KMU Live: Windows Vista und Microsoft Office 2007 im Praxistest

Windows Vista und Microsoft Office 2007 werden auf Herz und Nieren getestet – von der Wiener Trainings- und Consultingfirma GfP

KMU-Reality-Report, Folge 5, 5. Jänner 2007: Microsoft Office Outlook 2007 mit Business Contact Manager

Outlook 2007: „Virtueller Schreibtisch und Kommunikationszentrum“

Schnelles Suchen im E-Mail-Dschungel, alle Projektdaten auf einen Blick und ein funktionsreiches Kundenkontakt-Management, mit dem ein CRM-System überflüssig wird. Klingt wie Weihnachten und Neujahr zusammen. Die Wünsche von GfP und HeptaCon wurden auch schon erfüllt – im Testbetrieb mit dem neuen Microsoft Office Outlook 2007 und seinem integrierten Business Contact Manager.

Mit diesem gewissen Funkeln in den Augen eines Technologie-Fans gibt Bernhard Stieger die Suchbegriffe „Angebot und Kunde X“ in die Suchleiste von Microsoft Office Outlook 2007 ein. Eine Kaffeepause geht sich aber nicht aus – wie bei so mancher Desktop-Suche in früheren Zeiten – statt dessen werden nach wenigen Sekunden jene fünf E-Mails treffsicher ausgespuckt, die die gesuchten Begriffe enthalten. Und mit einem Klick ist das Angebot X auf dem Bildschirm. „Ordner, Subordner und Sub-Subordner lege ich überhaupt nicht mehr an“, erklärt Stieger mit befreitem Lächeln. „… weil ich die E-Mails mit der neuen Suchfunktion in Microsoft Office Outlook 2007 sowieso viel schneller finde und ich mir nicht mehr merken muss, wo was abgelegt wurde. Für mich bringt das eine kleine Revolution in der E-Mail-Verwaltung – zeitsparend, komfortabel … cool.“ Die Begeisterung über die integrierte Suchleiste liegt auch darin begründet, dass Bernhard Stieger „sein Outlook“ als praktisches Datenarchiv verwendet – mit einem Volumen von mittlerweile mehr als drei Gigabyte.

Vom Tester zum ständigen Benutzer

Seit Juli 2006 arbeiten Mag. Bernhard Stieger, Geschäftsführer der Personalberatungsfirmen GfP und HeptaCon, sowie einige Mitarbeiter mit Windows Vista und Microsoft Office 2007 im Echtbetrieb. Zu Beginn wurde die neue Vista-Welt auf zusätzlichen Geräten aufgesetzt, so dass bei Problemen jederzeit zur alten Technologie zurückgewechselt werden könnte. Was sich aber als nicht notwendig erwies: „Windows Vista und Microsoft Office 2007 laufen so stabil, dass ich jetzt nur mehr die neuen Technologien für meine Arbeit verwende“, berichtet Bernhard Stieger. Ebenso wie Berater und Trainer Phillip Schimek, der Microsoft Office 2007 mit guter Performance auf seinem Laptop unter Windows XP laufen hat.

Outlook immer im Blick

Microsoft Office Outlook 2007 ist bei GfP und HeptaCon buchstäblich in den Blickpunkt seiner Testanwender gerückt. „Für mich ist das neue Outlook zu einer Kommunikationsplattform geworden, die ich immer geöffnet habe und die mir auf einen Blick alle Termine und Aufgaben gibt – wie mein virtueller Schreibtisch“, beschreiben Bernhard Stieger und Phillip Schimek ihre aktuelle Arbeitsweise. Anlass dazu gibt der neue „Look“ von Microsoft Office Outlook 2007, mit den damit verbundenen Funktionen: Auf der rechten Bildschirmseite ist die Aufgabenleiste mit den wichtigen To-Do`s stets sichtbar. Werden E-Mails mit einer Fahne zur Bearbeitung markiert, sind sie damit automatisch in die Aufgabenliste aufgenommen. Die linke Navigationsleiste lässt sich per Mausklick ein- und ausblenden, wodurch das Bearbeiten von E-Mails übersichtlicher wird. „Das Schöne an Microsoft Office Outlook 2007 ist, dass es dem Gewohnten immer noch entspricht – nicht um 180 Grad anders – aber gleichzeitig hilfreichen Zusatzkomfort und zusätzliche Funktionen bietet“, meint Phillip Schimek, der als „normaler Anwender mit neuen Technologien eher zurückhaltend“ umgeht.

Projektverwaltung durch Verknüpfungen

Die neuen Verknüpfungsfunktionen von Microsoft Office Outlook 2007 ermöglichen bei GfP und HeptaCon übersichtlichere Projektverwaltung. So lassen sich „Projektmappen“ erstellen, in denen nur die jeweils projektbezogenen Aufgaben, Kontakte, E-Mails und Termine angezeigt werden. „Ich nutze diese Funktion mit Begeisterung, weil ich damit alle Informationen zu einem laufenden Auftrag beisammen habe“, meint Bernhard Stieger und konstatiert: „I find des super.“

Weitere Neuheiten wie der Import von RSS-Feeds, Vorschau von Bildern im E-Mail-Anhang oder Erinnerungsfunktion auch in Unterordnern bezeichnet das Testteam von GfP- und HeptaCon als „praktisch und sinnvoll“.

Während die zusätzlichen Benutzerfunktionen vor allem durch Komfort punkten, bringt der neue Business Contact Manager in Microsoft Office Outlook 2007 auch handfeste Vorteile in Marketing und Kundenbetreuung. GfP verwaltet seine 15.000 Kundenkontakte schon länger in einem professionellen CRM-System, HeptaCon hingegen arbeitet mit kleineren Größenordungen: Die 4200 Kundenkontakte werden in einer Kundendatenbank auf Microsoft Exchange Server 2003 verwaltet. Berater und Trainer kopieren sich ihre individuellen Adressen aus der Datenbank heraus. Problematisch war bisher allerdings die Synchronisation: Das Sekretariat pflegt die zentrale Datenbank, während die Mitarbeiter teilweise mit „alten“ Daten weiterarbeiten. “.

“Ein CRM-Programm können wir uns sparen“

Daher wurde bereits der Umstieg auf ein professionelles CRM-System angedacht, was mit dem neuen Business Contact Manager in Microsoft Office Outlook 2007 nun überflüssig geworden ist: „Ein zusätzliches CRM-Produkt brauchen wir für HeptaCon nun nicht mehr“, stellt Bernhard Stieger fest. „Der Business Contact Manager in Microsoft Office Outlook 2007 kann genau das, was wir mit unseren rund 4.000 Kundenkontakten brauchen – Nachverfolgung von Marketing-Aktivitäten, Ablegen von Projektinformationen, Erfassen von Verkaufschancen und ganz wichtig: das Filtern von Kontakten nach verschiedenen Kriterien für zielgerichtete Aussendungen.“

Auch unaktuelle Kundendaten sind bei HeptaCon kein Problem mehr. Denn Microsoft Office Outlook 2007 verfügt über eine Offline-Funktion, wie Microsoft-Berater Georg Binder erklärt: „Damit lässt sich der Datenstock des Business Contact Managers vollständig auf den Laptop überspielen, im Offline-Modus bearbeiten und bei der nächsten Server-Verbindung automatisch wieder synchronisieren.“ Insgesamt bringt uns der neue Business Contact Manager in Microsoft Office Outlook 2007 einen besseren Überblick bei weniger Zeitaufwand, erklären Bernhard Stieger und Phillip Schimek unisono. „Früher haben wir den Projektüberblick manuell in Excel erstellt. Das machen wir jetzt per Knopfdruck in Outlook. Der Business Contact Manager generiert den Projektstatus und stellt die Ergebnisse in Form von Grafiken übersichtlich dar.“ Zu Wünschen bleibt da wohl nur mehr eines: Viel Erfolg im neuen Jahr!