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Trabajo a distancia, beneficios cercanos

En un mundo globalizado y con las economías interconectadas, la subcontratación y la deslocalización se originaron como un conjunto de medidas para recortar los costos. Pero ese movimiento destapó otro fenómeno: la eficiencia de los equipos de trabajo dispersos, hoy indispensables para trabajar en conjunto, asociarse y colaborar las 24 horas.

Antiguos conceptos como el control de horas o el estricto día laboral de 9 a 18 comienzan a formar parte de un conjunto de nociones respecto del empleo que han quedado en el pasado y que van siendo desplazadas por una nueva concepción de sistemas laborales. La aparición de una serie de factores tecnológicos, medioambientales y económicos está contribuyendo a un despliegue de condiciones que explican por qué métodos como el teletrabajo y las tecnologías que lo sustentan han comenzado a ganar adeptos en la mayoría de las pequenas y grandes empresas.

El teletrabajo nació como una forma de proporcionar planes flexibles a los trabajadores de la información, reducir la congestión del tráfico y los viajes de negocios y hacer frente a la falta de espacios de oficina. Entre dichas causas se encuentra la mayor toma de conciencia del impacto ambiental que los viajes representan, seguida del incremento incontrolado de los costos energéticos y de los combustibles. Afortunadamente, ahora se cuenta con una serie de nuevas tecnologías nucleadas bajo el término de comunicaciones unificadas (UC, según sus siglas en inglés), que proporcionan una completa alternativa al flujo de trabajo de las organizaciones.

Los 4 básicos del trabajo remoto

La implementación del teletrabajo requiere un conjunto de tecnologías básicas, como es el acceso seguro y de alta velocidad a Internet para poder abordar la información clave de la organización. Para esto se requiere una conexión de banda ancha a Internet, seguridad de datos a través de los algoritmos de cifrado en las aplicaciones o conexiones VPN y capacidad para otorgar acceso remoto transparente a los mismos recursos que se utilizan en la oficina: correo electrónico, uso compartido de archivos y flujo de trabajo.

Por otro lado, es necesario contar con un teléfono de trabajo, preferentemente con una conexión lógica al sistema PBX de la organización para que funcione como un número de la oficina. Algunas organizaciones utilizan teléfonos de software
VoIP basados en PC, que permiten obtener acceso al
sistema de telefonía de la organización mediante auriculares conectados al equipo y a través de una conexión a Internet, sistema por el cual la organización no abona una línea de teléfono adicional.

Otra herramienta interesante es el acceso a videoconferencias para participar en las reuniones y colaborar en documentos, presentaciones y otras ideas visuales con los companeros de trabajo y personas externas a la organización, con funciones como el uso compartido de aplicaciones, pizarras, herramientas de administración mejoradas, capacidad para distribuir materiales de las reuniones y grabar o reproducir las sesiones.

Y para completar el set de recursos básicos para el trabajo a distancia, las organizaciones mencionan la mensajería instantánea como un fundamental para mantener un contacto directo con los companeros de trabajo. Esta tecnología fue adoptada rápidamente por los usuarios empresariales que necesitan formar equipos independientemente de su ubicación geográfica, y es hoy una herramienta esencial para el trabajo remoto.


Empleados felices, mayor productividad
La consultora Wainhouse Research entrevistó a directivos de organizaciones y a personas de recursos humanos que utilizan comunicaciones unificadas en empresas principalmente grandes de América del Norte, Europa, América del Sur y Asia-Pacífico y afirma que “el teletrabajo se está integrando como una práctica aceptada, junto con las aplicaciones móviles, en las pequenas y grandes empresas”.

Existen varias ventajas en la adopción de programas de teletrabajo. Entre ellas, se encuentra la reducción en las inversiones inmobiliarias tradicionales y en los espacios de oficina infrautilizados, con la correspondiente disminución de costos energéticos, operativos y de mantenimiento; una
mayor productividad global gracias a una disponibilidad de 24 horas al día, los 7 días de la semana, lo que da lugar a tiempos de comercialización más cortos y una mayor agilidad; retención del talento de los empleados a causa de una mayor satisfacción laboral que permite fijar su propio horario fuera de la jornada laboral tradicional para equilibrar su vida laboral con la personal; menor tiempo de inactividad en general por razones de tráfico, tiempo o enfermedad; menores costos de desplazamiento; mayor capacidad para hacer frente a las situaciones de crisis gracias a una mejor continuidad del trabajo de la empresa.

Según una encuesta realizada por Harris Interactive para Microsoft, de 153 directivos de empresas, la mitad (53%) de las organizaciones encuestadas aplica una política de reducción de desplazamientos y tres de cada diez de las restantes planean implementarla en los próximos meses. Una cantidad de empresas similar aplica políticas de reducción de las emisiones de carbono, y un porcentaje de éstas prevé utilizar las videoconferencias como parte de sus programas de reducción de la contaminación.

Debidamente implementado, el teletrabajo puede introducirse en las organizaciones y mejorar su rendimiento de numerosas maneras, dando lugar a una mayor rentabilidad, productividad y equilibrio entre la vida laboral y personal de los empleados para obtener una mayor retención.