KMU Live: Windows Vista und Microsoft Office 2007 im Praxistest

Windows Vista und Microsoft Office 2007 werden auf Herz und Nieren getestet – von der Wiener Trainings- und Consultingfirma GfP

KMU-Reality-Report, Folge 9, 10. Juli 2007: Aufgaben-, Zeit- und Projektmanagement mit Microsoft Office Outlook 2007

Alles im Blick, alles im Griff – Papierkalender adieu!

	„Kaum zu glauben, dass ich meinen Kunstdruck-Time-Planer völlig ignoriere und mit Leidenschaft meine Termine und Aufgaben am Laptop verwalte. Da kann mein Papierkalender nicht mehr mithalten. Philip Schimek, Berater & Trainer bei HeptaCon

Livemitschnitt bei zwei gänzlich unterschiedlichen Testpersonen der Wiener Personalberatungs- und Trainingsfirma HeptaCon. Auf dem Prüfstand: Aufgaben- Zeit- und Projektmanagement mit Microsoft Office Outlook 2007. Trainer Philip Schimek steigt um vom bewährten Papier-Planer auf vollelektronische Zeit- und Aufgabenverwaltung. Projektmanagerin Barbara Hofer steigt um von Lotus Notes und erlebt neue Effizienz in der Projektorganisation.

„Kaum zu glauben, dass ich meinen Kunstdruck-Time-Planer völlig ignoriere und mit Leidenschaft meine Termine und Aufgaben am Laptop verwalte“, meint Philip Schimek mit verschmitztem Lächeln. Als Berater und Trainer der Personalentwicklungsfirma HeptaCon gehört er zu jenen kreativen Praktikern, die übersichtliches Papier generell bevorzugen – wie viele Selbständige im KMU-Bereich. Zumindest bis vor kurzem noch. Die Vorteile lagen buchstäblich auf der Hand: schnell aufgeschlagen und eingetragen, keine Einarbeitung in Funktionen, kein einschalten. Allerdings muss man sich heutzutage schon regelrecht „outen“, wenn man einen „echten“ Kalender aus dem Aktenkoffer hervorholt. Und auch die Nachteile des statischen Papiers machten sich immer stärker bemerkbar: unhandlich, unübersichtlich, keine Gummiseiten, Änderungen sind umständlich, nicht synchronisierbar, nicht vernetzbar.

Intuitive Bedienung oder: „watscheneinfach“

So installierte Philip Schimek Microsoft Office Outlook 2007 auf seinem Laptop, um der neuen Technologie eine echte Chance zu geben. „Für mich muss es schnell gehen, ich habe keine Zeit, mich lange in Funktionen einzuarbeiten“, erklärt der erfolgreiche Trainer. Bei einer Microsoft-Schulung konnte er sich davon überzeugen, dass die Bedienung intuitiv erfolgt oder salopp gesagt „watscheneinfach“ ist. Auch sein Auftraggeber, Geschäftsführer Bernhard Stieger, war erfreut. Denn mit Microsoft Office Outlook 2007 konnte ein neues, sehr effizientes Arbeiten im Team beginnen.

Terminverschiebung für zehn Teilnehmer – ein Mausklick

In der Phase der Trainingsvorbereitung kommt es ständig zu Terminverschiebungen. Früher wurde ein nettes Mail verfasst: „Hallo Leute, können wir den Termin um eine halbe Stunde verschieben?“ Heute nutzt das HeptaCon-Team den gemeinsamen Server-basierten Kalender, der auch remote ständig abrufbar ist. Auf einen Blick sieht man die Termine sämtlicher Trainer, verschiebt einfach den Eintrag im Kalender mit einem Mausklick und automatisch erhalten alle dort eingetragenen Teilnehmer eine Mitteilung darüber, die wiederrum nur mit einem Mausklick zu akzeptieren oder abzulehnen ist. Projektmanagerin Barbara Hofer: „So habe ich immer den genauen Überblick, wer bereits zugesagt hat. In der Ansicht „Terminplanung“ wird der Status übersichtlich aufgelistet. Der Arbeitsaufwand für die reine Terminkoordination ist jetzt im Vergleich zu früher stark reduziert.“ Und Bernhard Stieger ergänzt: „Einige Funktionen gab es zwar in der Vorgängerversion 2003 auch schon, allerdings waren sie nicht so extrem leicht zu finden, so schnell und einfach zu bedienen. Die logische Anordnung von Befehlen in den neuen Multifunktionsleisten „Ribbons“ machen direkt Lust darauf, Microsoft Office Outlook 2007 so oft wie möglich zu nutzen.“

Aufgaben, Kalender – der perfekte Überblick

Wie geht es nun Philip Schimek? „Da kann mein Papierkalender nicht mehr mithalten“, bemerkt er freimütig. Als praktisch und übersichtlich erlebt er die in Outlook 2007 nun stets geöffnete Aufgabenleiste am rechten Bildschirmrand, mit Monatskalender, Tagesterminen und den nach Datum geordneten To-Do`s. Je nach Bedarf kann man sie auch minimieren oder ausblenden. „Mit der neuen Aufgabenleiste kann ich wirklich gut arbeiten. Ich beginne den Tag schon mit einem perfekten Überblick. Verschiebt sich etwas, ziehe ich die Aufgabe oder den Termin einfach mit der Maus auf das neue Datum – erledigt. Auch E-Mails kann ich einfach in die Aufgabenleiste oder den Kalender hineinziehen und so als neuen Eintrag übernehmen. So bin ich immer up-to-date“, ist der frisch bekehrte Computerfreak begeistert.

Aufgaben, Termine und Mails verknüpfen

Als ebenso praktisch und zeitsparend bewertet das Testteam die ganz neuen Verknüpfungsfunktionen von Aufgaben, E-Mails und Termineinträgen. Wird ein E-Mail mit der Fahne markiert, wird es automatisch als Aufgabe gelistet. Bei einem Klick auf einen bestimmten Kalendertag erscheinen unterhalb alle dazugehörigen Aufgaben. Via „Teilnehmer einladen“ oder „Aufgabe zuweisen“ lassen sich diese Informationen sofort an weitere Personen verteilen. Soll Philip Schimek einen Termin von Bernhard Stieger übernehmen, zeigen sich die neuen Vorteile deutlich: in dem Termineintrag sind auch gleich sämtliche damit verknüpften Dokumente, E-Mails und Aufgaben ersichtlich – da haben Papier-Planer keine Chance mehr.

Projektmanagement nach dem Ampelprinzip

Dieser effiziente Aufbau von Microsoft Office Outlook 2007 hat Projektmanagerin Barbara Hofer dazu veranlasst, das Tool für die Abwicklung von Großprojekten intensiv zu nutzen und nach den individuellen Projekterfordernissen zu gestalten. Die Möglichkeit, sehr schnell farblich gekennzeichnete Kategorien zu vergeben, ermöglicht Projektmanagement mit Statusübersicht. Weiß bedeutet „unbearbeitet“, gelb „in Anfrage“, grün „Training ist fix gebucht“, rot „bearbeiten“. „Auf diese Weise kann ich einen Großauftrag für IBM in Deutschland mit rund 200 Trainings pro Jahr für interne Weiterbildung sehr zeitsparend abwickeln“, erklärt Barbara Hofer. Ein Blick der Geschäftsleitung auf den Projektordner genügt, um sofort einen guten Statusüberblick zu erhalten. Dank der völligen Kompatibilität von Windows Mobile 2005 hat Geschäftsführer Bernhard Stieger via Smart Phone auch unterwegs alle Informationen stets griffbereit.

Reisekosten- und Zeiterfassung direkt in der Aufgabe

Nicht zuletzt erleichtern die erweiterten Aufgabenfunktionen in Microsoft Office Outlook 2007 auch die Administration von Reisekosten- und Zeiterfassung. Wie lange Philip Schimek für das letzte Training im Einsatz war, trägt er gleich in die ihm zugewiesene Aufgabe unter „Details“ ein. Dort ist Platz für Spesen, Kilometer und Abrechnungsmodus. Nun überlegt man bei HeptaCon, diese Daten gleich über eine Excel-Verknüpfung in die Datenbank zu überspielen. Bernhard Stieger ist sich sicher: „Für kleinere und mittlere Unternehmen – wir beschäftigen rund 30 Trainer – ermöglicht Microsoft Office Outlook 2007 in sehr einfacher Weise höchst professionelles Projektmanagement.“