Le spécialiste de la qualité de l’air en milieu industriel Delta Neu s’appuie sur la précision et la flexibilité de Microsoft Dynamics AX pour bâtir un système d’information de troisième génération

Bien décidée à fédérer tout son système d’information autour d’un outil de gestion intégré et centralisé, cette entreprise spécialisée dans l’aéraulique a choisi, en janvier 2008, Microsoft Dynamics AX. Cinq ans après un déploiement en bigbang parfaitement réussi, tous les objectifs initiaux sont atteints : la circulation de l’information et la productivité globale de l’entreprise ont été sensiblement améliorées, tous les flux opérationnels sont optimisés et l’entreprise dispose enfin d’un outil performant de gestion prévisionnelle.

Témoignage

Spécialisé dans le conditionnement d’air, la filtration et le dépoussiérage, Delta Neu possède 13 agences sur le territoire national et plusieurs filiales en France et à l’international. Le groupe compte plus de 15 000 clients dans tous les secteurs de l’industrie, emploie 200 salariés et affiche un chiffre d’affaires 2012 de 58 millions d’euros, dont 25 % réalisés à l’export.



Entreprise centenaire installée à La Chapelle d’Armentières, près de Lille, Delta Neu conçoit des matériels et des installations complètes pour éliminer les poussières, les déchets, mais aussi les chaleurs excessives ou les vapeurs qui envahissent les ateliers, les entrepôts ou même certains sites à ciel ouvert. « En nous appuyant sur notre service R&D, nous proposons une large gamme de produits (ventilateurs, dépoussiéreurs, épurateurs, etc.), vendus en l’état ou intégrés dans des solutions livrées clés en main, pour répondre aux attentes très variées de nos clients », indique Jean-Luc Mangelaire, Directeur informatique et qualité de Delta Neu.

Certifiée ISO 9001 pour l’ensemble de son activité, l’entreprise maîtrise complètement la fabrication de ses équipements. Elle dispose d’un centre d’essai pour tester les adaptations nécessaires aux contraintes de certaines installations et a mis en place une organisation technique spécifique aux projets internationaux. « Notre expertise dans le domaine de l’aéraulique fait aujourd’hui autorité et les plus grands noms de l’industrie française et internationale font appel à nos services », confie le Directeur informatique et qualité.

Pour être au plus près de ses 15 000 clients, le groupe s’est doté de 13 implantations commerciales réparties sur tout le territoire national, d’une entité spécialisée dans la filière bois, de filiales au Royaume-Uni et au Benelux, et travaille avec de nombreux agents à travers le monde (en Europe du Nord et de l’Est, Afrique, Chine, Asie du sud-est…). « Notre organisation est très décentralisée et la moitié de notre force commerciale passe l’essentiel de son temps sur le terrain. Elle a donc peu de temps à consacrer aux rapports de visite ou aux revues de contrats qui sont associées à toute nouvelle commande », explique la direction informatique de Delta Neu. L’entreprise intervient, en outre, dans des environnements métier complexes, où la technicité et la concurrence sont très fortes.

Fédérer le SI autour d’un outil intégré et centralisé
Pour continuer à se développer, notamment à l’export, où elle réalise déjà un quart de ses ventes, Delta Neu avait besoin de fédérer toute son activité autour d’un outil de gestion intégré beaucoup plus moderne que celui installé au début des années 1990. La PMI, qui travaille beaucoup à la commande et sur des installations spécifiques livrées clés en main, souhaitait également mettre en place une véritable gestion par affaire. « Notre objectif était de conserver à la fois une architecture technique centralisée et le périmètre fonctionnel très spécifique de l’ancienne solution, tout en améliorant sensiblement la consolidation des données et la circulation des informations décisionnelles à l’intérieur du groupe », se souvient Jean-Luc Mangelaire.

Il s’agissait également pour la direction informatique d’adapter le nouveau système d’information à l’outil de management de la qualité existant, notamment sur certains points de validation (revue des achats, appels d’offres, revue des contrats, etc.) et de diffuser ces indicateurs de façon automatique.

Un ERP adapté aux besoins et au modèle industriel d’une PMI
La décision est donc prise de migrer tout le système d’information sur un nouvel outil de gestion. L’enjeu est de taille car toutes les fonctions clés de l’entreprise sont concernées : achats, ventes, affaires, gestion des stocks, production, planification, codification, comptabilité générale et analytique, budget, marché, fournisseurs… Et Delta Neu est bien décidée à reprendre toute l’antériorité de l’ERP existant sans ressaisie manuelle. « Nous voulions réaliser une migration automatique : un projet dans le projet, en quelque sorte ! Il nous fallait aussi intégrer un outil de gestion prévisionnelle afin de ne plus travailler au rétroviseur ».

Après avoir fait le tour du marché et mis en concurrence une demi-douzaine de solutions, la DSI opte finalement pour Microsoft Dynamics AX. « Cet ERP couvrait la plupart de nos besoins métier. Il pouvait s’adapter à nos spécifiques et il disposait de nombreuses fonctionnalités propres à notre activité multisite, multilingue, multisociété, intersociétés… Il offrait, en outre, un module de gestion des affaires qui intégrait des fonctions intéressantes de reprises de provisions, de gestion d’identification ou encore de compte d’exploitation par affaire, que l’on ne trouvait pas encore dans les solutions des autres éditeurs ». Jean-Luc Mangelaire reconnait également avoir été séduit par la capacité d’innovation de Microsoft, la bonne compréhension du modèle industriel de Delta Neu et l’engagement de résultat proposé par le partenaire.

Initiée par l’intégrateur Ares, la migration s’effectue sous forme de big-bang en mars 2008. Après des tests de flux complets d’informations réalisés par un groupe de keys users, une mise en situation réelle d’un certain nombre de problématiques d’affaires et trois basculements à blanc ont permis de bien valider la reprise d’antériorité. « Nous avons pris toutes les précautions nécessaires pour que l’opération soit un succès. Et nous avions en prime l’adhésion des 150 utilisateurs concernés avant même que le déploiement ne soit totalement réalisé », note Jean-Luc Mangelaire.




En quelques mois, tout le système d’information est donc parfaitement stabilisé et Delta Neu décide de migrer sans attendre sur la version 2009 de Dynamics AX, qui vient juste de sortir.

Un partenaire à l’écoute et force de proposition
Mais Ares est en difficulté et cesse ses activités. Delta Neu trouve rapidement un autre intégrateur : c’est Ad Ultima, un partenaire de Microsoft certifié Gold, qui prend le relais et assure l’opération. « Le choix d’Ad Ultima s’est imposé très vite car ce prestataire maîtrise parfaitement Dynamics AX et il connaît bien les besoins et les contraintes spécifiques au monde de l’industrie. Il a en outre développé une base de connaissances en ligne, baptisée Ultimapedia, qui s’avère particulièrement utile pour tracer les incidents et toutes les demandes d’adaptation de l’ERP », confie Jean-Luc Mangelaire.

Installé à une demi-heure à peine du siège de Delta Neu, Ad Ultima est, de fait, un spécialiste de Dynamics AX. Depuis sa création en 2000, l’entreprise ne vend et n’implémente que cet ERP. Et au fil des projets de ses clients (plus de 140 à ce jour), elle a développé une expertise reconnue dans de nombreux secteurs d’activité, dont celui de la fabrication à l’affaire, qui correspond à l’activité de Delta Neu.

« Nous intervenons régulièrement sur des problématiques orientées projet dans le secteur de l’ingénierie, des machines spéciales et du génie civil. C’est un de nos gros points forts, confirme Gérard Drouin, Responsable commercial chez Ad Ultima. Nous nous différencions également par notre offre de solutions métiers dédiée au monde industriel, qui est plutôt unique dans le monde AX, puisque 90 % de nos clients sont aujourd’hui des PMI ». La collaboration avec Delta Neu s’imposait donc comme une évidence. Et elle n’allait pas se limiter à la simple migration vers la version 2009 de Dynamics AX. « Ad Ultima a su construire avec nous une relation de confiance, qui s’inscrit dans la durée », reconnaît Jean-Luc Mangelaire.

Des résultats tangibles,positifs et durables
Cinq ans après le démarrage du projet, tous les objectifs initiaux que s’était fixés Delta Neu ont été atteints : les différentes entités du groupe travaillent aujourd’hui sur le même système d’information et ont les mêmes points de validation. La circulation de l’information et la productivité globale de l’entreprise ont été sensiblement améliorées. « Les indicateurs qualité que nous avons mis en place (taux de satisfaction des clients, taux de défaut et de service, tenue des marges, etc.) sont directement alimentés par le système de gestion. Ce dernier est devenu un outil du système de management de la qualité et valide les processus identifiés dans l’entreprise », se félicite Jean-Luc Mangelaire.

Tous les flux opérationnels ont également été optimisés : « une commande de matériel enregistrée le matin peut ainsi être expédiée dans l’après-midi par messagerie sans autre intervention que celle du magasinier ».

Et l’entreprise dispose enfin d’un outil performant de gestion prévisionnelle. « Nous pouvons ainsi fournir un compte de résultat prévisionnel à notre actionnaire à tous les niveaux de gestion, avec une marge d’erreur quasi nulle ». Le pilotage global et toute la gestion du groupe s’en trouvent largement améliorés. Mais pas question pour autant de s’arrêter en aussi bon chemin !

Vers un ERP intégréde « troisième génération »
Accompagnée par son prestataire, la DSI de Delta Neu s’est très vite remise au travail. Courant 2012, elle a ainsi déployé un progiciel de dématérialisation des factures fournisseurs, UltimAX EDM, entièrement développé par Ex Arte, une société soeur d’Ad Ultima (Filip Bossuyt est le président commun des deux sociétés). Cet outil permet une intégration automatique des lignes de factures dans la comptabilité de Dynamics AX.



Autre projet, déjà budgété pour l’exercice 2013-2014, l’ajout d’un configurateur technique et d’un nouvel outil de gestion de la relation client. « Nous avons opté pour le deviseur e-Con, qui est parfaitement intégré à Dynamics AX, explique Jean-Luc Mangelaire. Et pour la partie CRM, nous avons retenu la suite Microsoft Dynamics CRM afin d’assurer une intégration parfaite de nos différents outils métiers dans notre système d’information ». L’année 2013 devrait également voir la mise en oeuvre de plusieurs fonctionnalités de Dynamics AX version 2009 pas encore déployées par l’entreprise. Il s’agit notamment du module qualité, de la gestion des profils, du bilan carbone et du suivi technique d’affaire.

La DSI étudie en outre les possibilités de liaison productive de son ERP avec son site marchand pour les pièces détachées et avec les outils de DAO du groupe pour la codification des nomenclatures de produits. « Nous avons encore beaucoup de travail à accomplir. Mais tout cela est extrêmement positif et structurant », souligne Jean-Luc Mangelaire.

De fait, le responsable a une vision très claire de l’avenir. « Après avoir mis en place la colonne vertébrale de notre système d’information, nous pouvons désormais bâtir, brique par brique, un ERP qui correspond à nos besoins et à nos contraintes. Certains appellent cela un ERP de "troisième génération"… Mais il s’agit avant tout d’offrir à tous les utilisateurs IT de l’entreprise un outil de gestion qui leur ressemble et qui soit véritablement centré sur leur métier et leurs besoins », conclut le Directeur informatique et qualité.

Problématique

  • Fédérer le système d’information autour d’un outil de gestion intégré et centralisé et y intégrer des fonctions métiers complémentaires : management de la qualité, CRM, deviseur, DAO…
  • Disposer d’un accès unique à l’ensemble des informations d’affaires.
  • Mettre en place un outil de gestion prévisionnelle.
  • Optimiser les flux opérationnels.

Bénéfices

  • Toutes les entités du groupe travaillent sur le même système d’information et ont les mêmes points de validation
  • L’ERP est devenu un outil du système de management de la qualité et valide les processus identifiés dans l’entreprise
  • Les flux opérationnels sont optimisés : une commande de matériel enregistrée le matin peut être expédiée dans l’après-midi sans autre intervention que celle du magasinier
  • Il est possible de donner un résultat prévisionnel à tous les niveaux de gestion avec une marge d’erreur quasi-nulle

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