Примеры внедрения технологий Microsoft

Конверты и официальные письма прежде мы готовили вручную. Однообразная работа отнимала большое количество времени. Теперь, когда у нас есть автоматизированная система, достаточно загрузить текст письма в текстовый редактор, а пачку бланков — в принтер, и можно заняться решением следующей задачи - печать пойдет в автономном режиме

Вадим Суслин, главный специалист управления машиностроительного комплекса министерства промышленности и энергетики Самарской области

Автоматизированная информационная система предприятий Самарской области освободила специалистов областного министерства промышленности и энергетики от каждодневной рутинной работы при подготовке рассылок. Личные обращения к директорам в шапках официальных писем и адреса предприятий на конвертах после внедрения решения печатаются автоматически.

Теперь данные о предприятиях постоянно доступны через внутренний портал и выводятся всегда в самой последней версии. Система фильтров позволяет делать выборку из списка по заданным критериям, что упрощает анализ промышленного комплекса и составление отчетов.

Ситуация

«	Решение о внедрении было принято молниеносно	»
	Вадим Суслин главный специалист управления машиностроительного комплекса министерства промышленности и энергетики Самарской области

До 2007 года справочник предприятий Минпромэнерго Самарской области представлял собой обычную таблицу в файле MS Word. В электронном документе можно было произвести быстрый поиск предприятия и оперативно внести правки, но для эффективной работы этого недостаточно.
Минпромэнерго постоянно поддерживает связь с заводами: направляет запросы для сбора информации, рассылает уведомления и приглашения на мероприятия областного правительства. Большая часть официальных писем отправляется по почте, поэтому на специалистов ложится обязанность делать «шапки» с обращениями «Уважаемый Иван Иванович» и писать адреса на конвертах.
Управление нефтехимического комплекса легко справлялось с небольшим числом закрепленных за ним крупных предприятий. А управление машиностроительного комплекса, в ведении которого находится более сотни заводов разного масштаба, тратило на каждую рассылку целый рабочий день. Специалисты министерства нуждались в функционале баз данных: возможности производить выборки предприятий по отраслям, оставлять комментарии, отслеживать последнюю версию документа и т. д.

Идея автоматизации базы данных возникла именно в управлении машиностроительного комплекса. Главный специалист управления Вадим Суслин рассказывает, что после появления идеи решение о внедрении информационной системы было принято молниеносно. Исполнителем проекта стал системный интегратор Вебзавод.

Решение

«	80 процентов функционала удалось реализовать за счет стандартных настроек	»
	Игорь Филиппов руководитель проектов компании Вебзавод

Министерство с самого начала четко определило задачу и рамки решения, что и определило выбор технологии. Игорь Филиппов, руководитель проекта, компания Вебзавод: «Заказчик предоставил готовую инфраструктуру - сервера с развернутым порталом Microsoft SharePoint. Одновременно поставили условия: сжатые сроки реализации, максимальное использование стандартных средств, не прибегая к программированию».

Значительную часть проекта специалисты Вебзавода выполнили еще до конца года 2007 года. Данные о предприятиях из Word были конвертированы в списки SharePoint, а затем портал интегрировали со средствами Microsoft Office: Access и Word. В ходе дальнейшей доработки решения в справочник добавили новые модули и поля. Например, появилась карточка инновационного проекта.

Как поясняет Игорь Филиппов, система Microsoft Office и SharePoint настолько гибкая, что 80 процентов функционала удалось реализовать за счет стандартных настроек. Благодаря этому специалисты Вебзавода смогли выполнить техническое задание оперативно и без каких-либо традиционных для новых решений сложностей: отладки программы, обучения сотрудников новому интерфейсу. В министерстве система быстро вошла в обиход. Сотрудники были заинтересованы и начали ее использовать сразу же после окончания проекта.

Рисунок 1

Рисунок 3

Рисунок 3

Преимущества

Информационная система промышленных предприятий Самарской области обладает расширенным функционалом. Она позволяет:

• осуществлять доступ к самой свежей информации справочника с любого компьютера в сети министерства;
• производить выборку предприятий по определенным критериям (например, производителей станков);
• экспортировать список выбранных заводов или проектов в текстовый редактор Word в виде таблицы, что удобно для составления отчетов и печати перечня гостей мероприятий;
• выделить нужные заводы в списке, а затем распечатать для них именные письма и конверты (все данные об адресах и ФИО директоров выгружаются в Word автоматически).

В основном специалисты Минпромэнерго используют функцию печати индивидуальных писем и конвертов, так как она экономит время и усилия, увеличивает скорость подготовки рассылок.

Продукты Microsoft

Microsoft Office SharePoint Server 2007
Microsoft Office 2007