Wer von unterwegs auf Geschäftsanwendungen und Office-Dokumente zugreifen kann, spart Zeit und Geld.

Wer sich gegen Konkurrenz behaupten will, muss schneller, besser und flexibler sein als andere. Als Freiberufler oder Inhaber eines kleinen Unternehmens haben Sie wahrscheinlich auch schon die Erfahrung gemacht, dass Kunden zufriedener sind, wenn Sie und Ihre Mitarbeiter jederzeit persönlich erreichbar sind – am besten nicht nur telefonisch, sondern auch per E-Mail.

Das Thema „Mobiles Arbeiten“ gehört deshalb zu den Top-Trends im Geschäftsleben. Die Vorteile mobiler Lösungen liegen auf der Hand: Wenn beispielsweise ein Handwerksmeister beim Kunden vor Ort digital in seinem Lager, in seiner Lagerbuchhaltung prüfen kann, ob das erforderliche Ersatzteil vorhanden ist oder bestellt werden muss, bringt das Zeitvorteile. Oder wenn er in seiner Kundendatei, seinem Kundenmanagementsystem nachsehen kann, wann die Heizung das letzte Mal gewartet und welches Problem behoben wurde, dann fühlt sich der Kunde gut betreut − ein Service, der zum Wettbewerbsvorteil wird. Gleichzeitig wird die Verwaltungsarbeit einfacher: Kundeninformationen können schon während des Gesprächs oder direkt im Anschluss an den Kundenbesuch in der Firmendatenbank eingeben gegeben werden. Es müssen keine Papierformulare mehr ausgefüllt werden, deren Daten später wieder ins System eingetippt werden müssen.

Mobiles Arbeiten bedeutet heute, dass Sie und Ihre Mitarbeiter von unterwegs Zugriff auf alle Informationen haben, die Sie für die tägliche Arbeit benötigen. So können Wartezeiten sinnvoll nutzen, indem Sie beispielsweise die neuen Excel-Listen zu den Verkaufszahlen durchlesen, Briefe an Geschäftspartner aufsetzen und Ihrer PowerPoint-Präsentation, die Sie gleich beim Kunden halten werden, den letzten Schliff geben.

Um all dies einfach erledigen zu können, benötigten Sie ein Notebook oder einen Tablet PC. Leichter und handlicher geht es mit modernen Taschencomputer, so genannte Personal Digital Assistants (PDA): Ausgestattet mit einem modernen Betriebssystem erlauben sie einen ähnlichen Funktionsumfang wie ein ausgewachsener Computer. Unterwegs haben Sie noch einen zusätzlichen Vorteil: In Verbindung mit GPS-Maus und entsprechender Software werden PDAs zu Navigationssystemen, mit denen Sie leicht den direkten Weg zu Ihren Kunden finden.

Ein Server macht den Remote-Zugriff möglich

Unterstützung bei der „Mobilmachung“ Ihrer Mitarbeiter bekommen Unternehmen von Microsoft-Software: Wenn Firmen mit dem Windows Small Business Server 2003 arbeiten, können sie nicht nur Daten zentral ablegen, sondern auch per Fernzugriff diese Informationen abrufen. Der so genannte Remote Web Workplace, der in der Server-Software integriert ist, ermöglicht es, dass autorisierte Benutzer via Internet auf den zentralen Firmenrechner zugreifen können. Mobile Anwender bekommen dabei Unterstützung von Assistenten.

Damit Sie und Ihre Mitarbeiter stets E-Mails, Termine und Kontakte abrufen können, ermöglicht die Funktion „Enhanced Outlook Web Access“ den Zugang zu einer Internetversion von Office Outlook 2003.

Windows Mobile 5.0 managt das mobile Büro

Auch die kleinen Geräte im Jackentaschenformat − Handy, Smartphones und Organizer − werden zunehmend leistungsfähiger. Einen großen Beitrag dazu leistet auch Windows Mobile 5.0. Das Betriebssystem für mobile Endgeräte ist so gestaltet, dass Anwender schnell auf Informationen zugreifen können. Praktisch für Besitzer von Smartphones: Die Oberfläche erlaubte eine „Ein-Hand-Benutzung“.

Word- und Excel-Dokumente lassen sich mit Pocket PC, auf denen Windows Mobile 5.0 läuft, direkt verfassen und bearbeiten. Dank PowerPoint Mobile können Sie damit auch Präsentationen erstellen und vorführen, ohne dass Sie ein Notebook mitschleppen müssen. Microsoft Office-Dokumente lassen sich zwischen Ihrem Computer im Büro und Ihrem mobilen Gerät synchronisieren. Outlook Mobile hält Sie ständig auf dem Laufenden, ob neue E-Mails eingegangen sind. Neu ist die Möglichkeit, Fotos oder Bilder zu Ihren Kontakten mit Outlook 2003 synchronisieren zu können. Ruft ein Geschäftspartner an, zeigt Ihr Smartphone das Foto des Anrufers.

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