BIC modernise son système d’information et rationalise ses coûts d’exploitation avec SQL Server

Dans le cadre de son plan « IT 2015 », BIC modernise son système d’information et rationalise ses coûts d’exploitation avec SQL Server, et optimise l’efficacité de ses collaborateurs avec Lync et Exchange

Le spécialiste des articles de papeterie a simplifié l’exploitation et la maintenance de son parc de bases de données en retenant SQL Server comme solution unique pour l’ensemble de ses bases de données. Parallèlement, BIC a mis en oeuvre Lync et modernisé son serveur de messagerie avec Exchange pour améliorer les échanges entre ses collaborateurs à l’international.

Témoignage

Groupe multinational, BIC est implanté sur les cinq continents. En 2012, la région EMEA (Europe, Moyen-Orient et Afrique) a donné une nouvelle orientation à son système d’information, souhaitant améliorer l’expérience utilisateur. Dans cette perspective, BIC a mis en oeuvre le plan « IT 2015 », ensemble de projets traitant toutes les strates de son système d’information en vue de moderniser et rationaliser l’existant. La société profite de cette occasion pour recentrer son infrastructure sur des solutions Microsoft pour des raisons de coût, de support et de maintenance.

Le besoin : gagner en simplicité et en performances
« Notre équipe informatique est composée d’une quarantaine de personnes gérant une centaine d’applications sur une zone géographique très large, explique Stéphane Cressan, Directeur des opérations IT pour la région EMEA. En d’autres termes, nous avons cherché dans le cadre du plan « IT 2015 » à optimiser tout ce qui pouvait l’être afin de simplifier l’exploitation et la maintenance et ainsi alléger la charge de travail de notre service IT. Parallèlement, nous avons profité de l’occasion pour moderniser notre parc en essayant de rationaliser les coûts ».

Cette stratégie va donner lieu à une première évolution radicale : BIC met fin à l’hétérogénéité régnant au sein de ses bases de données pour retenir la solution d’un seul éditeur, Microsoft. La région EMEA compte en effet une centaine de bases desservant des applications critiques de type CRM ou encore de Business Intelligence. « Certaines d’entre elles étaient déjà sous SQL Server, précise Stéphane Cressan. Au fil des versions, nous avons constaté une augmentation constante des performances. C’est pourquoi nous avons privilégié cette solution, plus conforme aux objectifs que nous nous étions fixés ».

Dans un second temps, BIC a modernisé ses outils de communication, adoptant Lync 2013 et Exchange 2010 afin d’optimiser la communication entre les collaborateurs au sein du groupe.

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« Auparavant, nous devions faire appel à des prestataires pour les interventions sur les bases autres que SQL Server. Grâce à la migration, nous faisons l’économie de la prestation. Les bases SQL Server nous ont aussi permis de gagner en autonomie ».
Stéphane Cressan, Directeur des opérations IT pour la région EMEA

SQL Server, Lync et Exchange pour simplifier l’infrastructure
Réalisée courant 2013, la migration vers SQL Server 2012 a pris près d’un an. Quelques applications développées en interne ont dues être partiellement réécrites pour une adaptation à SQL Server mais, globalement, la société n’a rencontré aucune difficulté. Au total, BIC a déplacé quatre téraoctets de données dans le cadre de ce projet.

Parallèlement, la société est passée d’une ancienne version de Lync à la mouture 2013, imposant son usage à l’ensemble de la société. Utilisateur de la première heure des solutions de communication via messagerie instantanée, vidéoconférence ou téléphone de Microsoft, BIC s’appuie depuis longtemps sur cet outil pour réduire ses coûts et optimiser la collaboration. « Lync est essentiel au bon fonctionnement de la société en termes de communication, affirme même le Directeur des opérations IT. Nous le considérons comme la première brique de notre réseau social d’entreprise ».

Enfin, toujours courant 2013, la société a migré ses 2 500 boîtes aux lettres vers Exchange 2010, profitant de l’occasion pour mettre à jour autant de postes de travail avec Windows 7 et Office 2010.

Des bénéfices immédiats et une réduction des risques
« Ces migrations nous ont d’abord permis de gérer l’obsolescence, laquelle est source de dangers. Ne plus avoir de support sur un produit ou ne plus trouver de compétences pour travailler sur une application parce que le produit est trop vieux constitue en effet un risque non négligeable, explique Stéphane Cressan. Nous aurions pu profiter de l’occasion pour réviser nos choix mais nous avons préféré au contraire renforcer la présence des solutions de Microsoft. De fait, quand on dispose d’une équipe réduite, avoir une infrastructure reposant sur des produits partageant la même philosophie constitue un atout, notamment en termes de mutualisation des compétences et de simplicité ».

BIC se félicite également des gains de performances réalisés avec SQL Server 2012, estimés à environ 30%, et de la réduction des coûts en maintenance et exploitation. « Auparavant, nous devions faire appel à des prestataires externes pour les interventions sur les bases autres que SQL Server, certaines nécessitant des compétences pointues que nous n’avons pas, explique Stéphane Cressan. Grâce à la migration, nous faisons l’économie de la prestation. Plus simples à administrer, les bases SQL Server nous ont aussi permis de gagner en autonomie ».

Coté Lync, BIC estime avoir divisé par trois le coût de ses communications, grâce notamment à la diminution des déplacements de ses collaborateurs. Typiquement, la société organise désormais sa conférence annuelle sur le développement durable avec Lync. Elle réunit ainsi près de 150 collaborateurs répartis à travers le monde au sein d’une vidéoconférence. « Cela nécessite bien entendu une importante organisation mais la conférence se passe très bien et les participants sont d’autant plus ravis qu’ils sont en plein dans leur sujet en utilisant Lync en lieu et place de déplacements dommageables pour la planète », précise Stéphane Cressan.

Enfin, la migration vers Exchange et la mise à jour des postes de travail a également eu des répercussions très bénéfiques sur la société, qui en a profité pour renforcer l’usage des outils bureautiques à travers des formations avancées sur Excel, par exemple. « Nous envisageons d’exploiter ce nouveau potentiel en généralisant, par exemple, l’usage des tablettes et des smartphones à plus ou moins long terme », conclut Directeur des opérations IT

Problématique

  • Moderniser et rationaliser le système d’information
  • Mettre en place des solutions performantes, simples à exploiter et à administrer afin d’alléger la charge de travail d’une équipe IT réduite

Bénéfices

  • Réduction des coûts
  • Rationalisation et homogénéisation du parc informatique
  • Optimisation de la communication
  • Meilleure productivité des collaborateurs