tablette pour communiquer avec leurs pairs ou leurs responsables via un espace forum ou pour prendre et transmettre des photos du chantier » décrit Jean-Pierre Siva. Dans les agences, la productivité a également été améliorée. « Le gain de temps est considérable pour les équipes administratives car ils n’ont plus de ressaisie à faire et ils peuvent désormais se consacrer à des tâches à plus grande valeur ajoutée » constate Jean-Pierre Siva.

Au-delà de ces gains immédiats de productivité, le DSI voit d’autres bénéfices s’imposer sur le long terme avec, en outre, une meilleure visibilité de l’état des chantiers au niveau du siège parisien. Et puis, c’est loin d’être négligeable, l’utilisation d’outils innovants constitue une source de satisfaction en interne et un avantage concurrentiel en termes d’image vis-à-vis des clients. Mais Jean-Pierre Siva ne compte pas s’en arrêter là : « Nous réfléchissons déjà à une nouvelle version avec l’ajout de nouveaux outils comme par exemple l’accès à partir de la tablette à une bibliothèque de données sur les procédures de sécurité. Cela nous ouvre plein de perspectives » conclut le DSI.

« L’adhésion de nos chefs d’équipe a été rapide et totale. Ils se sont approprié la tablette sous Windows 8 de façon étonnante et n’ont éprouvé aucune difficulté à naviguer entre les différentes applications ».
Jean-Pierre Siva, Responsable des systèmes d’information

 

Problématique

  • Dématérialiser la transmission quotidienne des rapports de chantier
  • Itégrer automatiquement ces données dans le système d’information
  • Concevoir des applications de mobilité ergonomiques et facilement utilisables par les chefs de chantier.

Bénéfices

  • Une activité de chantier dématérialisée à 100 %
  • Un gain de productivité pour tous
  • Une limitation des erreurs
  • Un pilotage quasi-temps réel
  • Avantage concurrentiel en termes d'image

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