Hilti, leader mondial dans la conception, fabrication et commercialisation de produits du BTP, choisit Microsoft Project en mode Cloud afin de simplifier la gestion de ses projets

Entreprise très innovante dans le secteur du bâtiment, Hilti Corporation avait besoin d’une technologie de pointe pour gérer ses propres projets de façon évolutive et efficace. Avec l’appui de Campana & Schott, elle a mené deux programmes pilotes basés sur Microsoft Project Online, le service Cloud pour la gestion de portefeuilles de projets et la planification du travail quotidien. Les progrès réalisés en termes de souplesse et de collaboration dans la gestion de projet se sont traduits par une diminution de la charge de travail du service informatique, des réductions de coûts et une productivité renforcée.

Témoignage

Contexte
Hilti Corporation est une société privée basée à Schaan, au Liechtenstein, qui propose des produits, des systèmes et des services innovants aux professionnels du bâtiment. Cette ancienne petite entreprise familiale possède aujourd’hui des unités de production et des centres de recherche et développement dans plus de 20 pays répartis sur six continents. Elle opère par vente directe, ce qui se traduit par plus de 200 000 contacts quotidiens avec les clients dans 120 pays. « Nous sommes là pour proposer des solutions », indique Christian Buddendick, responsable Workplace Platform Services chez Hilti Corporation. « Nous voulons créer un avenir meilleur pour nos clients ».

Au milieu de l’année 2012, les collaborateurs de Hilti ont demandé à bénéficier d’une technologie qui les aiderait à gérer plus efficacement et plus étroitement leurs projets. En 2011, la société avait investi 184 millions de francs suisses (197,5 millions de dollars) dans la recherche et le développement, et elle met en oeuvre chaque année de très nombreux projets. Hilti utilisait Microsoft Project Professional 2010 installé sur poste client et des outils personnalisés de gestion de projet, basés essentiellement sur tableur Microsoft Excel. Il lui manquait une vision sur l’ensemble des projets et elle avait besoin d’un pool de ressources centralisé pour assurer à chaque employé une charge de travail adaptée. Elle souhaitait également définir des rôles et des autorisations pour gérer l’accès aux informations. Un examen approfondi du système de gestion de projet de plus en plus complexe de la société a montré qu’il était temps de passer à une solution Microsoft Project.

« Nous avions besoin d’un outil qui permette à chacun de bien comprendre les fondamentaux d’un projet » , explique Christian Buddendick. « Nous voulions une solution rapide, puissante et souple qui donne une meilleure vision de nos ressources, de nos calendriers et de nos moyens, et qui soit capable de suivre les progrès réalisés. En même temps, nous souhaitions éviter de compliquer encore notre infrastructure informatique ».

Solution
Face à la difficulté de gérer des projets nombreux et complexes, la société a décidé de procéder à une évaluation de Microsoft Project Online, la solution en mode Cloud pour la gestion de portefeuilles de projets (PPM) et la planification du travail quotidien.. Hilti prévoyait d’utiliser Project Online avec Microsoft Project Pro pour Office 365, le service Cloud par abonnement incluant un puissant client de gestion de projet (pour ordinateur de bureau) accessible de pratiquement n’importe-où. Project Online est disponible par le biais de Microsoft Office 365, un service en ligne qui rassemble les applications familières de Microsoft et des solutions puissantes de messagerie, de calendrier, de collaboration et de communication. « Nous souhaitions prouver qu’une solution en mode Cloud était capable de répondre à nos exigences en matière de PPM », déclare Christian Buddendick.

En août 2012, Hilti a lancé avec Project Online un projet pilote pour la fabrication d’une gamme de machines. La société a également déployé le service en ligne dans son service informatique. Hilti a collaboré avec la société Campana & Schott, membre du réseau Microsoft Partner Network et détenteur de nombreuses compétences Gold, sur la mise en oeuvre de cette solution. Campana & Schott a aidé Hilti à identifier les exigences de chaque service et à déterminer la meilleure façon de configurer le produit en fonction de celles-ci.

Forte d’une excellente connaissance de la gestion de projet, la société Campana & Schott a créé des modèles de projet correspondant aux activités, tâches et jalons les plus courants, et a mis en oeuvre des systèmes d’autorisations utilisateur et de contrôle de version très simples à gérer. « Tout le monde avait accès aux informations les plus pertinentes », se réjouit Christian Buddendick. « Nous sommes passés pour nos communications d’un mode « push » à un mode « pull » car toutes les informations sont disponibles par le biais de Project Online ».

L’équipe projet et les utilisateurs apprécient particulièrement la fonctionnalité Planificateur d’Equipe de Project Pro pour Office 365, qui permet de modifier facilement l’affectation de ressources dans une vue interactive pour en simplifier la gestion. « Avec le Planificateur d’Equipe, chaque affectation est visible par la ressource correspondante », explique Adrian Adam, cadre chez Campana & Schott. « L’équipe s’en sert pour attribuer les tâches ».

Hilti a aussi tiré parti des sites de projet, des sites d’équipe et des fonctionnalités sociales destinées à renforcer la collaboration. « Avec les fonctionnalités SharePoint de Project Online, vous disposez de forums de discussion et d’espaces où vous pouvez effectuer des annonces », rappelle Christian Buddendick. « Tout est regroupé dans un seul service »

Actuellement, Hilti étudie la possibilité pour les employés d’utiliser leur propre tablette pour se connecter au réseau de l’entreprise et accéder à Project Online. Par ailleurs, Microsoft Lync rend possibles des communications en temps réel pour les projets informatiques menés par des personnes basées dans des lieux différents, de Tulsa, dans l’Oklahoma, à Kuala Lumpur, en Malaisie.

Lorsque la solution sera déployée dans toute la société, pas moins de 10 000 collaborateurs devraient l’utiliser. « Project Online est doté de fonctionnalités prêtes à l’emploi, mais qui sont simples à personnaliser à l’aide de fonctions standard », déclare Adrian Adam. « En même temps, la solution permet de simplifier la gestion de projet ».

Avantages
Avec Project Online, Hilti bénéficie d’une solution de qualité pour la gestion des portefeuilles de projets et la planification du travail quotidien, sans avoir à augmenter la charge de travail du service informatique. La solution a également permis à la société de réaliser des économies sur les frais de communication et de déplacement et de gagner en productivité dans le travail quotidien. « Historiquement, Hilti est très orientée technique et ingénierie », déclare Christian Buddendick. « En utilisant Project Online, nous évitons le risque d’exagérer le côté technique car l’outil nous permet d’identifier les exigences de chaque projet et de le planifier en conséquence ».

Moins de complexité informatique
Avec Project Online, Hilti a pu simplifier les opérations informatiques tout en aidant les employés à démarrer, définir et hiérarchiser les projets. Grâce au mode Cloud, la société pense pouvoir diviser par deux le nombre de week-ends de maintenance (de 12 à 6). « L’utilisation d’une solution en mode Cloud constitue clairement un avantage par rapport à la mise en place d’un environnement serveur personnalisé », explique Christian Buddendick. « Nous n’avons pas à nous préoccuper des problèmes de maintenance, de mise à jour ou de compatibilité. Toutes les fonctionnalités dont nous avons besoin sont là et sont facilement personnalisables ».

Productivité renforcée et réduction de coûts
Hilti estime que les membres d’une équipe qui, par exemple, passaient 30 minutes à chercher des informations sur le projet peuvent désormais réduire ce temps à 10 minutes avec Project Online, ce qui représente un gain de 1,6 heures par semaine et plus de 75 heures par an et par participant. Les membres des équipes gagnent également du temps grâce aux modèles de projets normalisés, et parce qu’ils peuvent communiquer facilement avec d’autres collaborateurs dans le monde entier. « En adoptant Project Online, nous réaliserons des économies sur les frais de communication et de déplacement », se réjouit Christian Buddendick. « Le fait que la solution soit disponible en mode Cloud la rend plus économique ».

Plus de souplesse, de collaboration et d’évolutivité
Hilti utilise Project Online pour améliorer la gestion des ressources, augmenter la transparence sur l’avancement des projets et favoriser la collaboration et l’innovation dans un environnement international. « En optant pour une solution en mode Cloud, nous avons obtenu la souplesse recherchée », déclare Christian Buddendick. « Nous pouvons moduler l’usage de Project Online, de 20 personnes jusqu’à 10 000. C’est un outil facile à utiliser qui répond quasiment à l’ensemble des besoins de notre entreprise ».

Problématique

  • Mettre en place une solution en mode Cloud basée sur Project Online pour la gestion de portefeuilles de projets et la planification du travail quotidien.
  • Améliorer la gestion des ressources
  • Augmenter la transparence sur l’avancement des projets
  • Favoriser la collaboration et l’innovation dans un environnement international tout en réduisant les coûts.

Bénéfices

  • Solution de qualité pour la gestion des portefeuilles de projets et la planification du travail quotidien
  • Économies sur les frais de communication et de déplacement
  • Moins de complexité informatique
  • Productivité renforcée et réduction des coût0s
  • Plus de souplesse, de collaboration et d’évolutivité.