Von Christopher Elliott

Vertrauenswürdige Informationen können Ihre nächste Geschäftsreise erleichtern oder erschweren. Sie können entscheidend dazu beitragen, ob sie eine Kundenbeziehung ausbauen können oder Unternehmensdaten auf dem aktuellen Stand halten können.

Anders ausgedrückt: Sie sind darauf angewiesen, auf Ihre PC-Daten zugreifen zu können. Umfragen des britischen Markforschungsunternehmens Continental Research haben ergeben, dass 25 % aller Geschäftsreisenden gern auf interne Unternehmenssysteme zugreifen möchten. Der Grund dafür liegt auf der Hand: Verfügt man über die neuesten Informationen, steht der Produktivität nichts mehr im Weg.

Da Informationen einen starken Einfluss auf den Erfolg Ihrer Geschäftsreise haben, habe ich die nachfolgend aufgeführten Schritte zusammengestellt, damit Sie beim Reisen nicht auf eines Ihrer wichtigsten Gepäckstücke verzichten müssen: Daten. Lassen Sie sich das von jemandem sagen, der schon einmal das Büro verlassen hat, ohne seinen Laptop mit dem PC zu synchronisieren, der die Arbeit mehrerer Tage verloren hat, weil er kein Sicherungssystem installiert hatte und der sogar Kunden verloren hat, weil er die Bedeutung guter, zuverlässiger Informationen vollkommen unterschätzt hat.

	TIPP: Unabhängig davon, ob Sie sich im Büro oder auf Reisen befinden, können Sie die Windows XP Professional-Funktion für die Remote-Unterstützung nutzen, wenn Sie Probleme mit Ihrem Computer haben. Durch die Remote-Unterstützung können der Computer einer anderen Person und Ihr Computer verbunden werden, um Probleme zu beheben. Klicken Sie zur Verwendung der Remote-Unterstützung im Menü Start auf die Option Hilfe und Support. Klicken Sie auf die Option, über die ein Freund mit Hilfe der Remote-Unterstützung eine Verbindung zu Ihrem Computer herstellen kann und befolgen Sie die Bildschirmanweisungen.

Begehen Sie nicht die selben Fehler wie ich. Im Folgenden werde ich Ihnen berichten, was ich während meiner beruflichen Laufbahn im Außendienst so alles über Computerdaten gelernt habe:

1. Beginnen Sie jede Geschäftsreise mit dem Synchronisieren. Es ist ziemlich einfach, dafür zu sorgen, dass der PDA (Personal Digital Assistant) über dieselben Daten wie der PC verfügt. Normalerweise stecken Sie dazu den Handheld-Computer einfach in die Docking-Station ein und die Daten der beiden Geräte werden vom Computer synchronisiert. Dadurch stehen auf beiden Geräten dieselben Informationen zur Verfügung. Das Synchronisieren zweier PCs ist etwas komplizierter. Ich habe alle möglichen Synchronisierungstools ausprobiert (auch das des Betriebssystems meines Computers), musste jedoch feststellen, dass manche etwas kompliziert sind. Es lohnt sich aber auf alle Fälle, sich an diese Tools zu gewöhnen, weil Sie auf Reisen bestimmt froh sein werden, Ihren Laptop aktualisiert zu haben.

2. Tragen Sie einen USB Stick bei sich, der alle Daten enthält. USB Sticks, die in den Laptop gesteckt werden können, sind für die Integrität Ihrer Daten von größter Wichtigkeit. Da einige dieser Sticks inzwischen bis zu 5 Gigabyte an Daten fassen können, lassen sich problemlos alle wichtigen Dateien speichern. Andrew Steele, ein Medienberater für gemeinnützige und Wohltätigkeitsorganisationen, macht regelmäßig eine Sicherungskopie seiner Daten auf einen USB Stick. Erst kürzlich konnte er dadurch eine Geschäftsreise retten. „Das Netzteil meines Laptops ging kaputt", erinnert sich Herr Steel. „Aber selbst als der Akku des Laptops zur Neige ging, konnte ich ohne peinliche Situationen weiterarbeiten – auf einem geliehenen Computer."

3. Bleiben Sie mit dem Büro in Kontakt. Es werden mehrere nützliche Anwendungen für Remote-Verbindungen angeboten, mit denen Sie aus der Ferne eine Verbindung zu Ihrem Computer oder zum Netzwerk herstellen können. Dazu zählen GoToMyPc, PCAnywhere und das Remote-Desktop-Tool, das im Windows XP Professional-Betriebssystem integriert ist. Ich verwende diese Anwendungen gern, weil Sie mir die Möglichkeit geben, mir die Informationen nachträglich zu besorgen, die ich vor der Reise nicht synchronisiert habe. Der größte Nachteil dieser Programme besteht darin, dass sie für gewöhnlich langsam sind – vor allem bei Verwendung einer DFÜ-Verbindung. Für das Herunterladen großer Datenmengen eignen sie sich daher eher nicht. Wenn Sie jedoch vor Ihrer Reise nicht zum Synchronisieren gekommen sind, sind sie Ihr Lebensretter.

4. Sammeln Sie Informationen und sichern Sie diese. Geschäftsleute sind auf Reisen immer fleißig damit beschäftigt, Visitenkarten und Quittungen zu sammeln sowie neue Verkaufschancen zu erschließen. Gelangen diese Informationen aber auch immer aus der persönlichen Ablage auf den PDA bzw. Laptop oder zurück ins Büro? Dies ist leider nicht immer der Fall. Glauben Sie mir, ich habe diesbezüglich schon so Einiges erlebt. Auf meinen ersten Geschäftsreisen war meine Quittungsverwaltung so miserabel, dass mehrere Kreditkartenbelege einfach verschwanden und ich dadurch letztendlich Geld verlor, weil mir die Ausgaben nicht erstattet werden konnten. Glücklicherweise gibt es Produkte, mit denen gleich beim Entstehen von Ausgaben Ausgabenberichte erstellt werden können.

5. Seien Sie bereit, auch mal Papier zu verwenden. Dieser Ratschlag ist so offensichtlich, dass wir ihn manchmal schon gar nicht mehr als Alternative in Erwägung ziehen. Wir sind so daran gewöhnt, PCs, Telefone und PDAs zu verwenden, dass wir ganz vergessen, dass man die Informationen auch ganz einfach aufschreiben könnte. Meine Partnerin fand es immer äußerst lustig, wenn ich vor einer Geschäftsreise die Namen und Adressen der Personen, die ich zu besuchen hatte, ausdruckte. Weshalb Papier, wenn doch alle Informationen auf dem Computer gespeichert sind (und auch noch eine Sicherungskopie auf dem Memory Stick vorhanden ist)? Na ja, es gibt noch immer einige Dinge, die man mit Papier machen kann, mit einem PC jedoch nicht. Zum Beispiel kann man Papier auch ohne Akkus lesen. Gingen die Akkus meines Laptops zur Neige, konnte ich immer noch meine Aufzeichnungen verwenden.

Als ich im Hinblick auf Geschäftsreisen noch ein Anfänger war, wäre ich froh gewesen, wenn mir ein erfahrener Kollege diese einfachen Tipps zu Informationen gegeben hätte. Dadurch hätte ich Zeit und Geld gespart und vielleicht sogar meine Aufgaben erfolgreicher erfüllt. So musste ich jedoch viele Jahre lang selbst Erfahrungen sammeln und habe dabei auch ein paar Kunden verloren ... Dafür kann ich Ihnen jetzt aber diese fünf Tipps ans Herz legen. Ich hoffe, dass sie Ihnen auf Ihrer nächsten Geschäftsreise so manche Probleme ersparen werden.