|
|
|
Вебзавод внедрил систему управления материально-техническим снабжением правительства Самарской области
13 ноября 2009 «Если ли у госслужащих все необходимое для работы? От ответа на этот вопрос напрямую зависит их продуктивность. Поэтому совершенствование системы снабжения органов исполнительной власти с помощью АИС способствует более эффективному исполнению ими своих функций». АИС планирования и контроля исполнения материально-технического обеспечения органов исполнительной власти Самарской области помогает эффективно управлять помещениями и материальными ценностями правительства Самарской области. Решение на базе Microsoft Office SharePoint Server 2007 (MOSS 2007) и Microsoft Visio 2007 отслеживает свободные площади в кабинетах, подлежащую списанию оргтехнику, мебель, и т.д. Это значительно ускоряет процесс оформления заявок и повышает эффективность работы департамента управления делами губернатора и правительства Самарской области, осуществляющего эксплуатацию здания. О проекте
Решение автоматизировать процесс подачи и обработки бюджетных заявок в департаменте управления делами губернатора приняли в середине 2008 года. В декабре был организован тендер на разработку и внедрение решения. Победу в нём одержал системный интегратор Вебзавод. Разработка информационной системы стартовала с модуля заявок на выделение свободных площадей и расселение сотрудников. По мере роста в нее были включены другие компоненты — имущество, учет срока службы основных средств и т.д. СитуацияЗдание правительства Самарской области представляет собой большой офисный центр. Функция администратора возложена на департамент управления делами губернатора и правительства. Учет имущества и площадей ? довольно сложная задача. При расселении новых сотрудников необходимо учитывать не только принадлежность кабинетов министерствам, но и нормативы площади, полагающиеся госслужащим в зависимости от занимаемой ими должности. Имущество в кабинетах необходимо списывать и заменять на новое согласно сроку службы. Закупки планируются на год вперед и проходят несколько этапов согласования. До 2009 года департамент решал задачи управления площадями и имуществом здания областного правительства с помощью списков кабинетов и имущества в Word. Это было не всегда удобно. Например, если истекал срок годности принтера, не всегда можно было определить, о каком конкретно устройстве этой модели идет речь, и в каком кабинете это устройство расположено. Любые расчеты площади для размещения новых сотрудников приходилось производить вручную. Не всегда можно было с точностью определить, какие помещения по нормативам перегружены сотрудниками, а где еще можно найти место. Как только появилась возможность автоматизировать процесс, департамент не замедлил ей воспользоваться. РешениеПродукт Microsoft Office SharePoint Server 2007 был выбран в качестве основы информационной системы как наиболее современная и полностью отвечающая требованиям заказчика платформа. После запуска проекта специалисты департамента управления делами губернатора произвели масштабную ревизию и инвентаризацию хозяйства правительства. Каждый кабинет был детально, с учетом выступов в стенах, измерен лазерными дальномерами. Затем в этих кабинетах пересчитали всех сотрудников и учли их должности. Ревизия заняла около трех недель. Её данные вместе с поэтажными планами здания и бухгалтерскими списками основных средств передали специалистам Вебзавода. Информацию загрузили на внутренний портал при помощи скриптов, исполненных в среде PowerShell. В результате на внутреннем портале департамента появился перечень кабинетов с указанием размеров площадей, количества и должностей работающих в них сотрудников. На втором этапе реализации решения программисты Вебзавода работали с графикой. План здания конвертировали из AutoCAD в формат Microsoft Visio и связали со списком кабинетов на внутреннем портале. Получился поэтажный план здания, на котором цветом обозначена принадлежность кабинетов министерствам и наличие в них свободных площадей. Помещения, в которых размеры площади ниже нормативов, помечены красным, кабинеты со свободными площадями — зеленым. Клик по кабинету в Visio показывает его площадь, количество сотрудников и их должности. На последнем этапе Вебзавод подготовил пользовательский интерфейс для уполномоченных сотрудников министерств. В него включили несколько типов заявок:
Для быстрого доступа к информационной системе ярлыки со ссылкой на внутренний портал поместили на рабочий стол уполномоченных сотрудников во всех подразделениях областного правительства. Когда техническая часть решения была завершена, специалисты компании Вебзавод произвели обучение сотрудников департамента и министерств. Преимущества
Информационная система ускоряет процедуру подачи заявок на материально-техническое обеспечение. Уполномоченному сотруднику достаточно разместить заявку в системе ? и уведомление об этом сразу же поступает в департамент управления делами губернатора. Заявка и дата ее получения фиксируются. С помощью поэтажных планов, разработанных дополнительных компонентов для Visio и связанной базы данных в SharePoint можно за несколько секунд найти недозагруженные помещения для расселения новых сотрудников. Фильтр «На списание» позволяют получать информацию о точном расположении основных средств с истекающим сроком службы. Упрощён контроль работы подчиненных. Сортировка заявок показывает, какие уже выполнены, а какие находятся в работе. Основные преимущества новой автоматизированной системы:
В будущем система может быть дополнена модулями, позволяющими поэтапно отслеживать прохождение заявок. Интеграция с базами иных служб, участвующих в поставках для правительства, обеспечит полную автоматизацию процесса. Продукты Microsoft
Microsoft Office SharePoint Server 2007 |
