KMU Live: Windows Vista und Microsoft Office 2007 im Praxistest

Windows Vista und Microsoft Office 2007 werden auf Herz und Nieren getestet – von der Wiener Trainings- und Consultingfirma GfP

Grundsätzlich sind wir zufrieden mit unserer IT, aber Verbesserungen sind willkommen. Wenn Windows Vista und Microsoft Office 2007 uns mehr Komfort, Schnelligkeit und Sicherheit bringen kann, wäre das sehr positiv. Mag. Bernhard Stieger, Geschäftsführer GfP „Abschied und Neubeginn" oder „Führen in Zeiten der Veränderung" – diese Seminartitel aus dem Kursangebot der Gesellschaft für Personalentwicklung, GfP, beschreiben ebenso gut die IT-Situation des erfolgreichen Wiener KMU. Denn als eine der ersten Unternehmen Österreichs setzen GfP und die Schwesterfirma HeptaCon das neue Microsoft-Betriebssystem Windows Vista und Microsoft Office 2007 im Echtbetrieb ein. Diese beiden Produkte laufen ab Juli 2006 auf Schlüsselpositionen in beiden Firmen: Mag. Bernhard Stieger, Technologiebegeisterter Geschäftsführer, Sonja Walla als Organisationsschnittstelle sowie zwei ausgewählte Trainer testen die neue Microsoft-Technologie noch vor der Markteinführung auf ihre Praktikabilität im Arbeitsalltag. Themen wie Mobilität, Teamkoordination und Sicherheit stehen dabei im Vordergrund. Kleines Update oder Quantensprung – über die Ergebnisse dieses Reality-Reports berichtet das Microsoft KMU Portal in insgesamt zehn Folgen.

KMU-Reality-Report, Folge 1, 7. Juli 2006: Portrait über GfP und Heptacon mit ihren spezifischen IT-Anforderungen

Personalberater GfP und Heptacon in den Startlöchern

Hohe Erwartungen an Windows Vista und Microsoft Office 2007: Sicherheit, Datentransfer und Terminkoordination sollen verbessert werden

„Neue Technologien brauche ich immer“, verrät GfP-Geschäftsführer Mag. Bernhard Stieger seinen persönlichen Leitspruch. Generell sind Bernhard Stieger und sein insgesamt über 30 Personen umfassendes Team in der GfP immer an neuen Themen und Entwicklungen interessiert. Eine Haltung, die der Wiener Firma nachhaltigen Geschäftserfolg sichert. Denn in dem Segment „Managementtrainings mit Unternehmens- und Organisationsfokus“ gehört GfP zu den Marktführern in Österreich und wird von namhaften Kunden als Spezialist für Personal-, Führungskräfte- und Unternehmensentwicklung in den Bereichen Consulting & Training geschätzt.

30 mobile Trainer & Berater – Herausforderung für die IT

Für IT-Fragen interessant ist die Personalstruktur mit hohen Anforderungen an Mobilität, Teamkoordination und Sicherheit. Denn am Firmensitz der GfP in der Wiener Valentingasse arbeiten nur rund fünf angestellte MitarbeiterInnen, die Organisation, Administration und Buchhaltung fest im Griff haben. Darüber hinaus arbeiten für die GfP mehr als 30 professionelle Berater und TrainerInnen, die die meiste Zeit des Jahres in zahlreichen Seminarräumen in ganz Wien oder im Falle von Beratungsprojekten beim Kunden vor Ort eingesetzt und schwer erreichbar sind.

„Zufrieden mit der IT, aber Verbesserungen sind willkommen“

„Grundsätzlich sind wir zufrieden mit unserer IT, aber Verbesserungen sind willkommen. Wenn Windows Vista und Microsoft Office 2007 uns mehr Komfort, Schnelligkeit und Sicherheit bringen kann, wäre das sehr positiv“, resümiert Stieger auch im Namen seiner Mitarbeiter. Als IT-Infrastruktur steht ein Microsoft Windows Small Business Server 2003 im Einsatz. Auf den Endgeräten verwendeten die GfP-Mitarbeiter bisher Microsoft Windows XP und Microsoft Office 2003. Typische Word- und Excel-Funktionen für die Projektabwicklung und Abrechnung werden tagtäglich benötigt. Trainer und Geschäftsführung erstellen eine Vielzahl an Powerpoint-Präsentationen, die gleich auf drei Ebenen Optimierungspotential bergen: Zeitsparende Erstellung, schnelles Auffinden in den Ordnern sowie zentraler Zugriff für alle externen Mitarbeiter. Vor allem für den ersten Punkt verspricht Microsoft Office 2007 mit neuen Powerpoint-Funktionen eine kleine Revolution – man darf gespannt sein, ob die Trainer diese Ansicht nach den ersten Wochen der Anwendung teilen werden.

„Archiv“ im E-Mail-Programm stößt an seine Grenzen

Der Zugriff über einen zentralen Ordner, der auch von extern einfach abrufbar ist, wäre nicht nur für Präsentationen, sondern auch für die Verteilung von Trainingsmaterial wie Designvorlagen, Fragebögen oder Informationsunterlagen interessant. Bernhard Stieger erklärt: „Jeder Trainer erhält seine Dokumente per E-Mail und legt sie in Microsoft Office Outlook ab. Die Ordner sind schon mehrere Gigabyte groß. Dabei lässt sich aber schwer sicherstellen, dass immer die aktuellsten Schulungsunterlagen verwendet werden.“ Ganz schwierig wird es, wenn im Sommer 2006 das neue Corporate Design von GfP erstellt wird und sämtliches Schulungsmaterial erneuert wird.

Termine: E-Mails im Kreis schicken, zum Telefon greifen oder…

Für die Koordination von Seminarterminen mit einem oder mehreren Trainern bedeutet die verteilte Personalsituation: zum Telefon greifen und auf die Mailbox sprechen, wenn es dringend ist oder E-Mail schreiben und dies im Kreis schicken, bis ein gemeinsamer Termin gefunden wurde. Ein einheitlicher Terminkalender, der auch von extern leicht abrufbar ist, wurde bisher nicht eingerichtet. „Eine technologische Unterstützung für die Terminplanung mit mehr als 30 Trainern würde viel Zeit in der Organisation einsparen – hier verspricht das neue Microsoft Office 2007 interessante Funktionen, die wir ausprobieren werden“, betont Bernhard Stieger.
Eine unsichtbare Hürde, die es im Beratungsbereich zu überwinden gilt, ist die Technologie-Enthaltsamkeit der Anwender. Trainer befinden sich eben überwiegend in Trainings und haben kaum Zeit und Muße für die Wartung oder Aktualisierung ihres Laptops. Sollten die Funktionen der neuen Microsoft-Software-Generation überzeugen, wird Geschäftsführer Bernhard Stieger alles daran setzen, die verwendeten Technologien unter den Trainern zu vereinheitlichen – soweit möglich.

Sicherheit für Laptops: Das ganze Büro liegt auf dem Tisch

Eng verknüpft mit Mobilität ist auch das Thema Sicherheit. Eine Unmenge Daten, von Seminarunterlagen bis hin zu vertraulichen Kundeninformationen, liegen auf den Laptops der Trainer – und auch der Geschäftsführung. Datensicherung mit effizienter Bach-Up-Technologie ist hier genauso wichtig wie die Verschlüsselung von gespeicherten Dokumenten. Verlust oder unbefugter Zugriff sollten nach Ansicht von Berhard Stieger in Zukunft besser geschützt werden. In diesen Punkten schaut das GfP-Team besonders erwartungsvoll auf die Installation von Windows Vista und Microsoft Office 2007.

Umstieg von Lotus Notes auf Microsoft Office 2007 bei HeptaCon

Ganz ähnlich stellen sich die IT-Anwendungen in der Schwesterfirma HeptaCon dar, allerdings in einem vollkommen anderen Unternehmensumfeld. Heptacon ist im Personal-Outsourcing stark und bietet von der klassischen Personalberatung über Performance Management bis hin zu Strategieentwicklung ein umfassendes Consultingangebot. HeptaCon ist als ehemalige Philips-Organisation nach wie vor im Gebäude des großen Elektronikherstellers auf der Wiener Triesterstraße situiert und voll in die IT-Landschaft des Hauses integriert. Die Mitarbeiter verwenden Lotus Notes und sehen mit wechselnden Gefühlen einer Umstellung auf die neueste Microsoft-Technologie entgegen. „Für den Anwender ist zunächst einmal wichtig, dass man die gewohnte Umgebung verlassen muss. Die Vorteile müssen sehr viel versprechend sein, um keinen Unmut zu erregen. Die Frage: „Was bringt mir das?“ steht ganz klar im Vordergrund“, schildert Bernhard Stieger, der auch HeptaCon-Geschäftsführer ist, die Situation. Den Umstieg oder zumindest Teilumstieg bei zunächst zwei bis drei HeptaCon-Mitarbeitern sieht er als lohnendes Experiment, nach dem Motto: Möge das bessere System von seinen Vorteilen überzeugen.

Die ganz persönliche Vista-Vision

Auf der persönlichen Wunschliste von GfP- und HeptaCon-Geschäftsführer Mag. Bernhard Stieger stehen neue Komfort-Funktionen von Microsoft Office 2007 in Kombination mit Windows Vista. Mit dem gewissen Blitzen in den Augen erläutert Stieger, auf welche neuen Features er dem Hören-Sagen nach bereits wartet: „Die angekündigte Suchfunktion für die Office-Dokumente würde mir das Leben erheblich erleichtern. Mit der Stichwortsuche könnte ich Informationen wie bestimmte Offerte schneller finden. Auch die XML-Unterstützung klingt attraktiv – damit sind Dokumente sozusagen Format-unabhängig. Insgesamt erwarte ich mir von der neuen Microsoft-Schiene einen Quantensprung.“