La mairie de Meylan, dans l’Isère, optimise les coûts d’exploitation de sa messagerie avec Exchange Online

La mairie de Meylan, dans l’Isère, optimise les coûts d’exploitation de sa messagerie et s’ouvre de nouvelles perspectives d’évolution avec Exchange Online

Sensibilisée aux avantages du Cloud par son nouveau prestataire, ATN Groupe, la mairie de Meylan décide de migrer sa plateforme de messagerie vers Exchange Online, solution plus économique et offrant de meilleures perspectives d’évolution. Après trois mois de projet, les 500 boîtes aux lettres des agents ont été migrées de façon complètement transparente avec une interruption des services de messagerie de moins d’une heure. Aujourd’hui la mairie se félicite de cette évolution qui a permis à ses collaborateurs de gagner en espace de stockage et en ergonomie.

Témoignage

Située dans le département de l’Isère (38), en région Rhône-Alpes, la ville de Meylan fait partie de la communauté d’agglomération Grenoble- Alpes Métropole, la deuxième métropole de la région après Lyon, qui fédère quelque 440 000 habitants de 49 communes. Parmi les atouts de la Ville, Inovallée, première technopole française, lui confère un rayonnement international.

Pour mener à bien sa mission au quotidien et satisfaire aux besoins de sa population, la Mairie de Meylan gère les services relevant de ses compétences (état civil, scolaire…) en s’appuyant sur des applications spécifiques et des solutions plus traditionnelles, telles que la bureautique et la messagerie électronique.

Réduire les coûts d’exploitation de la messagerie
Très tôt, la mairie a opté pour l’externalisation de ses outils bureautiques, privilégiant l’approche client Web afin de limiter les installations locales et les opérations de maintenance et d’administration sur les postes de travail de ses agents. Le mail s’inscrivant parfaitement dans cette perspective, la Ville a équipé ses agents du client Outlook Web Access (OWA) pour accéder au courrier électronique et gérer un parc de ressources à l’aide des calendriers : salles, flotte de véhicules de la mairie, ordinateurs portables, vélo électriques, etc.
Quoique fonctionnelle, la solution était coûteuse et assez limitée. Aussi, sensibilisée par son prestataire ATN Groupe aux avantages du Cloud de Microsoft, la Ville a décidé d’abandonner sa solution d’externalisation de messagerie au profit d’Exchange Online pour gagner en fonctionnalités et rationaliser ses coûts.

« La bascule s’est faite de manière complètement transparente pour nous, avec une perte d’accès au courrier électronique de moins d’une heure »,
Cédric Job, Responsable informatique

Le Cloud de Microsoft avec Exchange Online

Le projet a duré trois mois, période pendant laquelle ATN Groupe met en oeuvre sa méthodologie de migration pour les près de 500 boîtes aux lettres vers Exchange Online. « ATN Groupe avait anticipé 90 % des contraintes de cette migration et bien préparé le projet en amont, explique Cédric Job, le Responsable informatique de la Ville. Résultat, la bascule s’est faite de manière complètement transparente pour nous avec une perte d’accès au courrier électronique de moins d’une heure ».
 
En janvier 2014, les agents de la mairie de Meylan retrouvaient leurs habitudes, tant au niveau de la gestion des courriers que de la vingtaine de calendriers utilisés pour les réservations de ressources.

« Grâce à Exchange Online nous réalisons une économie de 30% sur le coût de notre messagerie et nous disposons d’une solution offrant un grand potentiel d’évolution »,
Cédric Job, Responsable informatique

Economies substantielles et perspectives d’évolution

« Compte-tenu de notre taille, nous étions un peu réticents à l’idée de travailler avec un grand éditeur comme Microsoft, avoue Cédric Job. Mais nous avons été très agréablement surpris par le support, très réactif, et par la compétence des interlocuteurs qui suivent notre dossier. En soi, cet accompagnement constitue déjà un gain important pour nous ! Parallèlement, nous réalisons une économie de 30 % environ sur le coût de la solution. Enfin, nous avons gagné en stockage et en ergonomie ».

Chaque agent de la Ville dispose en effet désormais de 50 Go pour stocker ses courriers, contre auparavant seulement 100 Go pour l’ensemble des 500 boîtes aux lettres. Equipés de la dernière version d’Exchange, ils ont aussi gagné en ergonomie et ce quel que soit le périphérique utilisé : smartphone, tablette ou PC.

Très satisfaite de cette première étape avec ATN Groupe, la mairie envisage aujourd’hui de mettre en place Lync, pour développer de nouvelles pratiques collaboratives entre les agents, et de profiter du potentiel de SharePoint pour optimiser les fonctionnalités de son intranet.

Problématique

  • Migrer près de 500 boîtes aux lettres vers Exchange Online
  • Ne pas perturber les habitudes des utilisateurs, tant au niveau de la migration que de l’usage
  • Gagner en coût, en stockage et en ergonomie

Bénéfices

  • Un espace de stockage démultiplié : 50 Go par utilisateur, contre 100 Go auparavant pour l’ensemble des 500 boîtes à lettres
  • Une migration simple et transparente pour les utilisateurs
  • Des économies de 30 % sur le budget alloué à la messagerie
  • Des perspectives d’évolution vers plus de collaboration

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