Le Havre Développement adopte Microsoft Dynamics CRM Online et Office 365

En adoptant Microsoft Dynamics CRM Online et Office 365, le comité d’expansion économique Le Havre Développement se dote d’un progiciel intégré moderne et performant, sans remettre en cause son infrastructure informatique

Freiné dans son activité par un outil CRM peu efficace et trop fermé, Le Havre Développement avait décidé de remédier à la situation en adoptant un progiciel plus moderne, quitte à refondre son infrastructure. Une rencontre avec le partenaire Microsoft Likinia lui a permis d’éviter le surcoût et la complexité d’un tel projet : la SSII a convaincu l’agence d’opter pour une solution Dynamics CRM Online 2011 adossée à Office 365. Un choix gagnant tant pour les collaborateurs que pour les finances du comité d’expansion économique.

Témoignage

Comité d’expansion économique de la région havraise, Le Havre Développement accompagne les entreprises dans toutes les étapes de leurs projets d’implantation, d’investissement ou de développement. Composé d’une vingtaine de personnes, le comité assure une promotion du territoire et une action de prospection en France comme à l’international.

Porter la stratégie de développement économique de la région havraise, promouvoir en France et à l’étranger l’image du territoire, détecter et prospecter les investisseurs nationaux et internationaux, ou encore favoriser l’innovation. Pour remplir ses différentes missions, le comité d’expansion économique de la région havraise est composé d’une vingtaine de collaborateurs travaillant en mode projet. Il a adopté un fonctionnement proche de celui d’une entreprise, ce qui suppose bien évidemment l’utilisation d’outils de productivité mais aussi de suivi de la relation commerciale. Or, ce dernier ne répondait plus à ses attentes : souvent en déplacement, les chargés de mission n’avaient pas un accès complet à la solution en mobilité. Une situation d’autant plus handicapante que la mise en oeuvre et le suivi des actions favorisaient un fonctionnement en silos des différents services.

Le besoin : gagner en efficacité et en simplicité
« Notre ancien CRM était vécu par les utilisateurs comme un outil de reporting et non pas comme un vrai logiciel support pour l’activité métier, explique Michaël Hufschmitt Lesot, responsable communication du Havre Développement. Il était compliqué, les utilisateurs devaient passer par un VPN pour se connecter au système d’information... Nous avons donc décidé de trouver une nouvelle solution, plus simple à utiliser, accessible en mobilité et qui serait mieux intégrée à nos outils de messagerie ».

Le comité d’expansion économique se met donc à la recherche d’un nouveau CRM, plus ouvert, plus collaboratif, capable de faciliter le travail des chargés de mission, le tout en gardant la maîtrise de son budget sur le projet. « Dans nos premières réflexions, nous pensions devoir mettre à jour notre infrastructure afin d’installer une solution on-premises, ce qui aurait forcément eu un impact sur les coûts », se rappelle le responsable communication.

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« Grâce à Dynamics CRM Online, nous pouvons nous consacrer à notre métier : l’accompagnement des entreprises ».
Michaël Hufschmitt Lesot, Responsable communication

La solution : CRM Online 2011 adossé à Office 365
La rencontre avec le partenaire informatique Likinia, qui intervient en Ile-de-France et en Normandie, les convainc d’opter pour une solution dans le Cloud. Franck Gervais, Directeur commercial chez Likinia, se rappelle des premiers échanges. « Nous avons rapidement compris l’intérêt qu’il y avait à proposer une solution online aux équipes du Havre Développement. Nous avons présenté deux chiffrages au client en nous basant sur les avantages fonctionnels. Un chiffrage impliquait une solution on-premises, l’autre, CRM Online adossé à Office 365 ».

L’équipe de pilotage du projet CRM est agréablement surprise par la proposition de Likinia. « Nous connaissions le principe du SaaS, mais nous avons été vraiment séduits par l’intégration complète du logiciel avec nos différents outils de communication, explique Michaël Hufschmitt Lesot. Non seulement d’un point de vue fonctionnel, ces nouvelles solutions allaient être capables de répondre à toutes nos attentes, mais le tout promettait un vrai gain budgétaire » se rappelle également le responsable communication. « Nous avons simplement passé du temps à écouter les doléances des utilisateurs, justifie Franck Gervais. D’une façon générale, il est vraiment indispensable de passer du temps avec les clients si nous voulons proposer des solutions adaptées à leur problématique ».

Le choix d’une solution hébergée évite ainsi une refonte lourde de l’infrastructure tout en évitant au comité de passer du temps sur la maintenance de ses outils. « Nous perdions beaucoup de temps à nous occuper des mises à jour hardware et software. En délégant ces tâches sans valeur ajoutée pour l’équipe, nous pouvons nous consacrer sur notre métier : l’accompagnement des entreprises ».

Bénéfices : intégration, mobilité, coûts maîtrisés
Aujourd’hui, la solution CRM Online, adaptée par Likinia aux besoins spécifiques du Havre Développement, satisfait tous les collaborateurs qui l’utilisent au quotidien. La solution facilite la vie de tous les chargés de mission qui passent du temps en déplacement. L’intégration complète du logiciel avec les outils de messagerie leur permet de gagner en productivité en évitant la ressaisie d’informations. D’un point de vue ergonomique, le choix de CRM Online a également été apprécié par les services administratifs. « Les codes Microsoft ont vraiment simplifié l’appropriation et la conduite du changement. Les collaborateurs ont rapidement pris en mains un outil qui s’est avéré intuitif et simple d’accès tout en restant complet », se réjouit Michaël Hufschmitt Lesot.

L’interfaçage avec la base contacts offre un meilleur confort de travail aux chargés de missions qui sont désormais certains d’avoir accès à la bonne information sur le serveur. La solution facilite ainsi la prospection mais aussi la diffusion et le partage d’informations, aussi bien en interne que vers l’extérieur.

L’intégration complète à Office 365 et aux outils de production et de bureautique donne plus de souplesse à tout le monde. A distance, il devient possible de travailler avec sa messagerie Outlook en utilisant une simple connexion internet. Les collaborateurs ont ainsi accès non seulement à leur boîte mail mais aussi à l’ensemble des agendas partagés, ainsi qu’à la base contacts. « Tout est imbriqué, explique Franck Gervais. En travaillant en amont avec les futurs utilisateurs, nous avons cerné et pu répondre au mieux aux attentes de tout le monde ». Le côté flexible et évolutif de CRM Online adossé à Office 365 a séduit aussi bien les utilisateurs que les finances du comité. « En quelques mois, nous avons complètement rentabilisé notre investissement » explique Michael Hufschmitt Lesot.

Au final, CRM Online et Office 365 ont donc permis aux équipes du Havre Développement de gagner en efficacité et en simplicité. Prochaine étape : aller toujours plus loin dans la mobilité en proposant par exemple un vrai mode déconnecté des applications sur les smartphones et les tablettes.

Problématique

  • Mettre en place un CRM capable de répondre aux besoins de mobilité des collaborateurs, tout en maîtrisant le budget.
  • Déployer une solution de CRM imbriquée aux outils de communication.
  • Permettre un accès à l’information de partout et à partir de n’importe quel type de device.

Bénéfices

  • Unicité et centralisation des informations
  • Intégration native avec Microsoft Outlook
  • Partage de l’information facilité en interne
  • Maîtrise budgétaire de la solution