KMU Live: Windows Vista und Microsoft Office 2007 im PraxistestWindows Vista und Microsoft Office 2007 werden auf Herz und Nieren getestet – von der Wiener Trainings- und Consultingfirma GfP KMU-Reality-Report, Folge 10, 21. August 2007: Top-Ten der Gründe für einen Umstieg auf Windows Vista und Microsoft Office 2007„Viele kleine und große Verbesserungen ergeben in Summe einen gewaltigen Effizienz-Gewinn“
Nach einem Jahr Praxistest von Windows Vista und Microsoft Office 2007 ziehen die Testfirmen GfP und HeptaCon Bilanz: Die Top-Ten-Gründe für ein Upgrade? „Nicht schwer – die Hälfte unserer freiberuflichen Berater ist schon umgestiegen, aus eigener Überzeugung…“, berichtet Geschäftsführer Mag. Bernhard Stieger. Die Besonderheiten bei GfP und HeptaCon sind der große Stab an mehr als 100 selbständigen Trainern, komplexe Projektplanung mit bis zu 200 Trainingstagen pro Kunde sowie die extrem hohe Mobilität. Bernhard Stieger beschreibt seine persönlichen „Charts der Vorteile“, die Windows Vista und Microsoft Office 2007 beiden Unternehmen bringen: Top One: Leichte Bedienbarkeit bringt Mitarbeiter auf „neue Ideen“Wie bringe ich Mitarbeiter mit mäßigem Computer-Verständnis dazu, neue Funktionen auszuprobieren, um effizienter zu arbeiten? Genau das ist mit Windows Vista und Microsoft Office 2007 möglich. In den Multifunktionsleisten „Ribbons“ sind alle Befehle so übersichtlich nach Themen geordnet, dass unsere Mitarbeiter von selbst auf für sie neue Anwendungsmöglichkeiten stoßen. Beispiel: Smart Arts für professionelle Grafiken einfügen, digitale Signatur anwenden oder Formatvorlagen ändern. Sehr hilfreich ist auch die erklärende Beschriftung aller Befehle. Unsere Projektmanagerin hat sich über Farbkategorien in Outlook 2007 eine perfekte Plattform für die Projektabwicklung gestaltet (siehe auch Top Five). Top Two: Quantensprung in der MobilitätWie leicht man nun Geräte wie Smart Phone und PC miteinander verbinden kann, gleicht einem Quantensprung. Unsere Berater sind permanent unterwegs, mit Laptop, PDA und Handy, die ständig synchronisiert werden müssen. Active Sync, das sich bei jedem Verbinden automatisch eingeschaltet und damit teilweise auch das schnelle Losarbeiten blockiert hat, ist mit Microsoft Office Outlook 2007 gar nicht mehr notwendig. Das System erkennt Änderungen und synchronisiert diskret im Hintergrund. Für unsere Trainer, die schnell zwischen Tür und Angel Daten in den Laptop klopfen oder rasch einen Termin am Handy eintragen, ist die Hintergrundsynchronisation ein echter Zeitgewinn. Top Three: Stabilität ohne wenn und aberDie Stabilität des neuen Betriebssystems überzeugt uns wirklich alle. Mehr als die Hälfte unserer freiberuflichen Berater ist bereits umgestiegen. Unter älteren Betriebssystemen hatten wir doch des Öfteren System-Blockaden, wenn zu viele Anwendungen geöffnet waren. Mit Windows Vista ist das noch nicht vorgekommen. Top Four: Teamarbeit ohne GrenzenMicrosoft Office Groove 2007 ist unser absoluter Favorit – und mittlerweile auch der unserer Kunden. Microsoft Office Groove ermöglicht uns eine vollkommen neue Kommunikation im geografisch verteilten Team. Via Internet-Verbindung zwischen mindestens zwei Teilnehmern, die gerade online sein müssen, wird die Team-Plattform Groove ständig abgeglichen. Auf diese Weise verteilen wir großvolumige Präsentationen, halten unsere Kunden mit aktuellen Projektinformationen auf dem Laufenden – die sich Microsoft Office Groove 2007 einfach auf ihrem jeweiligen Betriebssystem installiert haben – und chatten informell in den einzelnen Projektgruppen. Per Meeting-Manager erstellen wir im Team auch Agenden für Besprechungen. Arbeiten ohne Groove können wir uns überhaupt nicht mehr vorstellen! Top Five: Projektmanagement ohne ZusatzkostenDie übersichtlichen Funktionen von Microsoft Office Outlook 2007 haben unsere Projektmanagerin Barbara Hofer dazu veranlasst, das Tool für die Abwicklung von Großprojekten nach den individuellen Projekterfordernissen zu gestalten. Sie war sofort angesprochen von den Möglichkeiten, sehr schnell farblich gekennzeichnete Kategorien zu vergeben und hat sich daraus ihr eigenes System mit Statusübersicht zusammengestellt. Weiß bedeutet „unbearbeitet“, gelb „in Anfrage“, grün „Training ist fix gebucht“ und so weiter. Auf diese Weise kann sie auch Großaufträge mit rund 200 Trainings pro Jahr extrem zeitsparend abwickeln – und auch ich habe immer alle Informationen auf einen Blick. An die Farben habe ich mich schon so gewöhnt, dass ich die neue Übersichtlichkeit über unsere Projekte nicht mehr missen möchte. Eine eigene Projektmanagement-Lösung käme auf mehrere 1.000 Euro. Outlook genügt unseren KMU-Anforderungen völlig und ist gratis in Microsoft Office 2007 Professional Edition enthalten. Top Six: Spontanes File-Sharing bei BesprechungenUnsere Besprechungen schauen mit Windows Vista jetzt oft ganz anders aus, als noch vor einem Jahr. Mit Windows Teamarbeit, einer neuen Funktion von Windows Vista, haben wir das gemeinsame Bearbeiten von Dokumenten als sehr produktive Arbeitsweise entdeckt. Teilnehmer lassen sich damit einfach und schnell als Team definieren und mittels WLAN bis 30 Meter Entfernung kabellos vernetzen. Ich gebe meist nur ein Dokument frei, möglich ist aber auch die Freischaltung ganzer Ordner. Dadurch sieht jeder Teilnehmer denselben Inhalt auf seinem Bildschirm. So überbearbeiten wir gemeinsam Projektpräsentationen oder Agenden für Kundenmeetings. Jeder kann auf seinem Laptop Änderungen im Dokument direkt durchführen – wirklich praktisch und effizient. Vor allem für Großprojekte mit vielen involvierten Mitarbeitern. Top Seven: schneller Zugriff auf Dokumente und ProgrammeDie leistungsstarke Volltext-Suchfunktion in Windows Vista und Microsoft Office 2007 bringt in unseren Unternehmen ein ganz neues Ordnungsverständnis. Programme rufe ich zum Beispiel kaum mehr über den Desktop oder die Programmliste auf, sondern gebe einfach den Namen in die Suchleiste ein – das geht wesentlich schneller. Auch bei E-Mails habe ich aufgehört, unzählige Unterordner anzulegen, weil ich Inhalte mit der Suchfunktion sowieso auf Knopfdruck finde. Wir haben noch nicht ausgerechnet, wie viele Stunden an unnötigem Suchen wir uns schon erspart haben. Das tägliche Arbeiten mit der Schnellsuche ist regelrecht revolutionär, denn das hat es in dieser Qualität bisher nicht gegeben. Top Eight: SicherheitDatensicherheit ist im Beratungsgeschäft ein brisantes Thema, weil wir unseren Kunden gegenüber eine strikte Geheimhaltungspflicht haben. Windows Vista hat ein deutlich durchdachtes Security-Konzept. Gleich nach dem Installieren fragt das Betriebssystem die Sicherheitsstufe für die integrierte Firewall ab. Auf einer Übersichtsseite finde ich sämtliche Sicherheitseinstellungen. Viren können sich nicht mehr unbemerkt installieren, das Ausspionieren von Kreditkartennummern hat ein Ende und ein gestohlener Laptop kann dank Laufwerkverschlüsselung nicht mehr geknackt werden. Für uns bringt Windows Vista ein zusätzliches Sicherheitsnetz, das über den Schutz von Anti-Viren-Programmen weit hinaus geht. Im Endeffekt auch ein Zeit- und Kostenfaktor. Denn wir haben in der Vergangenheit schon einmal erlebt, wie Aufwendig das Entfernen eines Wurms war, der den Server durch Massenversand von E-Mails mehrere Stunden lahm gelegt hatte. Top Nine: DatenaustauschDurch das neue XML-Format sämtlicher „Microsoft Office 2007“-Dokumente lassen sich Daten aus Word in Excel, Excel oder Word in Powerpoint und umgekehrt noch viel besser und leichter als früher übernehmen. Auch für die innovativen Kommunikationsformen im Internet ist damit der Grundstein gelegt. Einer unserer Berater erstellt regelmäßig werbewirksame Blog-Einträge im XML-Format „.docx“ direkt aus Microsoft Office Word 2007 – äußerst komfortabel und zeitsparend. Bei HeptaCon sind wir vor kurzem auch in den Genuss der damit verbundenen neuen Datenaustausch-Möglichkeiten gekommen: Durch Umbenennung von HeptaCon auf Hewitt mussten wir in sämtlichen Geschäftsdokumenten das Logo austauschen. Dank des XML-Formats ließen wir nur ein kleines Skript über ausgewählte Ordner laufen, welches den Logo-Austausch in hunderten Files automatisch vornahm. Stunden an manueller Arbeit sind uns damit erspart geblieben. Top Ten: Mitarbeiter sind produktiverAlle einzelnen Gründe pro Windows Vista und Microsoft Office 2007 lassen sich aus unserer Sicht auf einen gemeinsamen Nenner bringen: Unsere Mitarbeiter werden produktiver, durch die vielen kleinen und großen Verbesserungen – in Summe ein gewaltiger Effizienz-Gewinn! | 
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