Hätten Sie schon einmal gern einen Blick in den Kalender eines Kollegen geworfen, um zu sehen, ob und wann dieser Kollege Zeit für eine Besprechung hat?

Wenn Sie einen webbasierten E-Mail-Service wie Microsoft Hotmail oder einen standardmäßigen E-Mail-Service von einem Internet Service Provider verwenden, ist dies kaum möglich.

	Tipp Outlook Web Access ist ein E-Mail-Programm, das im Internet Explorer (IE), - das ist der Browser auf Ihrem Computer - ausgeführt wird. Mit den neueren Versionen des Internet Explorer können Sie die Vorteile der integrierten Funktionen in Outlook Web Access nutzen. Setzen Sie Internet Explorer 5.01 oder höher ein, um die vielseitigen Werkzeuge für E-Mail und Messaging zu verwenden, die in Outlook Web Access verfügbar sind.

Auch kleine Unternehmen, die Exchange Server 2003 einsetzen, können die innovativen Funktionen zur gemeinsamen Verwendung von Nachrichten und Informationen durchaus nutzen. Exchange ist ein E-Mail-Serverprogramm, das mit Microsoft Windows Small Business Server 2003 geliefert wird. Beide Programme können auf dem gleichen Computer ausgeführt werden, so dass keine zusätzlichen Hardwarekosten anfallen.

Sechs Gründe, warum es vorteilhaft ist, einen eigenen E-Mail-Server zu betreiben
Der Gedanke, einen eigenen E-Mail-Server zu betreiben, ist Ihnen vielleicht nicht ganz geheuer. Wenn Sie jedoch vorhaben, Windows Small Business Server 2003 zu implementieren, sollten Sie auf jeden Fall die Exchange-Funktion nutzen. Im Folgenden finden Sie sechs gute Gründe hierfür.

1. Erweiterte Kalenderfähigkeiten: Exchange bietet erweiterte E-Mail-Funktionen, die wiederum die Produktivität erhöhen können. So können Sie zum Beispiel Kalender von Mitarbeitern nebeneinander anzeigen und prüfen, wann diese Zeit für Besprechungen haben.



2. Zugriff auf Ihre E-Mails über das Internet: Exchange ermöglicht es Benutzern, über das Internet mit Hilfe von Outlook Web Access (OWA) auf E-Mails, Terminpläne und Kontakte zuzugreifen. Outlook Web Access ist ein E-Mail-Programm, das mit Exchange geliefert wird und in Ihrem Browser ausgeführt wird. OWA ähnelt im Konzept dem beliebten Hotmail-Dienst, verfügt allerdings über die Oberfläche, die Benutzerführung und zahlreiche Funktionen von Outlook 2003. Dank OWA kann sich ein mobiler Benutzer, der mit tragbaren Geräten wie einem Laptop oder einem Handy ausgestattet ist, bei Ihrem Exchange-Server mit einem Benutzernamen und Kennwort jederzeit von einem beliebigen Ort anmelden.



3. Einfache Installation und Sicherheit: Die Installation von Exchange ist einfach und funktioniert mit Hilfe der Assistenten für die Konfiguration der E-Mail-Einstellungen und für den Internetzugang. Letztere sind im Windows Small Business Server integriert. Mit dem Assistenten kann Windows Small Business Server so eingerichtet werden, dass Internetbenutzer auf Outlook Web Access und die interne Webseite Ihres Unternehmens zugreifen können. Ebenfalls integriert ist die Unterstützung für Secure Sockets Layer (SSL), um die Verbindung vor Hackern zu schützen. Mit dem Assistenten können Sie zudem die Firewall-Dienste einrichten, mit denen Sie Hacker und andere Eindringlinge abwehren.



4. Unternehmensweite Kontrolle über Junk-Mails: Mit Exchange können Sie Werbemüll herausfiltern, bevor dieser bei Ihren Mitarbeitern landet. Sie können E-Mails filtern mit Hilfe von Listen mit blockierten Absendern, die Ihnen als Absender von Werbemüll bekannt sind. Darüber hinaus können Sie Viren und Würmer abwehren, die in E-Mail-Anhängen übertragen werden. Hierfür richten Sie die Filter so ein, dass eingehende Nachrichten auf bestimmte Typen von Anhängen überprüft werden. So können Sie die PCs im ganzen Unternehmen schützen.



5. Gemeinsamer Zugriff auf Informationen dank öffentlicher Ordner: Mit Exchange können Sie Kalender gemeinsam für Outlook 2003 und Outlook Web Access (OWA) verwenden. Sie haben weitere Optionen zur gemeinsamen Nutzung von Informationen, wenn Sie OWA einsetzen. Mit OWA können Sie öffentliche Ordner erstellen, in denen Sie E-Mail-Nachrichten, Dokumente oder andere Dateien speichern können. Hier lassen sich Informationen hinterlegen. Mitarbeiter in Ihrem Unternehmen können dann auf diese zugreifen und sie bearbeiten.



6. Integrierter Datenschutz: Ein Problem, das auftritt, wenn man einen eigenen E-Mail-Server hat, ist der Schutz von E-Mail-Nachrichten und anderen Dateien, die auf dem Server gespeichert werden. Es muss möglich sein, diese Dateien im Falle eines Serverausfalls oder einer Katastrophe wiederherzustellen. Hier kommt der Sicherungsassistent von Small Business Server ins Spiel. Dieser unterstützt Sie dabei, Ihre Server einfach zu sichern, und führt Sie durch den Wiederherstellungsprozess. Wenn Sie Outlook 2003 mit Exchange verwenden, können Sie den Datenschutz noch weiter ausbauen. Mit Outlook können Sie und Ihre Mitarbeiter E-Mail-Nachrichten von Ihrem Exchange-Server auf die PCs kopieren. Dies wird über eine Outlook-Funktion realisiert, die Exchange und lokale PC-Dateien automatisch synchronisiert. Mitarbeiter verfügen so stets über eine aktuelle Kopie aller E-Mails auf ihren PCs.

Es klingt vielleicht etwas aufwendig, einen eigenen E-Mail-Server mit Exchange Server 2003 einzusetzen. Doch mit den Assistenten von Windows Small Business Server werden Sie durch die einzelnen Arbeitsschritte geführt. Und es ist die weitaus schlechtere Wahl, auf die Vorteile bei der Kommunikation und die gesteigerte Produktivität zu verzichten, nur um sich diesen Arbeitsaufwand zu sparen.