En migrant vers Office 365 avec l’accompagnement de Microsoft Services, La Mutuelle Générale améliore les échanges entre ses 2 500 salariés

Pour sécuriser ses données, homogénéiser et faciliter les échanges entre ses salariés, La Mutuelle Générale a choisi d’externaliser sa messagerie en mode Cloud avec Office 365 pour tous. Un an après, tous les objectifs sont atteints, et de nouveaux usages collaboratifs se sont développés dans l’entreprise !

Témoignage

Née en 1945, La Mutuelle Générale est l’héritière d’un vaste courant mutualiste qui s’est développé à la charnière du XXe siècle, à travers les sociétés de secours mutuels. Aujourd’hui troisième mutuelle française et douzième assureur santé, le groupe exerce deux activités complémentaires : l’assurance de personnes (santé et prévoyance) et la gestion du régime obligatoire de sécurité sociale. Il compte près d’un million d’adhérents et emploie 2500 salariés répartis dans 120 sites sur toute la France.



Pour gérer l’ensemble de son système d’information, La Mutuelle Générale a créé un GIE (groupement d'intérêt économique), baptisé Taores, qui compte une centaine de collaborateurs. « A travers nos quatre départements Etudes, Production, Services aux Utilisateurs et Infrastructures, nous assurons toute la maîtrise d’œuvre informatique du groupe », indique Stéphane Barde, responsable Etude et Développement chez Taores. Parmi ses nombreuses activités, le GIE assure donc les mises à jour de tous les applicatifs utilisés par son client. Et, en 2010, c’est le sujet de la messagerie interne qui a été traité. « Nous voulions migrer tous les postes vers la version 8 de notre solution. Mais l’opération était plus complexe que nous ne l’imaginions au départ », se souvient Stéphane Barde.
 
Besoin
Au siège et dans les agences du groupe, de nombreux  clients de messagerie étaient déjà en place. Et les habitudes de travail étaient, elles aussi, bien ancrées. Aussi, plutôt qu’imposer une solution qui, au final, n’aurait pu satisfaire personne, la DSI a alors demandé à un groupe d’utilisateurs témoins de comparer les solutions du marché « Le choix s’est porté à la grande  majorité sur Outlook pour sa simplicité d’usage, mais aussi sa parfaite intégration avec les outils bureautiques de la suite Office », confie Stéphane Barde.
 
La Mutuelle Générale décide donc d’abandonner son projet d’upgrade et de migrer toute sa messagerie sur la plateforme Microsoft. Mais elle en profite aussi pour externaliser ce service en dehors de son organisation. « A l’époque, Microsoft venait tout juste d’annoncer la sortie d’Office 365. Nous étions très intéressés par cette offre dans le Cloud, car c’était un bon moyen pour nous de sécuriser nos communications et de garantir aux utilisateurs une qualité de service optimale. Mais il s’agissait tout de même d’une petite révolution en interne, d’autant que nous étions parmi les premiers en France à vouloir migrer vers cette nouvelle plateforme ».
 
Solution
Pour assurer la réussite de son projet, le GIE a choisi Microsoft Services comme interlocuteur unique. « C’était pour nous l’assurance d’avoir une expertise de pointe sur les technologies Microsoft et une vraie qualité de service », indique Stéphane Barde. Et de fait, l’engagement des équipes Consulting et Support Premier de Microsoft Services se fera de bout en bout. Avec, en appui, les solutions logicielles et services de l’éditeur Refrest IT Solutions et une implication très forte de Taores dans la conduite du changement.
 
Initié début 2011, avec une démarche en mode pilote sur une centaine d’utilisateurs de l’IT, le déploiement est finalisé en octobre de la même année avec la mise à jour des 2 500 postes de travail concernés et la migration de l’ensemble des boîtes aux lettres et des archives associées. « Nous sommes intervenus de la conception à l’exploitation sur ce projet de migration plutôt complexe et avons géré des problématiques touchant à la fédération d’identité qui étaient, à l’époque, encore très sensibles », rappelle Christophe Louvel, Engagement Manager chez Microsoft Services. Mais un an après, le bilan est fortement positif, puisque tous les objectifs sont atteints.  « Il y a chez Microsoft un vrai engagement de résultat et des produits de grande qualité.», confirme Stéphane Barde.
 
Bénéfice
Tous les collaborateurs de La Mutuelle Générale disposent aujourd’hui d’une messagerie performante et très facile à utiliser. « Office 365 a  très vite été adopté et son intégration à l’environnement Office existant est très appréciée, tout comme la possibilité d’accéder, de partout et à partir de n’importe quel appareil, au courrier, aux documents, et aux contacts. 80 à 90 % des utilisateurs que nous interrogeons régulièrement se déclarent d’ailleurs satisfaits de leur nouvel outil ».
 
La capacité de stockage de 25 Go par boîte aux lettres a supprimé tous les problèmes de stockage de messages que Taores avait auparavant à régler au quotidien. De plus, la disponibilité du service est garantie par Microsoft, avec un support technique 24h sur 24 et 7 jours sur 7. « C’est très sécurisant pour nos équipes support puisque nous avons désormais une messagerie toujours à jour et parfaitement protégée ».
 
Résultat : au lieu de gérer des BAL (Boîtes Aux Lettres), Taores peut désormais consacrer plus de temps à l’innovation. Avec un focus particulier sur le développement des usages collaboratifs. « En migrant vers Office 365, nous n’avons pas seulement amélioré la communication entre tous les collaborateurs. Nous nous sommes aussi dotés de nouveaux outils qui vont faciliter les échanges au sein de l’entreprise », promet Stéphane Barde. D’ici quelques mois, le déploiement de Lync permettra ainsi d’organiser facilement des discussions instantanées et des vidéo-conférences. En complément, l’intégration de SharePoint (en remplacement d’une application documentaire sous Domino) améliorera grandement le partage de documents et le travail en équipe au sein de toute l’organisation.

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Problématique

  • Migrer 2 500  boîtes aux lettres vers Microsoft Office 365. Et y associer de nouveaux outils collaboratifs : Lync et SharePoint.
  • Homogénéiser les outils, sécuriser les données et améliorer la communication entre tous les collaborateurs, répartis sur le territoire national.

Bénéfices

  • Fonctionnalités plus riches et meilleure ergonomie
  • Homogénéité des outils
  • Sécurisation des données
  • Allègement des taches d’exploitation pour l’équipe informatique
  • Capacité de stockage des boîtes aux lettres
  • Une migration d’environnement rapide et en douceur