En développant de nouveaux outils fondés sur les technologies Microsoft, les Hospices Civils de Lyon fluidifient le parcours des patients et se réapproprient 80 000 consultations par an

Confrontés à une situation financière difficile, les Hospices Civils de Lyon se sont lancés dans un vaste projet stratégique qui associe étroitement sa Direction des systèmes d’information, chargée d’inventer et de développer de nouveaux usages et de nouvelles pratiques afin d’optimiser la prise en charge des patients sans nuire à la qualité et à la sécurité de l’accueil et des soins. Un défi relevé haut-la-main par une DSI habituée aux challenges et à une équipe R&D innovante et réactive.

Témoignage

Lorsque, en 2009, la Direction générale des Hospices Civils de Lyon lance son grand projet d’établissement Cap 2013, le deuxième centre hospitalier de France est dans une situation financière très délicate : « les HCL connaissent à l’époque un déficit abyssal – 8% du budget annuel », se remémore Philippe Castets, le Directeur des systèmes d’information et de l’informatique. Conçu pour assainir durablement la situation et préparer l’avenir, Cap 2013 identifie quatre grands chantiers stratégiques autour de la qualité et la sécurité des soins, de la recherche médicale et de l’innovation, de la modernisation des infrastructures et de la valorisation du patrimoine immobilier.
Planifié sur quatre ans, Cap 2013 se décline au total en 150 projets majeurs, dont 70% impliquent la DSII. « Ces projets découlaient de la capacité de la DSII à innover, à inventer de nouveaux usages, de nouvelles pratiques », développe Philippe Castets.

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« Nous avons voulu permettre à chacun des acteurs, dont le patient, de gagner du temps. Pipa est le premier outil qui met en place une véritable orchestration des processus avec un système de workflow où l’on distribue à chacun la bonne information, sur le bon écran, au bon moment ».
Aude Montmayeur, Responsable R&D

Le besoin : repenser le service aux patients

Parmi ces projets, l’optimisation du parcours patient, que l’établissement souhaite appréhender non plus uniquement lors de l’arrivée du patient sur le site, mais en amont, dès son domicile. L’idée : mettre à la disposition des usagers un portail Internet personnalisé grâce auquel ils pourront prévoir eux-mêmes leurs rendez-vous et accéder à toutes les informations pratiques utiles. Couplé à ce portail, un système d’envoi automatique de SMS est également développé, qui vise à lutter contre l’absentéisme aux consultations en rappelant leurs échéances aux patients.

Le portail MyHCL opérationnel, un service retient particulièrement l’attention de la DSII : le service d’hémodialyse, dirigé par le Professeur Juillard. Ce service présente la particularité d’être situé au troisième étage d’un bâtiment qui ne dispose pas de personnel d’accueil au rez-de-chaussée. Pour ne pas laisser les patients livrés à eux-mêmes, Philippe Castets, sa responsable R&D Aude Montmayeur, et le Professeur Juillard imaginent ensemble Pipa, un système original de pilotage du patient fondé pour partie sur les solutions développées pour MyHCL.

Ainsi, lorsqu’il arrive dans le bâtiment, le patient scanne sa carte MyHCL grâce à un lecteur de codes-à-barres installé au rez-de-chaussée. Le personnel soignant est immédiatement informé de cette arrivée sur son écran de contrôle et, dès qu’un lit est disponible, il informe le patient, via un écran mural installé dans la salle d’attente, qu’il peut se rendre à l’étage pour ses soins. Parallèlement, l’accompagnant du patient (taxi, ambulancier, proche…) est prévenu par SMS de la prise en charge et de l’heure à laquelle il pourra revenir le chercher.

La solution : des développements maison sur base Microsoft
Les solutions MyHCL et Pipa – et, d’une façon générale, toutes les briques logicielles de Cap 2013 – sont entièrement développées en interne par l’équipe R&D dirigée par Aude Montmayeur. Des développements qui s’appuient exclusivement sur des technologies Microsoft. « Pour l’exploitation, nous utilisons Windows Server et SQL Server, détaille Aude Montmayeur. Pour le développement, nous travaillons sous Visual Studio avec le modèle ASP.NET MVC, qui est compatible multiplateformes (tablettes, smartphones…). Sur Pipa, nous avons mis en œuvre la bibliothèque SignalR pour permettre à l’application du rez-de-chaussée de communiquer avec celle du troisième étage ».

Pourquoi Microsoft, dans un univers qui, longtemps, a préféré se tourner vers des solutions open source ? « C’est une longue histoire, sourit Philippe Castets. Elle commence il y a une quinzaine d’année quand, pour un premier projet de dossier médical, je ne souhaitais gérer que la partie métier, pas l’aval. J’ai rencontré Microsoft qui m’a dit : "nous, c’est notre métier de gérer l’aval, occupez-vous de la partie métier, nous ferons le reste, depuis la base de données jusqu’à l’intégration avec Word". C’est ce qu’il s’est passé, ça fonctionne comme ça depuis quinze ans, et ça se passe toujours très bien ».

Des bénéfices et un RoI clairement positifs
Quatre ans après son lancement, Cap 2013 porte ses fruits. Et au niveau de la DSII, le succès est également tangible. Ainsi, MyHCL et les SMS, « c’est 80 000 consultations gagnées en année pleine, soit l’équivalent de 3 millions d’euros, se réjouit Philippe Castets. C’est aussi beaucoup de désorganisation évitée, avec des patients qui ne viennent pas et qui sont attendus par les équipes de soins ». Et tout le monde y gagne : « Avec Pipa, les professionnels qui accompagnent les patients au service d’hémodialyse ont gagné en flexibilité, ajoute Aude Montmayeur. Ils n’ont plus besoin d’attendre leur patient à l’hôpital, ils peuvent organiser leur journée comme ils le souhaitent ».

Devant le succès de MyHCL – déjà 35 000 patients inscrits, et un objectif de 100 000 fixé par la Direction générale – et de Pipa, Philippe Castets et Aude Montmayeur gardent cependant la tête froide. Car la route est encore longue et de nombreux projets sont encore en développement – notamment la généralisation de Pipa à l’ensemble des services.

S’il ne souhaite pas trop les évoquer dans l’immédiat, Philippe Castets se projette néanmoins volontiers : « l’avenir ? C’est d’essayer d’imaginer comment le système d’information va progressivement transformer les usages. En définitive, c’est un beau message d’espoir de se dire qu’enfin, le patient va être au cœur du système ».

Problématique

Imaginer de nouveaux outils pour optimiser le fonctionnement de l’hôpital et le parcours du patient avant, pendant et après sa prise en charge.

Bénéfices

  • 35 000 pertes de consultations évitées
  • Un accueil du patient amélioré sans personnel dédié supplémentaire
  • Plus de fluidité dans le parcours du patient
  • Un personnel soignant recentré sur son métier
  • Une plus grande flexibilité pour les accompagnants (taxi, ambulancier, proche…)