Novacap réduit ses coûts de télécommunications et de déplacements grace à Microsoft Lync

Le groupe chimique Novacap réduit ses coûts de télécommunications et de déplacements et fluidifie les échanges et la collaboration entre ses collaborateurs en France et à l’international.

Désireuse de moderniser son ancien système de téléphonie, la Direction informatique de Novacap avait déjà fait le choix de la téléphonie sur IP (ToIP). Restait encore à déterminer la solution qu’elle allait adopter. Conseillée par son intégrateur, Projetlys, c’est vers Lync qu’elle s’est tournée, tant pour la richesse fonctionnelle de la solution que pour sa facilité d’intégration et de déploiement.

Témoignage

Né en 2003 de la reprise de trois activités de Rhodia (chimie minérale, chimie organique et chlorure de calcium), le groupe Novacap compte aujourd’hui quatre filiales : Novapex (chimie organique), Novacid (négoce d’acides), Novacarb (carbonate et bicarbonate de sodium) et Novacyl (aspirine et paracétamol). Le groupe, qui réalise environ 600 millions d’euros de chiffre d’affaires, comptait 830 collaborateurs en 2012.

Installé au coeur de la « chemical valley » française, qui longe le Rhône de Lyon à Solaize, le groupe Novacap est domicilié dans le neuvième arrondissement de Lyon et possède une dizaine de sites de production en France (Saint-Fons, Pont-de-Claix, Péage-de-Roussillon, La Madeleine…) et à l’étranger (Brésil, Thaïlande, Chine). Pour ce fer de lance de l’industrie chimique tricolore, la modernisation de son infrastructure téléphonique répondait à plusieurs impératifs : économique, bien sûr, car les télécommunications, notamment avec les sites étrangers, représentaient une part importante de ses coûts de fonctionnement ; environnemental également, car le groupe s’astreint depuis sa création à des efforts de réduction significative de son empreinte carbone ; et stratégique enfin, car la maîtrise complète de son infrastructure est identifiée comme l’un des leviers prioritaires pour rester en ligne avec ses objectifs de performance et d’excellence.

En recherche d’efficacité et de maîtrise
« En termes de téléphonie, la ToIP était pour nous le "next step" évident, se rappelle le Directeur informatique de Novacap, Eric Giordan. C’était aussi la meilleure façon de nous réapproprier l’infrastructure de certains sites comme Saint-Fons, par exemple, qui sont enclavés dans des zones industrielles et sur lesquels nous n’avions, de fait, quasiment aucune marge de manœuvre ». Mais arrêter un choix technologique est une chose, identifier la meilleure solution pour le mettre en œuvre en est une autre. Et si l’essentiel de l’infrastructure IT de Novacap repose sur des technologies Microsoft, « nous n’avions vraiment pas d’idée préconçue et nous voulions étudier toutes les solutions du marché avant de nous décider », précise le DSI.

Nous sommes alors à l’automne 2012, et l’extension du siège de Novacap, qui va occuper un étage de plus dans son immeuble, marque le début du projet. « Nous avons souhaité faire coïncider la mise en place de la ToIP avec cette nouvelle installation », confirme Eric Giordan.

Le DSI fait donc appel à son prestataire attitré, Projetlys. Partenaire exclusif Microsoft et certifié Gold, Projetlys est lui aussi basé à Lyon et intervient sur toute la région Rhône-Alpes – « et même au-delà, jusqu’à Valence », sourit son Directeur, Eric Decroix. Chez Novacap, l’intégrateur a déjà mené un projet d’infrastructure globale autour de Windows Server et de System Center.

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« Lync est une source d’économies significatives et un facilitateur de projets ».
Eric Giordan, DSI de Novacap.

Une solution performante et rapide : Microsoft Lync
Le tour du marché est mené conformément au souhait de la DSI, mais très vite, les discussions s’orientent vers Microsoft Lync. « Le cahier des charges de Novacap était extrêmement précis, se souvient Eric Decroix, et Lync répondait en tous points à ses exigences. Notre client était parfaitement au fait de tous les avantages fonctionnels qu’une solution de communications unifiées pouvait lui apporter, comme la messagerie instantanée, la vidéoconférence, ou encore l’indicateur de présence. Nous savions qu’il ne serait pas déçu avec Lync et que les arguments technologiques allaient faire la différence ».

Et en effet, plus encore que les fonctionnalités, c’est l’intégration parfaite de Lync dans les postes de travail et dans son infrastructure IT qui ont décidé Novacap : Projetlys a proposé d’instancier Lync en environnement virtualisé avec Hyper-V, ce qui garantissait tout à la fois la scalabilité, la haute disponibilité du service et un PRA (Plan de Reprise d’Activité) robuste. De même, l’intégration native aux serveurs Exchange et SharePoint de l’entreprise renforcerait la présence de l’outil à tous les niveaux du système d’information. Enfin, le déploiement du client Lync sur les postes de travail s’effectuerait à distance, via System Center, y compris sur les sites à l’étranger.

Conquise par ce schéma, la Direction informatique de Novacap donne donc son feu vert. Le déploiement est orchestré selon un séquencement issu de l’expérience acquise par Projetlys : déploiement des passerelles téléphoniques certifiées Lync, déploiement de l’infrastructure Lync, déploiement des téléphones IP et des stations de vidéoconférence dans les salles de réunion, déploiement des clients Lync sur les postes de travail, accompagnement au changement, intégration du rôle d’unification des communications dans Exchange, intégration dans SharePoint, ouverture vers l’extérieur au travers de TMG Forefront, puis, enfin, déploiement des clients Lync Mobile pour les collaborateurs nomades.

Transformation réussie pour les utilisateurs, la DSI, et le groupe
Mené tambour battant, en moins d’un mois, le projet est un succès complet, tant sur le plan technologique qu’en ce qui concerne l’adoption par les utilisateurs. Le partage d’agenda, les réunions en vidéoconférence, le partage d’écran… ont développé de nouveaux usages et boosté l’efficacité des collaborateurs. Pourtant, Eric Giordan reste modeste : « quelles que soient les qualités de l’outil que l’on déploie, le plus important est de réussir l’accompagnement au changement. Apporter des fonctionnalités, c’est bien. Mais encore faut-il que les utilisateurs s’en servent ! ». Aussi, Novacap et Projetlys ont-ils redoublé d’efforts : documentations en français et en anglais disponibles sur l’intranet, sessions de formations, e-learning, nomination "d’évangélistes" Lync parmi les plus fervents utilisateurs… Résultat : les collaborateurs de Novacap se sont totalement approprié l’outil et le plébiscitent dans les enquêtes de satisfaction.

Lync est aussi un facteur important de gain de temps et de réduction des coûts. « Nous avons réduit nos frais de télécommunications, notamment vers l’étranger, et limité les déplacements de nos collaborateurs, ce qui va aussi dans le sens de notre démarche environnementale, raconte Eric Giordan. Par exemple, notre principal datacenter est situé à Nancy et je m’astreins à un ou deux points par an avec nos équipes là-bas. Avant Lync, j’effectuais le déplacement en voiture une fois par mois, soit 700 Km aller-retour, sans parler de la pollution, de la fatigue et du stress. Maintenant, je peux me contenter d’un point en audioconférence avec partage d’écran, et je ne me rends plus sur place qu’une fois, voire deux fois par an, quand ma présence est vraiment indispensable ».


« Lync s’enrichit fonctionnellement de version en version et dispose déjà, au niveau collaboratif, d’une avance considérable. Lync 2013 est excessivement mature sur la téléphonie, de sorte que la solution est capable de se positionner sur des projets uniquement sur le volet de la téléphonie ».
Eric Decroix, Directeur de Projetlys

Problématique

  • Déployer une infrastructure de téléphonie sur IP (ToIP) et les outils de communications unifiées afférents
  • Réduire les frais généraux
  • Améliorer la productivité des collaborateurs
  • Développer de nouveaux usages collaboratifs

Bénéfices

  • Moins d’appels, notamment vers l’étranger
  • Réduction des déplacements
  • Intégration parfaite à l’infrastructure IT du Groupe
  • Meilleure réactivité des collaborateurs
  • Gains significatifs de productivité

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