Enfants du Mékong chosit Office 365 pour optimiser la collaboration entre son siège en France et ses volontaires sur le terrain

L’ONG Enfants du Mékong a fait le choix d’Office 365 et de ses solutions de partage et de communication pour optimiser la collaboration entre son siège en France et ses volontaires sur le terrain, répartis dans sept pays d’Asie

Quand on gère près de 700 programmes de parrainage et de développement durable pour plus de 60 000 enfants avec seulement 60 volontaires sur le terrain, il faut pouvoir compter sur des outils de communication performants. C’est pourquoi Enfants du Mékong a choisi Office 365 pour optimiser la collaboration et améliorer ses processus grâce notamment aux calendriers partagés qui jouent désormais un rôle prépondérant au sein de l’ONG.

Témoignage

Organisation non gouvernementale (ONG) fondée en 1958, Enfants du Mékong parraine les enfants démunis pour permettre leur scolarisation dans sept pays du Sud-Est asiatique. L’association a son siège à Asnières (92) où trente collaborateurs travaillent en étroite collaboration avec environ soixante volontaires sur le terrain.

Comme dans la plupart des entreprises, Skype et le courrier électronique ont pris beaucoup d’importance dans les échanges de cette association qui aujourd’hui aurait bien du mal à fonctionner sans, comme l’explique Pierre-Yves Gay, responsable informatique des Enfants du Mékong : « Passer par l’écrit reste plus simple pour nous en raison des problèmes de langue et des décalages horaires entre la France et l’Asie. Nous ne maîtrisons pas toujours parfaitement le langage de nos interlocuteurs et c’est donc plus facile d’utiliser des mails sur lesquels nous pouvons appliquer des outils de traduction que d’essayer d’avoir une discussion au téléphone ».

Gagner en mobilité et partager les calendriers
Equipée des services de base d’une messagerie externalisée, l’ONG rencontrait quelques problèmes liés à la nature de son abonnement. Pour des raisons économiques, Enfants du Mékong avait en effet souscrit une messagerie de type POP (Post Office Protocol), protocole qui prévoit le chargement des messages en local, sur l’ordinateur de l’utilisateur. Or, les collaborateurs de l’ONG se déplacent énormément, y compris entre la France et l’Asie. « En POP, l’accessibilité aux messages est plus complexe à gérer, raison pour laquelle nous souhaitions évoluer vers une messagerie qui nous permettrait de laisser les courriers sur le serveur de façon à ce qu’ils soient consultables de partout, quel que soit l’ordinateur ou le périphérique utilisé, précise Pierre-Yves Gay. De plus, un nombre croissant d’utilisateurs voulait des fonctions avancées de calendrier afin de mieux organiser leurs activités et partager leur planning avec leurs collaborateurs ».

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« Nous découvrons tous les jours de nouvelles raisons d’avoir choisi Office 365 et nous comptons bien les exploiter ! ».
Pierre-Yves Gay, Responsable informatique

Le cloud de Microsoft et Office 365
Très attentive à ses coûts de fonctionnement, l’association n’a pas opté pour une migration vers le plus souple protocole IMAP (Internet Message Access Protocol). « Cette option nous aurait coûté près de 6 000 euros par an, ce qui équivaut au financement du quart d’une école en Asie ! », indique le responsable informatique.

Enfants du Mékong a donc étudié les alternatives avant d’opter pour Office 365. « La seule solution concurrente était trop complexe à mettre en oeuvre, poursuit Pierre-Yves Gay. Son interface était difficile à aborder et aurait nécessité une conduite du changement trop importante. Enfin, elle était également payante. Alors, quand notre prestataire Proxitec nous a parlé du programme de dons de licences Office 365 de Microsoft pour les ONG, nous n’avons pas hésité une seconde ».

Au-delà de l’aspect financier, Enfants du Mékong a surtout apprécié la possibilité de continuer à travailler avec Outlook, client de messagerie auquel ses collaborateurs étaient habitués. L’aspect cloud répondait également à ses exigences, les courriers restant désormais sur un serveur accessible partout dans le monde. Enfin, la richesse fonctionnelle d’Office 365 n’a pas échappé à l’ONG qui prévoit d’en profiter à terme pour mettre en place une véritable plateforme d’échange entre la France et l’Asie.

Une collaboration étendue
La migration des boîtes aux lettres n’a duré qu’une semaine pour le siège ; sur le terrain, en Asie, elle a en revanche pris plus de temps. « Certains volontaires ont réalisé l’opération seuls, accompagnés par nos soins via Skype, précise Pierre-Yves Gay. Pour d’autres, nous avons pris le contrôle à distance et effectué la manipulation pour eux. Globalement, nous n’avons pas rencontré de difficulté particulière ».

Opérationnel depuis décembre 2013, Office 365 a été très bien accueilli par les collaborateurs. « Tout est beaucoup plus simple, affirme Pierre-Yves Gay. Mettre un message d’absence, planifier une réunion, informer sur l’usage du temps et des actions entreprises… chaque volontaire sur le terrain s’est approprié l’outil et particulièrement le calendrier partagé pour optimiser la collaboration et inventer de nouvelles façon de travailler. Au siège, nous avons également innové grâce à cette fonction qui aujourd’hui joue un rôle essentiel dans le recrutement de nos volontaires ». L’ONG recrute en effet environ 60 volontaires par an et doit à cette occasion traiter plus de 450 dossiers de candidatures. Chaque candidat passe trois entretiens avec des personnes différentes ce qui suppose une logistique rigoureuse. Grâce à Office 365, Enfants du Mékong gagne un temps précieux : centralisée, l’organisation repose désormais sur un responsable qui distribue les entretiens aux personnes concernées en fonction des disponibilités affichées sur leur calendrier partagé.

Aujourd’hui, Enfants du Mékong travaille sur la mise en place de bibliothèques documentaires propres à chaque pays en s’appuyant sur SharePoint. L’ONG distribue en effet des documents à ses volontaires pour les aider dans leur travail sur le terrain. Auparavant, ces informations étaient diffusées sur des clefs USB. « Une clef USB s’égare facilement et faire parvenir ces informations à l’autre bout du monde n’était pas toujours très simple. Avec SharePoint, cette gestion va être beaucoup plus simple, note le responsable informatique. Lync est également au programme pour faciliter la communication quand le vocal est envisageable. En résumé, nous découvrons tous les jours de nouvelles raisons d’avoir choisi Office 365 et nous comptons bien les exploiter ! ».

Problématique

  • Mettre en place une plateforme de travail collaborative entre les salariés du siège et les volontaires sur le terrain
  • Fluidifier les échanges sur les différentes opérations par un meilleur accès aux courriers en situation de mobilité et le partage de calendriers

Bénéfices

  • L’accès aux informations en situation de mobilité
  • Des outils de collaboration évolutifs
  • Une solution économiqueUne meilleure planification des ressources