Das Internet ist mittlerweile für die Geschäftskorrespondenz unverzichtbar. Jeden Tag gehen bei den Unternehmen mehrere Milliarden E-Mails ein. Sogar rund 60 Prozent aller kritischen Geschäftsdaten werden heutzutage per elektronischer Post übertragen.

Doch so lebensnotwendig das Internet heute auch für Unternehmen ist, es birgt leider viele Gefahren. Der Inhalt von E-Mails wurde beispielsweise in zahlreichen Gerichtsurteilen als Beweismaterial verwendet. Und, was viele gar nicht wissen: Wenn Sie eine E-Mail löschen, ist das meist nicht unwiederbringlich. Sie kann in der Regel wiederhergestellt werden. Also Vorsicht: E-Mails, die Sie speichern, können Ihnen schaden. E-Mails, die Sie löschen, können Ihnen immer noch schaden.

	Tipp Office Outlook 2003 bietet die Funktion Standardnachrichten im Nur-Text-Format lesen. Das ist besonders nützlich, wenn Sie sich durch Viren oder andere schädliche Skripts bedroht fühlen, die per E-Mail im HTML- oder Rich-Text-Format an Sie geschickt werden. Wenn Sie E-Mail-Nachrichten im Nur-Text-Format lesen, können Sie verhindern, dass Outlook 2003 diese Formate ausführt.

E-Mail-Richtlinien und geeignete Software bieten Schutz
Mit E-Mail-Richtlinien für Ihre Mitarbeiter und einer leistungsstarken Software können Sie sich vor Unannehmlichkeiten, Diebstahl von Geschäftsgeheimnissen, Umsatz- und Produktivitätsverlusten et cetera schützen.

Wie zahlreiche Experten betonen, ist ein Computer erst dann wirklich sicher, wenn er ausgeschaltet ist. In einer Firma ist das jedoch nicht möglich.

Mit Hilfe intelligenter Strategien und Richtlinien für die Verwaltung von E-Mails können Sie jedoch schon vorab Ärger abwenden. Ratsam ist beispielsweise eine Richtlinie, die vorgibt, welche E-Mails gespeichert und welche gelöscht werden sollen. Darüber hinaus ist es wichtig, Software einzusetzen, die Ihre interne und externe Kommunikation schützt.

Zuerst sollten Sie klären, wie E-Mails gespeichert werden müssen, die Sie als wichtige Geschäftskorrespondenz einstufen. Dies ist besonders wichtig, wenn Sie Informationen wie Verträge und Unternehmensrichtlinien per E-Mail verschicken oder empfangen. Können Sie derzeit schnell auf bestimmte Informationen zugreifen, die nach Datum, Absender/Empfänger oder Betreff sortiert sind? Falls nicht, sollten Sie sich überlegen, ob Sie nicht künftig E-Mails per automatischer Archivierung ablegen sollten.

Software, mit der Sie regelmäßig Ihre E-Mail-Ablage organisieren, macht das Leben leichter und sicherer. Microsoft Office Small Business Edition 2003 ist auf die Anforderungen von Geschäftsinhabern und Mitarbeitern kleiner und mittelständischer Betriebe zugeschnitten. Mit Hilfe des bereits bekannten, nun deutlich verbesserten Programms Outlook 2003 können Sie Ihre E-Mail-Flut täglich viel einfacher verwalten. Das Programm bietet zum Beispiel folgende Features:

• Suchordner, mit denen Nachrichten nach Absender, Datum oder Unterhaltungsthemen gruppiert werden können.



• Junk-E-Mail-Filter, die benutzerspezifisch auf verschiedene Stufen eingestellt werden können.



• Eine Liste mit sicheren Absendern, dank derer Sie nur Nachrichten von bestimmten Absendern empfangen.



• Eine Liste mit blockierten Absendern, dank derer Nachrichten, die von diesen Absendern geschickt werden, automatisch als Junk-Mails eingestuft werden. Mit dieser Funktion können Sie auch unerwünschte Anhänge und große Dateien von Absendern blockieren, die sich nicht auf Ihrer Liste sicherer Absender befinden.

Outlook 2003 mit Business Contact Manager ist zwar vor allem für die Geschäftskommunikation konzipiert, kann aber auch als Organisationswerkzeug verwendet werden. Mit Business Contact Manager können Benutzer E-Mails, Termine, Notizen und bestimmte Aufgaben automatisch Geschäftskontakten zuordnen.

Je weniger Junk- und unerwünschte E-Mails Sie erhalten, desto besser. Selbstverständlich ist auch, dass gut organisierte Datensätze einfacher zu schützen sind.

Gerade für kleine und mittelständische Unternehmen, die nicht über den Etat großer Firmen verfügen, wirkt sich eine schlechte Verwaltung und Organisation von E-Mails am schlimmsten aus.

So minimieren Sie Risiken
Eigentümer oder Manager von kleinen und mittelständischen Unternehmen können Risiken minimieren, wenn sie deutlich formulierte und umsetzbare Richtlinien, wie mit E-Mails umgegangen werden soll, festlegen. Nicht akzeptabel sind beispielsweise E-Mail-Inhalte, die beleidigend, unangemessen, strafbar oder in irgendeiner Weise schädlich für Ihr Unternehmen sind. Ihren Mitarbeitern sollte bewusst sein, dass eine E-Mail wesentlich mehr als nur ein Plauderstündchen bedeuten kann.

Wenn Sie die Arbeitsplätze Ihrer Mitarbeiter überwachen möchten, sollte dies deutlich in den Richtlinien angeführt werden. Das heißt, Sie sollten Ihre Mitarbeiter davon unterrichten, ob und warum deren Aktivitäten überwacht werden. Einige Unternehmen führen in den Richtlinien nicht an, ob Mitarbeiter Firmengeräte verwenden dürfen, um private Geschäfte im Internet durchzuführen. Andere Firmen verbieten dies ausdrücklich.

Sie sollten Ihre E-Mail-Richtlinien regelmäßig überarbeitet. So können Sie sicherstellen, dass diese mit den aktuellen Unternehmensbestimmungen oder -satzungen konform sind.

Nutzen Sie Software, um Ihre Kommunikation zu schützen
Die Software, die Sie in Ihrem Unternehmen verwenden, sollte Ihre interne und externe Internetkommunikation und somit Ihr Unternehmen schützen. Die meisten Programme für Unternehmen enthalten unterschiedliche Sicherheitsebenen und Vertraulichkeitsfunktionen, Firewalls, Junk-Mail-Filter und Ähnliches.

Microsoft Office Small Business Edition 2003 bietet zwei wichtige Funktionen, die für Schutz sorgen. Für den Anwender ist es nicht sehr aufwendig, diese Funktionen einzurichten. Verschlüsselung und digitale Signaturen sorgen dafür, dass Unberechtigte keinen Zugriff auf elektronische Korrespondenz erhalten oder diese beeinträchtigen können:

• Mit der Verschlüsselungsfunktion werden übertragene Daten verschlüsselt, um einen unbefugten Zugriff zu verhindern. Die Daten kann lediglich der Empfänger lesen. Diese Funktion lässt sich in Outlook einfach ein- und ausschalten.



• Outlook unterstützt darüber hinaus digitale Signaturen. Durch diese wird eine Nachricht authentifiziert. Die Identität des Absenders wird durch eine Art elektronische Identifizierungsplakette beglaubigt.

Die Small Business Edition ist besonders attraktiv, weil sie einerseits für das Geschäft nützliche Funktionen sowie Verschlüsselung und digitale Signaturen bereitstellt und andererseits die altbekannte Office-Oberfläche bietet. Das Programm ermöglicht darüber hinaus, E-Mails, die durch das Microsoft-Programm Information Rights Management (IRM) geschützt wurden, zu lesen und, mit ausdrücklicher Genehmigung, zu verändern.

Richtlinien für die Kommunikationsverwaltung, gut organisierte Informationen und flexible, benutzerfreundliche Software mit zahlreichen Funktionen sorgen dafür, dass Sie Ihr Unternehmen optimal verwalten und schützen können.