Colis Privé est l’opérateur privé numéro 1 de la livraison de colis au domicile des particuliers. En 2012, Colis Privé, qui emploie 300 collaborateurs, a distribué plus de 25 millions de colis à travers son réseau de 1700 livreurs de proximité, assurant le maillage de tout le territoire national grâce à 18 agences régionales et 9000 relais.
A nouvelle direction, nouveau système d’information ! Tel est le défi qu’a dû relever, il y a moins d’un an, Colis Privé. Spécialisée dans la livraison de colis sur tout le territoire national, cette entreprise a été reprise en mars 2012 par son management et un groupe d’investisseurs privés. La séparation d’avec sa maison-mère l’a contrainte à se doter au plus vite d’une nouvelle infrastructure IT globale. « Il fallait tout à la fois déménager dans de nouveaux locaux, trouver un datacenter, construire un nouveau réseau informatique et téléphonique et assurer la bonne migration de tous nos outils métiers », se souvient Laurent Baillet, directeur informatique de Colis Privé.
Reconstruire toute l’IT sans interruption de service
Le challenge est énorme, car tous les chantiers sont prioritaires ! « Nous avions 4 mois et demi pour devenir autonome sur toute l’IT ». Et l’opération doit être la plus transparente possible pour les 300 collaborateurs du groupe et pour tous les clients. La jeune société, qui a vocation à devenir le transporteur de référence pour tous les commerçants de France, ne veut surtout pas rater son envol. « Dans notre métier, il y a tout le temps des colis à livrer. Et il n’était pas question d’arrêter l’activité de l’entreprise, ne serait-ce qu’une journée », souligne Laurent Baillet.
Aidé par la société STEDIA (spécialiste des missions d’assistance à maîtrise d’ouvrage et de transformation IT), à la DSI, on se retrousse donc les manches pour élaborer une bonne demi-douzaine de cahiers des charges et lancer les appels d’offres correspondants. Trouver une nouvelle messagerie d’entreprise fait partie des priorités. Avec un siège basé à Aix-en-Provence, un hub national près d’Orléans et 18 agences régionales réparties sur tout le territoire, c’est de loin l’application la plus utilisée par les collaborateurs équipés d’un poste informatique. « Garder notre ancien applicatif nous aurait certainement simplifié la tâche pour la récupération de tout l’historique de mails, contacts et agendas. Mais une majorité d’utilisateurs n’étaient pas satisfaits de cette solution et voulaient clairement passer à Exchange, avec Outlook comme client. Il fallait faire un choix ».
La DSI met en concurrence les deux outils. « Nous voulions un service de courrier électronique qui soit le plus simple possible à maintenir et à administrer et qui offre un bon retour sur investissement. Il fallait aussi une solution vraiment intuitive et ergonomique, qui apporte de nouvelles fonctionnalités aux collaborateurs ». Et sur tous ces points, l’offre Microsoft Office 365 dispose d’une sérieuse longueur d’avance. « La messagerie externalisée en mode Cloud de Microsoft s’est vraiment imposée à nous comme une évidence », confie Laurent Baillet.
Une migration réussie vers Office 365 dans le Cloud
Pour l’accompagner sur ce projet stratégique, Colis Privé fait appel à Online Partner. Ce partenaire Microsoft Cloud Accelerate fait partie des tout premiers spécialistes en France des offres en ligne de l’éditeur. Cette spécialisation lui permet d’assister ses clients de bout en bout dans le choix et la mise en œuvre des solutions Microsoft Online Services. « Peu de partenaires disposent aujourd’hui d’une expertise similaire. Et nous sommes encore moins nombreux à être capables d’assurer une migration de Lotus vers Exchange Online », souligne Mathieu Laloux, directeur d'Online Partner.
En raison de sa technicité et des contraintes de planning associées, le projet nécessite une planification rigoureuse et une infrastructure spécifique. « Nous avons utilisé le logiciel de migration des environnements de messagerie de Bynary Tree pour la conversion des mails au format Exchange, puis leur transfert dans Exchange Online ». Une batterie de machines dédiées à la migration, ou « workers » a été installée au sein de l’infrastructure du client pour réaliser et accélérer l’opération. Toutes les archives ont également pu être récupérées, sans perte de données. « Cela représentait tout de même 400 Go de données à injecter dans le Cloud », précise Laurent Baillet.
Vers de nouveaux usages collaboratifs
Amorcée en mai 2012, la migration de toutes les boîtes mail s’est achevée en août. Avec, en prime, une intégration réussie sur tous les téléphones mobiles. Tous les objectifs ont été atteints : « nous avons aujourd’hui une messagerie d’entreprise performante et simple à utiliser. Les collaborateurs sont satisfaits de leur nouvel outil. Et après sept mois d’utilisation, nous n’avons jamais eu d’incident », se félicite Laurent Baillet. Le choix de Microsoft Office 365 a permis à l’équipe IT de Colis Privé de s’affranchir complètement de l’implémentation de serveurs en interne et de leur gestion. « En externalisant la messagerie, nous avons dégagé l’équivalent d’un emploi à temps plein au sein de la DSI. Nous avons ainsi plus de temps pour des projets à valeur ajoutée ou orientés métiers ».
Et, côté utilisateurs, de nouveaux usages collaboratifs commencent à émerger. Grâce à Lync Online, les collaborateurs de l’entreprise peuvent communiquer par chat ou par visio-conférence, en utilisant les fonctionnalités de partage d’écran, de prise en main à distance - pour de la formation, par exemple - ou de mise à disposition de documents de travail. « Quand on a 20 sites sur toute la France, cela permet de réduire les frais de déplacement, mais aussi d’être plus réactif. Et c’est aujourd’hui un atout essentiel pour nous différencier de la concurrence ».
La mise en service prochaine de SharePoint Online devrait, en outre, favoriser le partage de l’information, en interne (échange de procédures, création de référentiels documentaires…), mais aussi avec les nombreux clients et partenaires (transfert de factures, mise en ligne de tableaux de bord qualité, etc.). Et pas question de s’arrêter en aussi bon chemin ! La DSI étudie déjà la possibilité d’équiper la force commerciale avec la suite de gestion de la relation clients Microsoft Dynamics CRM. « Grâce à l’intégration native d’Office 365 dans l’existant IT de l’entreprise, nous pouvons désormais construire un système d’information qui nous correspond vraiment », conclue Laurent Baillet.
