KMU Live: Windows Vista und Microsoft Office 2007 im Praxistest

Windows Vista und Microsoft Office 2007 werden auf Herz und Nieren getestet – von der Wiener Trainings- und Consultingfirma GfP

KMU-Reality-Report, Folge 7, 15. März 2007

Professionelle Grafiken in Microsoft Office 2007 - Word , Excel und Powerpoint

G´scheit: Mit den neuen Smart Arts werden auch Layout-Laien zu Design-Profis

Es geht schneller, schaut besser aus und ist auch für Laien leichter umsetzbar. Mag. Bernhard Stieger, Geschäftsführer GfP Perfektes Auftreten - welche Firma will das nicht. Mit Microsoft Office 2007 können nun auch „Anfänger“ schnell und einfach professionelle Grafiken erzeugen. Egal ob in Powerpoint, Word oder Excel. Die Testunternehmen GfP und HeptaCon erstellen mit Microsoft Office 2007 zahlreiche Marketingmaterialien in Eigenregie, besonders hilfreich sind dabei die neuen Smart Arts. Diese verwandeln reinen Text auf Knopfdruck in anschauliche Illustrationen. Vom Spiegeleffekt bis zu 3D ist alles möglich. Und für die Einhaltung von Corporate-Design-Richtlinien lassen sich automatische Formatvorlagen festlegen.

„Wir versuchen für unser Marketing so wenig Papier wie möglich zu produzieren“, erklärt Geschäftsführer Mag. Bernhard Stieger für die beiden Personalberatungs- und Traingsfirmen GfP und HeptaCon in Wien. Dennoch kommt einiges an Marketingmaterialien zusammen: Seminarprogramm, Produktbroschüre, Imagebroschüre, Produktblätter für etwa 30 verschiedene Leistungsbereiche und nicht zuletzt das Briefpapier.

Früher wurden die Produktblätter von einem Grafiker aktualisiert, was auf Dauer nicht nur unfinanzierbar war, sondern auch zeitlich unflexibel. So wurden schließlich die Dokumente in Microsoft Office 2003 selbst gewartet. „Der Umstieg auf Office 2007 macht die Erstellung und Pflege unserer Marketingmaterialien nun aber um vieles leichter. Es geht schneller, schaut besser aus und ist auch für Laien leicht umsetzbar“, resümiert der technikbegeisterte Firmenchef. Allerdings mussten sich die Mitarbeiter zunächst an die neue Benutzerführung in Microsoft Office 2007 gewöhnen. Die bisher üblichen Menüleisten werden in der neuen Software-Generation durch so genannte Ribbons abgelöst. Schlagwort: Intuitive Benutzerführung. Markiert man einen Text erscheint in einem Fenster eine Liste mit sämtlichen Funktionen, die in diesem Zusammenhang möglich sind: von Kopieren, über Schriftarten bis zur Anwendung verschiedener Grafiktypen.

Mit Smart Arts geht´s schneller

Nach erstem Eingewöhnen fanden sich die Testbenutzer von GfP und HeptaCon dann aber schnell zurecht und sind von den neuen Smart Arts „begeistert“. Diese stehen sowohl in Powerpoint, als auch in Excel und Word zur Verfügung. Die Auswahl an neuen Grafiktypen ermöglicht die Umwandlung von Text wie zum Beispiel Aufzählungen in übersichtliche Grafik. Dabei stehen zahlreiche Balken, Torten, 3D, Transparent- und Spiegeleffekte zur Verfügung, die ein professionelles Erscheinungsbild gewährleisten. „Fast besser, als unser Grafiker“, scherzt Bernhard Stieger. „Aber, im Ernst: Die Broschüren sind nach wie vor in der Hand eines Profis. Aber bei unseren zahlreichen Produktblättern und Präsentationen sind wir nun flexibel und selbständig.“

Wichtig bei vielen verschiedenen Benutzern ist die Einhaltung einheitlicher Design-Vorschriften. Dies ist in den 2007-Versionen von Word, Powerpoint und Excel ganz leicht zu erreichen. Barbara Hofer, bei HeptaCon in der Organisation tätig, beschreibt: „Formatvorlagen für einzelne Dokumenttypen lassen sich rasch definieren. Und wenn man in einem bestehenden Dokument Grafiken hinzufügen will, schlägt das Programm automatisch jene Formate vor, die bereits im Dokument verwendet werden. G`scheit. Oder besser gesagt: smart.“

Profi-Präsentationen in wenigen Minuten

Zu den wichtigsten Anwendungen im Trainings- und Beratungsgeschäft gehört zweifellos Microsoft Office Powerpoint. Bernhard Stieger erstellt für Kundentermine und Beratungsgespräche fünf bis zehn Präsentationen pro Woche und kann damit schon als Experte auf diesem Gebiet bezeichnet werden. Ebenso leben die jeweils mehr als 30 Trainer und Berater von GfP und HeptaCon sozusagen täglich mit Präsentationen, die sie aus einem rund hundertseitigen Masterfile individuell zusammenstellen.

… watscheneinfach

Microsoft Office Powerpoint 2007 bietet neben den neuen Smart Arts weitere funktionelle Vereinfachungen, so dass das Erstellen von eindrucksvollen Präsentationen mit wenigen Mausklicks möglich geworden ist. Stieger sieht die Vorteile aber nicht unbedingt im Zeitgewinn, sondern viel mehr im professionellen Ergebnis: „Das Erstellen der Folien geht zwar tatsächlich viel schneller, allerdings liegt der größte Zeitaufwand nach wie vor in der inhaltlichen Zusammenstellung und das kann auch das beste Programm nicht verkürzen. Aber durch die neuen grafischen Möglichkeiten, die watscheneinfach zu bedienen sind, schauen die Präsentationen sensationell gut aus - heben sich ab von dem bisher Gewohnten.“

Bestens im Bild - mit automatischer Fotoanpassung

Im Test konnte eine zehnseitige Präsentation mit Bildern, Text und Diagrammen in weniger als 20 Minuten erstellt werden. Animierte Folienübergänge lassen sich mit einem Klick realisieren. Genauso wie in Word und Excel 2007 werden auch in Powerpoint 2007 neue Formatierungen automatisch im Dokument angezeigt, wenn man sie nur mit der Maus im Ribbon markiert. „Diese automatische Formatvorschau erleichtert die Gestaltung extrem, weil man sofort das Gesamtbild einer Änderung sieht“, findet HeptaCon-Trainer Philip Schimek. Für Fotos braucht man kein eigenes Bildbearbeitungsprogramm: sie werden beim Einfügen automatisch an die Größe des ausgewählten Rahmens angepasst.

Microsoft-Berater Georg Binder verrät noch ein technisches Plus mit enorm praktischen Auswirkungen: Powerpoint-Dateien sind mit Microsoft Office 2007 um bis zu 75 Prozent kleiner als bisher. Statt 20 Mb hat eine Präsentation mit gleichem Umfang nur mehr 5 bis 8 Mb - und lässt sich entsprechend leichter versenden. „So spart man sich das umständliche Brennen auf DVD und den langwierigen Postversand bei größeren Dateien“, betont Binder. Nachsatz: „Außer, wenn man ohnehin Microsoft Office Groove benutzt, um große Dateien zu verteilen.“ Sämtliche Elemente in Microsoft Office 2007 sind XML-basiert, zusammengefasst in einer einzigen zip-komprimierten Datei vom Text bis zum Foto. Dadurch ist eine verbesserte Komprimierung gegeben.

Mit XML geht viel: auch der sich selbst aktualisierende Report

Der Umgang mit XML-basierten Daten bietet noch einen weiteren Pluspunkt. Georg Binder erklärt: „Auf XML ist ein Foto kein totes Bild mehr, sondern eine digital veränderbare Informationseinheit.“ In der Praxis könnte man zum Beispiel Logos in sämtlichen Dokumenten eines Ordners auf Knopfdruck austauschen, ohne sie manuell öffnen zu müssen. Bernhard Stieger verwendet diese Möglichkeit seit kurzem bei der Aktualisierung von Produktblättern. „Oft ändert sich nicht der Inhalt, sondern nur das Datum wie etwa ´Stand: März 2007´. Wegen diesen drei Worten müsste man 30 Dokumente öffnen und ändern. Leichter geht es nun auf XML-Basis, indem wir ein kleines Programm darüber laufen lassen“, erklärt der zweifache Geschäftsführer.

Damit ist auch endlich der „sich selbst aktualisierende Report“ geboren. „Ein XML-Dokument kann sich neue Daten aus der Datenbank abrufen. Balkenlängen in Diagrammen werden automatisch angepasst. Zahlen im Text werden automatisch ausgetauscht“, gerät Georg Binder ins Schwärmen. Das ist eine höchst interessante Funktion für Quartalsergebnisse, Verkaufsanalysen und andere periodische Berichte. „Und vielleicht auch für unsere hundertseitige Masterpräsentation“, lässt sich Bernhard Stieger zu neuen technischen Anwendungen inspirieren.