ARB modernise sa gestion globale avec Dynamics NAV

ARB modernise sa gestion globale avec Dynamics NAV et optimise le pilotage et la performance de ses activités commerciales avec les solutions de Business Intelligence de Microsoft

Accompagné par le cabinet de conseil en technologies Neos-SDI, le négociant de produits de petit électroménager haut de gamme a migré son système de gestion intégré vers une solution plus moderne, capable d’automatiser la plupart de ses processus. Combiné aux outils d’analyse de SQL Server, Dynamics NAV a d’ores et déjà permis à la société de gagner en visibilité et en réactivité sur le pilotage de ses activités.

Témoignage

Issue de la fusion des sociétés Astoria et Riviera & Bar et filiale du Groupe Cogia, ARB est spécialisé dans le commerce de gros de produits de petit électroménager haut de gamme. Basée à Strasbourg, la société emploie 30 personnes.
www.astoria.tm.fr
www.riviera-et-bar.fr

ARB s’appuyait sur une solution du marché pour gérer l’ensemble de ses activités : vente, stocks, service après-vente, comptabilité… Vieillissant, son ERP ne répondait toutefois plus à ses besoins et la société accumulait les rustines pour combler des lacunes de plus en plus handicapantes.

Le besoin : une solution globale embarquant des outils de reporting
Fin 2011, ARB prend le problème à bras-le-corps et décide de remplacer son existant par une solution moderne, adaptée aux spécificités métier de son secteur d’activité. Concepteur, ARB confie en effet la fabrication de ses produits à des sous-traitants et utilise les services d’un logisticien externe. Ses besoins dans le domaine de la gestion sont donc ceux d’un fournisseur de la grande distribution : automatisation des processus, notamment dans le traitement des commandes, et centralisation des informations de gestion (référentiel et base de données uniques). La société doit également gérer des conditions tarifaires complexes et des achats à long délai de livraison.

Parallèlement, afin d’optimiser le pilotage de ses activités, ARB avait besoin d’outils décisionnels, notamment pour analyser ses ventes. Société de 30 personnes habituées aux interfaces de Microsoft, elle cherchait une solution simple et complète qui ne perturbe pas les habitudes de ses collaborateurs. Après avoir étudié trois produits du marché, la société opte finalement pour Microsoft Dynamics NAV et ses modules de Business Intelligence.

La solution : Dynamics NAV combiné à la BI de Microsoft
« Plusieurs critères ont guidé notre choix, dont les passerelles vers la suite Office et la prise en main de Dynamics NAV, précise Yves Delzenne, le Directeur Général d’ARB. La possibilité de combiner les outils de Business Intelligence de Microsoft à l’ERP a également été décisive. Enfin, cette solution globale nous a été présentée par un prestataire avec lequel nous avons des relations de proximité et de confiance, argument non négligeable quand on s’apprête à remettre en cause les outils clefs de gestion d’une société ».

photo-arb.png
« La possibilité de combiner les outils de Business Intelligence de Microsoft à l’ERP a été décisive ».
Yves Delzenne, Directeur général

Quand ARB prend la décision en octobre 2011, elle n’avait plus que six mois pour mettre en oeuvre son nouvel outil de gestion, son exercice comptable s’arrêtant en mars, et décide donc de découper le projet en deux lots : d’abord installation et le paramétrage de Dynamics NAV, puis la mise en oeuvre des outils décisionnels. Accompagnée par Neos-SDI, la société a récupéré les données de son ancien système et implémenté les fonctions vitales : gestion des commandes, des factures et des achats. Une interface EDI a également été déployée à cette occasion afin de limiter les ressaisies en interne : les commandes sont automatiquement communiquées au logisticien qui, en retour, alimente Dynamics NAV des informations utiles au suivi. Enfin, les développement sur mesure ont été limités, afin de ne pas engager l’évolutivité de la solution : « pour l’essentiel, il s’agit de personnalisations de confort, au niveau de l’interface notamment, et sur la partie prévision des achats, activité très particulière dans notre domaine et qui a donc nécessité des ajustements », note Yves Delzenne.

Réalisé dans les délais, ce premier lot été suivi en août 2012 par la seconde partie consacrée aux outils décisionnels. La société s’est appuyée sur les solutions fournies avec SQL Server - SSAS, SSRS et SSIS - pour extraire les données de son ERP afin de les consolider dans un entrepôt. Elle dispose aujourd’hui de 15 états mensuels, statistiques et dynamiques (OLAP), principalement destinés à sa force commerciale : analyse des ventes par secteur, produit, client, etc. Le reporting statique est envoyé directement par mail aux personnes concernées tandis que l’analyse dynamique est accessible via Excel. Enfin, Neos-SDI a déployé une interface au-dessus de SSIS qui permet, sur simple glisser de souris, de programmer des paquets et ainsi personnaliser les batch d’alimentation de l’entrepôt.

Les bénéfices : visibilité, réactivité… et un véritable outil de pilotage
Face à la question du retour sur investissement, le Directeur Général d’ARB dresse un bilan très positif : « tous les aspects de notre activité sont intégrés dans un seul outil. C’est un avantage significatif pour toute l’entreprise. De plus, les commerciaux disposent d’une visibilité qu’ils n’avaient pas auparavant et ont gagné en efficacité. Cette visibilité nous permet également d’être plus réactifs sur l’ajustement de notre stratégie et d’optimiser ainsi le pilotage de nos activités ».

ARB a également gagné en ergonomie, les utilisateurs pouvant personnaliser l’interface de Dynamics NAV en fonction de leurs besoins. Coté reporting, Yves Delzenne reconnait que quelques efforts doivent encore être faits pour améliorer la restitution des informations. « Mais je dispose d’ores et déjà d’une qualité d’analyse que je n’avais pas auparavant et ce de manière relativement simple : sur un simple clic de souris, je peux faire des recoupements, regarder l’information sous différents angles, etc. ».

Très satisfaite par cette première étape, ARB est déjà à la phase suivante, enrichissant régulièrement son système de gestion de nouvelles fonctionnalités. Dernier ajout : le calcul automatisé des marges nettes réelles, opération particulièrement complexe dans le secteur du commerce de gros
 

  

Problématique

  • Remplacer l’ERP existant par une solution plus moderne et complète et mettre en place des outils d’analyse.
  • Proposer aux utilisateurs une solution unique et évolutive capable d’automatiser la plupart des processus.

Bénéfices

  • Une solution pérenne et globale pour accompagner le développement de la société
  • Une meilleure visibilité et plus de réactivité sur le pilotage des activités
  • Des processus automatisés qui améliorent la productivité