KMU Live: Windows Vista und Microsoft Office 2007 im Praxistest

Windows Vista und Microsoft Office 2007 werden auf Herz und Nieren getestet – von der Wiener Trainings- und Consultingfirma GfP

Microsoft Office Groove 2007 ist das ideale Werkzeug für Klein- und Mittelbetriebe, die virtuelle Teamarbeit ohne Server-Know-how und ohne zusätzliche Benutzerverwaltung betreiben wollen. Georg Binder, Microsoft-Promotor „Abschied und Neubeginn" oder „Führen in Zeiten der Veränderung" – diese Seminartitel aus dem Kursangebot der Gesellschaft für Personalentwicklung, GfP, beschreiben ebenso gut die IT-Situation des erfolgreichen Wiener KMU. Denn als eine der ersten Unternehmen Österreichs setzen GfP und die Schwesterfirma HeptaCon das neue Microsoft-Betriebssystem Windows Vista und Microsoft Office 2007 im Echtbetrieb ein. Diese beiden Produkte laufen ab Juli 2006 auf Schlüsselpositionen in beiden Firmen: Mag. Bernhard Stieger, Technologiebegeisterter Geschäftsführer, Sonja Walla als Organisationsschnittstelle sowie zwei ausgewählte Trainer testen die neue Microsoft-Technologie noch vor der Markteinführung auf ihre Praktikabilität im Arbeitsalltag. Themen wie Mobilität, Teamkoordination und Sicherheit stehen dabei im Vordergrund. Kleines Update oder Quantensprung – über die Ergebnisse dieses Reality-Reports berichtet das Microsoft KMU Portal in insgesamt zehn Folgen.

KMU-Reality-Report, Folge 3, 24. Oktober 2006:

Groove – ein „revolutionäres Werkzeug für die Teamarbeit“

Virtuelle Zusammenarbeit ist möglich. Auch unterwegs, ohne Server-Zugriff. Microsoft Office Groove 2007 wird mit ein paar Mausklicks lokal installiert und los geht`s…

„Mit rund 30 externen Beratern und Trainern haben wir bei GfP und HeptaCon viele High-Level-Jobs – qualifizierte Mitarbeiter, die nur wenig Zeit am Schreibtisch verbringen. Für diese Zielgruppe bieten Windows Vista und Microsoft Office 2007 überzeugende Vorteile. Besonders hilfreich ist Groove, der neue Bestandteil von Microsoft Office 2007 für die Teamarbeit“, zieht Geschäftsführer Mag. Bernhard Stieger Bilanz nach drei Monaten Testphase. Seit Juli 2006 laufen Windows Vista und Microsoft Office 2007 bei der Wiener Personalberatungsfirma im Testbetrieb.

Eines der zentralen Themen in dem erfolgreichen Mittelbetrieb ist Mobilität. Nicht nur Berater und Trainer, auch die Geschäftsführung selbst ist ständig unterwegs. Dazu kommen die wechselnden Projekte bei verschiedenen Kunden. Präsentationsunterlagen, Schulungsinhalte, Projektdokumente und andere großvolumige Dateien müssen rasch von A nach B gelangen, an mehrere Empfänger verteilt sowie häufig aktualisiert oder erweitert werden. Vor allem Projektdokumente oder Präsentationen werden auch oft von mehreren Mitarbeitern bearbeitet, was bedeutet: große Dateien per E-Mail versenden und sehr große Dateien auf CD verschicken oder sogar persönlich mittels USB-Stick aus dem Büro abholen.

Projektplattform für Kunden und externe Mitarbeiter

Vor diesem Hintergrund war Groove eines der ersten Werkzeuge aus Microsoft Office 2007, das bei GfP und HeptaCon sofort in der täglichen Praxis zum Einsatz kam – und nun sogar schon in der Zusammenarbeit mit Großkunden verwendet wird. Bernhard Stieger erzählt: „Seit Anfang August 2006 haben wir Microsoft Office Groove 2007 in unterschiedlichen Software-Umgebungen im Einsatz und stellen fest: Das ist genau das, was wir Berater brauchen, sowohl für die Kommunikation im Team als auch mit Kunden.“ So sind bei einem aktuellen Auftrag zum Thema „Führungskräfteentwicklung“ bei einem deutschen Großunternehmen drei HeptaCon-Berater und zehn Personalentwickler auf Kundenseite involviert. Es sind Meeting-Termine zu organisieren, alle Beteiligten stets mit aktuellen Projektinformationen zu versorgen und immer wieder kurze Nachrichten auszutauschen.

Praktisch: Automatischer Datenabgleich

Für all diese Anforderungen bietet Microsoft Office Groove 2007 passende Funktionen. „Ein gemeinsamer E-Arbeitsplatz lässt sich schnell mit wenigen Mausklicks einrichten“, erklärt Bernhard Stieger. Man kann dann entweder Dokumente oder ganze Ordner der lokalen Festplatte für die virtuelle Projektplattform freigeben beziehungsweise kopieren oder man beginnt mit neuen Dokumenten. Alle Groove-Daten sind dabei auf den jeweiligen Festplatten lokal gespeichert und werden automatisch synchronisiert, sobald mindestens zwei Teammitglieder gleichzeitig online sind. Automatisch generierte Nachrichten an die Teammitglieder informieren darüber, wenn Dokumente geändert wurden. „Auf diese Weise können wir auch umfangreiche Projektpläne gemeinsam bearbeiten. Früher musste wegen einem geänderten Buchstaben das gesamte File versendet werden. Beim Synchronisieren über Groove werden hingegen nur die Änderungen abgeglichen. Das spart Bandbreite und gewährleistet, dass immer das zuletzt aktuelle Dokument für alle verfügbar ist – ohne die Gefahr, mit unterschiedlichen Versionen zu arbeiten“, berichtet Bernhard Stieger begeistert. Aber auch Berater und Trainer freuen sich über den gewonnenen Komfort: „Ich habe jederzeit alle Dokumente griffbereit auf dem Laptop und muss nicht mehr in die Firma fahren, um umfangreichere Projektinformationen zu erhalten“, erklärt Philipp Schimek, Berater bei der GfP-Schwesterfirma Heptacon. Das spart Zeit und ermöglicht eine kontinuierliche Kommunikation.

„Chatten“ statt E-Mailen spart Zeit und macht`s persönlich

Als weiterer Vorteil erweist sich das integrierte Diskussionsforum. Ähnlich wie in einem Chat-Room kann schriftlich direkt miteinander kommuniziert werden. „Im Gegensatz zum E-Mail ist man sich hier noch einen Schritt näher. Diese Kommunikationsform ist zeitsparend, persönlich und übersichtlich. Denn man sieht auf einen Blick, wer wann was geantwortet hat“, argumentiert Philipp Schimek. Er installierte Microsoft Office Groove 2007 als Solokomponente auf seinem Laptop, der mit Microsoft Windows XP und Microsoft Office 2003 arbeitet. Microsoft Office Groove 2007 ist standardmäßig in der Enterprise Edition von Microsoft Office 2007 dabei, ist aber auch einzeln erhältlich und läuft problemlos sowohl unter Windows Vista, als auch unter dem älteren Windows XP, womit eine wichtige Voraussetzung für den temporären Einsatz in Kundenprojekten gegeben ist.

Meeting-Manager für die Agenda

Auch der Meeting-Manager als Grundfunktion von Microsoft Office Groove 2007 kommt bei GfP und HeptaCon schon regelmäßig zum Einsatz. Jeder beteiligte Mitarbeiter kann im Meeting-Manager seine Kommentare, Vorschläge und Themen platzieren. Auf diese Weise lässt sich sehr komfortabel eine Agenda erstellen. „Für uns ist Microsoft Office Groove 2007 eine Revolution in der temporären Teamarbeit mit externen Beratern und Kunden“, so Bernhard Stieger. „Langfristig sollten alle unsere Mitarbeiter das Tool verwenden.“

Sicherheit geht vor

Auch die Sicherheitsfrage beantwortet Microsoft Office Groove 2007 klar: Ob mit dem virtuellen Teamforum auch Hackern Tür und Tor geöffnet werde, war zu Beginn eine geäußerte Sorge. Durch die Nutzung neuester Technologien gilt Microsoft Office Groove 2007 aber als sicher. Microsoft-Promotor Georg Binder betont: „Der Datentransfer erfolgt ausschließlich verschlüsselt. Microsoft Office Groove 2007 belegt auf der Festplatte einen abgeschotteten Bereich und ist daher zugriffssicher.“ Zudem wird Groove an den lokalen Viren-Scanner angebunden, so dass keine E-Schädlinge in das System gelangen. Für die personelle Sicherheit kann ein Teamleiter Lese- und Schreibrechte vergeben. Georg Binder gehört seit kurzem selbst zu den überzeugte Anwendern, denn er arbeitet in Gruppen mit 16 Ländern und kann mit Microsoft Office Groove 2007 nun sehr effizient Daten austauschen.

Komfort – mit und ohne Server

„Microsoft Office Groove 2007 ist das ideale Werkzeug für Klein- und Mittelbetriebe, die virtuelle Teamarbeit ohne Server-Know-how und ohne zusätzliche Benutzerverwaltung betreiben wollen“, erklärt Georg Binder den Unterschied zu „großen“ Lösungen wie zum Beispiel auf Basis von Microsoft SharePoint Portal Server, bei denen jeder Benutzer im Verzeichnisdienst Active Directory angelegt werden muss. Für Teams, die selten gemeinsame Online-Zeiten haben, gibt es mit Groove Relay Server auch eine Server-basierte Version.