KMU Live: Windows Vista und Microsoft Office 2007 im Praxistest

Windows Vista und Microsoft Office 2007 werden auf Herz und Nieren getestet – von der Wiener Trainings- und Consultingfirma GfP

KMU-Reality-Report, Folge 6, 8. Februar 2007

Live dabei: Schulung bringt Überblick über neue Funktionen

Vom elektronischen Notizblock über die virtuelle Teamsitzung, von der Schnellsuche über 3D-Design bis zu Mobilität. Microsoft-Berater Georg Binder stellt wichtige Funktionen von Windows Vista und Microsoft Office 2007 vor. Die Testfirmen GfP und HeptaCon sehen praktische Vorteile für KMU.

Die ersten Monate im Testbetrieb mit Windows Vista und Microsoft Office 2007 Ulimate Edition haben unsere Mitarbeiter auch ohne Einschulung gut gemeistert“, resümiert Bernhard Stieger, Geschäftsführer der Wiener Personalberatungsunternehmen GfP und HeptaCon, die die neue Software-Generation seit Juli 2006 im Echtbetrieb prüfen. „Durch die aufgeräumte Benutzeroberfläche konnten wir uns schnell zurecht finden. Nun geht es aber darum, einen Gesamtüberblick über wichtige neue Funktionen zu erhalten. Auch mit dem Gedanken, welche davon wir in Zukunft großflächig einsetzen sollten.“

Die Schwesterfirmen GfP Und HeptaCon müssen die Kommunikation mit jeweils mehr als 30 externen Beratern und Trainern ständig auf dem Laufenden halten. Eine einheitliche IT gibt es bis dato nicht. Um selbständige Konsulenten zum Umstieg auf eine einheitliche Technologie zu bewegen, müssen handfeste Vorteile damit verbunden sein. Auch vor diesem Hintergrund wurden für die Schulung viel versprechende Inhalte von Microsoft-Berater Georg Binder vorbereitet.

So findet sich die kleine Schulungsgruppe im HeptaCon-Büro auf der Wiener Triesterstraße ein. Mit unterschiedlichen Erwartungen zwischen „eh schon wissen“ und „Spannung auf bisher unentdeckte Neuheiten“. Auf der Agenda stehen die Punkte:

Spontane Teamarbeit ohne Kabel

Der Kreativität des Zufalls zu Folge konnte eine kleine Panne bei der Organisation auch gleich zu Demonstrationszwecken genutzt werden: Durch ein Missverständnis stand für den Termin kein Beamer zur Verfügung. „Kein Problem, dann beginnen wir mit Windows Teamarbeit, eine neue Funktion in Windows Vista für gemeinsames elektronisches Arbeiten“, lässt sich Microsoft-Berater Georg Binder nicht aus dem Konzept bringen. Er sucht das Programm nicht herkömmlich in der Start-Menü-Liste, sondern über das Stichwort „Teamarbeit“ mit der neuen Schnellsuchfunktion am Desktop. Sofort erscheint die gewünschte Anwendung zum Öffnen. „Mit Windows Teamarbeit lassen sich Personen in der Umgebung schnell und einfach zu einem Team definieren, womit Teilnehmer bis zu einer Entfernung von rund 30 Metern kabellos vernetzt werden“, lautet die Erklärung. Praktisch für gemeinsames Arbeiten in Besprechungen oder Projektgruppen.

„Dem Meeting HeptaCon wird beigetreten“ erscheint auf dem Dialogfenster aller Schulungsteilnehmer. Nach der Bestätigung hat jeder denselben Inhalt auf seinem Bildschirm. „So schnell geht das – wow!“ 1:0 für den Trainer, der nun die volle Aufmerksamkeit hat. Auf dieser Plattform können Dokumente ausgetauscht und gemeinsam bearbeitet werden. „So braucht man nicht mehr umständlich den USB-Stick herumreichen“, meint HeptaCon-Berater Philip Schimek. „Und wir können in Projektgruppen gemeinsam Konzepte und Dokumente bearbeiten oder eine Agenda erstellen – egal ob man im Büro ist oder im Ausland“, denkt Bernhard Stieger noch einen Schritt weiter.

Für bis zu zehn Teilnehmer ist die Einbindung mittels Windows Teamarbeit auch über Internet möglich. Für eine Live-Konferenz würde man darüber hinaus ein Werkzeug für die Sprache benötigen, wie den Windows Live Messenger.

Kommunikation mit Groove: anders und effizient

„Während Windows Teamarbeit gemeinsames Arbeiten an Inhalten ermöglicht, bietet Microsoft Office Groove 2007 eine effiziente Plattform für die Kommunikation unter geografisch verteilten Benutzern“, stellt Georg Binder einen weiteren Pluspunkt vor. Auch in Groove lassen sich die Teilnehmer schnell einrichten und mit Rechten versehen. „Wie schicke ich meinem Kollegen eine 20-Mb-Präsentation ohne Postweg? Wenn ich einen Beistrich geändert habe, alles noch einmal? Und wie stelle ich sicher, dass alle Teammitglieder immer die neueste Version haben?“, fragt Georg Binder in die Runde und gibt auch gleich selbst die Antwort: Microsoft Office Groove 2007 bietet neben der technisch aufwendigeren SharePoint-Technologie eine sehr einfache Möglichkeit zur Teamarbeit – schnell installiert und ohne administrativen Aufwand. Die Verbindung einer Projektgruppe geschieht über Internet, die Datenablage lokal auf dem jeweiligen Endgerät. Sobald mindestens zwei Teammitglieder online sind, werden die zum Versand bestimmten Dokumente automatisch verteilt. Da GfP und HeptaCon mit Microsoft Office Groove 2007 bereits von der ersten Stunde an arbeiten und auch für Auslandsprojekte erfolgreich einsetzen, wird dieses Thema nur kurz gestreift.

Neue Ordnung für Notizen und Ideen

Neu für viele Schulungsteilnehmer ist hingegen Microsoft Office One Note 2007 zur Verwaltung von Notizen und Ideen. „One Note ist ein Angebot, chaotische Zettelwirtschaft in eine elektronische Ordnung zu bringen“, beginnt Georg Binder mit verständigem Lächeln. Wieder über die Suchfunktion ist One Note innerhalb einer Sekunde aufgerufen und präsentiert sich als übersichtliches Ordnungswerkzeug für Kurzinhalte. Auf dem Tablet PC lassen sich sogar handschriftliche Notizen mittels Schnellsuche finden. Ob Notizen per Hand oder Tastatur, Skizzen oder Screen-shots, mit Microsoft Office One Note 2007 lassen sich Ideen und Kurz-Infos nach Kategorien ordnen, wie etwa nach Projekten, nach Kunden, privat und geschäftlich.

Der Microsoft-Berater beschriftet Screen-shots aus dem Internet noch mit seinen eigenen Kommentaren, eingeringelt: „super Text zu Projekt X“. Das entlockt HeptaCon-Trainer Philip Schimek persönliche Begeisterung: „So wie ich als Mensch denke, kann ich es an den PC weitergeben, genial. One Note könnte ein tolles Werkzeug für unsere Internet-Recherchen sein.“ Für Präsentationen müssen die GfP- und HeptaCon-Trainer komplexe Inhalte aus den Weiten des Web filtern, zusammenstellen und teilweise für spätere Projekte archivieren.

Aufgaben-Management und Mail-Archiv

„Per Mausklick lassen sich Notizen auch in Microsoft Office Outlook 2007 als Aufgabe übernehmen“, leitet Georg Binder elegant zum nächsten Schwerpunkt über. Barbara Hofer, bei HeptaCon in der Organisation tätig, ist als ehemalige Lotus-Notes-Benutzerin besonders interessiert. Auch, weil bei ihr E-Mail-Verkehr und Terminkoordination des ganzen Unternehmens zusammenlaufen. Das Aufgaben-Management in Microsoft Office Outlook 2007 findet sie sensationell: „Die Aufgabenleiste ist immer offen und unterteilt die anstehenden Tätigkeiten nach Wochentag oder Kategorie von wichtig bis unwichtig. Markiert man ein E-Mail mit der Fahne, wird es automatisch als Aufgabe in die Leiste aufgenommen. Das ist in der Organisation sehr praktisch, da wir extrem viele Nachrichten bekommen“, meint Barbara Hofer. Allgemeine Aufmerksamkeit erweckt die integrierte Suchfunktion: E-Mails lassen sich nach allen erdenklichen Kriterien auffinden. „Ich möchte alle Mails, bei denen ich nicht im cc-Feld stehe, alle Nachrichten von Absender X oder alle mit dem Stichwort Projekt Y – mit einem Klick hat man die gewünschte Auswahl vor Augen“, demonstriert Georg Binder. Und Bernhard Stieger beginnt bereits auszurechnen, wie viele wertvolle Minuten er täglich einspart, weil sich jedes gesuchte E-Mail auf Anhieb finden lässt.

Suchen und Finden in Sekunden

Apropos Finden. Eine leistungsfähige Volltextsuche gibt es nicht nur in Outlook und beim Startmenü, sondern ist in jeder Anwendung von Microsoft Office 2007 verfügbar. „Taschenrechner“, auf Knopfdruck. „Word-Programm“, auf Knopfdruck. Innerhalb von Sekunden wird jedes gesuchte Dokument, Programm oder Werkzeug mittels Stichworteingabe auf den Bildschirm befördert. „Ein völlig neues Konzept der Dokumentenverwaltung, zu der auch die Live-Vorschau in den Ordnern gehört“, erklärt der Trainer. Dokumente in den üblichen Formaten werden in einer Mini-Vorschau angezeigt, so dass sich Inhalte auch visuell leicht finden lassen. So etwa Präsentationen von Konferenzen, die nur nach Nummern benannt sind. Hier zeigt die Vorschau jeweils die erste Seite der Präsentation im Miniatur-Format. „Schaut gut aus und ist praktisch“, kommentiert Organisationstalent Barbara Hofer, die von Ordnern, Subordnern und Sub-Subordnern ein Lied singen kann.

Als „realitätsbezogen, wie Durchblättern“ bezeichnen die Schulungsteilnehmer die 3D-Darstellung von offenen Anwendungsfenstern, die Übersichtlichkeit und schnelles Wechseln ermöglicht. Auch die Transparenzeffekte in der Grafik verstärken die positiven Eindrücke von der neuen Software-Generation.

Mobil geht viel

Bleibt zu Guter letzt’ das für GfP und HetaCon extrem wichtige Thema Mobilität: „Mit dem Laptop raus aus dem Büro, hinein in das WLAN beim Kunden, Beamer konfigurieren, Lautstärke regeln. Das alles in wenigen Minuten, bevor die Besprechung beginnt“, beschreibt Bernhard Stieger den beruflichen Alltag in der Personalberatung. Microsoft nennt das „Produktivität zwischen Tür und Angel“ und hat dafür in Windows Vista ein übersichtliches und schnell bedienbares Mobilitätszentrum integriert. Georg Binder demonstriert die Einstellungen, in Form von Registerkarten schnell auffindbar und mit wenigen Eintragungen konfigurierbar: „In Windows Vista finden Sie alles zum Thema Mobilität auf einen Blick. Und für Präsentationen lassen sich fixe Einstellungen festlegen, mit neutralem Hintergrundbild statt dem Familienfoto.“

Fazit der Schulungsteilnehmer, unisono: Übersichtlich, leicht zu bedienen, kann enorm viel, spart Zeit und Nerven. Damit macht Arbeit Spaß … Vor einem Umstieg zu prüfen ist allerdings die Verfügbarkeit von Treibern, vor allem für ältere Drucker und ähnliche Geräte.