Business Intelligence im kleinen Maßstab

Wir sprachen mit Martin Zimmermann, seines Zeichens BI-Verantwortlicher auf der Microsoft Serverplattform mit Schwerpunkt auf die BI-Szenarien für kleine Unternehmen.

Herr Zimmermann, warum ist Business Intelligence für kleine Unternehmen wichtig?

Zimmermann: BI- oder auch CRM-Projekte haben gemeinsam, dass sie recht komplex in der Einführung sind und Ihr Einsatz die Arbeitsweisen der Unternehmen grundlegend verändert. Ziel ist dabei immer die richtige Nutzung von Ressourcen: womit soll sich der Geschäftsführer eines Kleinbetriebs beschäftigen und worin soll er investieren – was unterscheidet sein Unternehmen und seine Produkte oder Dienstleistungen von den anderen am Markt erhältlichen?

Na ja, Ressourcen sind ja in fast allen Unternehmen ein knappes Gut.

Zimmermann: Das ist schon richtig, aber in einem kleinen Unternehmen gibt es weniger Puffer und weniger Spielraum. Da sind Geld und Personal in der Regel aber so knapp, dass falsche Entscheidungen recht schnell das Ende des Unternehmens bedeuten können. Da muss jeder Euro gewinnbringend eingesetzt werden – Streuverluste bei Marketingaktionen nach dem Gießkannenprinzip kann ein großer Konzern leichter verkraften als ein KMU.

Welche BI-Lösungen sind konkret bei KMU im Einsatz?

Zimmermann: Sehr oft sind in diesem Segment Excel und Access im Einsatz – dabei kommt es schon vor, dass auch Kunden im Mittelstand – also nicht nur die ganz „Kleinen“ – geschäftskritische Anwendungen 24x7 auf einer Access 2.0-Lösung im Betrieb haben. Dafür ist das Programm natürlich nicht ausgelegt. So wie auch Excel bei aller Funktionalität keine Datenbank ist. Excel-Sheets, die als E-Mail-Anhänge weitergeschickt werden und im Augenblick, in dem sie in der Inbox des Empfängers landen, schon veraltet sind, können zwar nicht wirklich als BI-Lösung im klassischen Sinne bezeichnet werden – aber eigentlich sind sie das, denn sie spiegeln die Art und Weise wider, wie viele Unternehmen mit Daten umgehen.

Muss man sich für Excel schämen?

Zimmermann: Nein muss man nicht. Einer unserer Partner - Herr Sexl von der pmOne AG - streicht im Interview heraus, dass die Versuche mancher BI-Hersteller, dem Markt einzureden, Excel wäre das falsche Front-End für BI oder bestenfalls ein Nischenprodukt, gescheitert sind. Laut OLAP-Survey benutzt die Mehrzahl der Anwender Excel; sie machen damit in Wirklichkeit alle Alternativen zu Nischenprodukten.

Aber letztendlich geht es doch darum, die BI-Schlüsseltechnologien über ein präzises Reporting auf den Desktop zu bringen.

Zimmermann: Sie meinen eine Datenbank mit allem, was dazugehört? Aber eine wirkliche Datenbank, auf die die verschiedenen Mitarbeiter zugreifen können und die es ihnen ermöglicht, mit aktuellen Daten ihre Entscheidungen zu treffen, ist in Kleinunternehmen eher selten in Verwendung. Das hat auch damit zu tun, dass die Reporting-Bedürfnisse nicht sehr komplex sind und für viele Unternehmern der sprichwörtliche Blick in die Kassa am Ende des Arbeitstags als Monitoring-Tool ausreichend ist.

Was bietet Microsoft im Bereich BI für dieses Segment?

Zimmermann: Da die Lizenzkosten und der Aufwand einer „großen“ Datenbanklösung sich oft für Kleinunternehmen schwer rechtfertigen lassen, bietet Microsoft zwei Versionen seiner Datenbank SQL Server 2008 an, die – bei eingeschränktem Funktionsumfang – sehr günstig sind. Ich meine die Workgroup Edition und die Express Edition. Die letztere ist sogar kostenlos als Download verfügbar und deckt viele der grundlegenden Anforderungen an eine Datenbank ab. Die SQL Server Workgroup Edition ist auch im Small Business Server Premium enthalten, der in einem Produkt die meisten Anforderungen in diesem Segment abdeckt. Außerdem werden Angebote wie Office Live und CRM Live KMU den Weg zu einer effizienten IT ebnen – damit haben sie Zugang zu einer Vielzahl an Services, die sie sich mit klassischen Lösungen nicht hätten leisten können.

Nicht zu vergessen den grundlegenden Bereich des Informations- und Dokumentenmanagements – besonders, wenn man in Teams zusammenarbeitet.

Zimmermann: Sie haben recht. Auch wenn dieser Bereich kein klassischer BI-Bereich ist, könnte man sagen, dass eine BI-Lösung dort beginnt, wo der Bedarf dafür entsteht - also direkt in den Fachbereichen. Wie Herr Pachlatko in einem anderen Interview unterstreicht, muss für die Anwender der Eintritt in die Welt der Zahlen so einfach wie möglich gemacht werden. Sie denken nicht in Datenbanken und Systemen, sie denken an ihre Aufgaben und wie sie möglichst einfach zu jenen Geschäftsinformationen kommen, die sie für ihren Job brauchen. Genau hier beginnt Business Intelligence und hier setzt auch SharePoint als prädestiniertes "User-Interface" für leistungsfähige BI-Lösungen an. Hier geht es um perfekte Integration - mit den dahinter liegenden SQL-Datenquellen aber auch mit dem Office Front-End, wie die neuen Excel Services zeigen.

Man könnte auch sagen, BI beginnt dort, wo man sich für eine zentrale Datenablage entscheidet. Denn dieser zentrale Ort ist Voraussetzung, wenn man auf der anderen Seite Mobilität und Dynamik ermöglichen will.

Zimmermann: Die Bearbeitung von Dokumenten und Projekten im Team kann eine große Herausforderung darstellen, besonders wenn sich die Teammitglieder in verschiedenen Gebäuden, Filialen oder sogar in anderen Ländern befinden. Mit Windows SharePoint Services können Sie sehr einfach Teamsites erstellen, auf die alle Teammitglieder über einen Browser oder ihre vertrauten Microsoft Office-Programme zugreifen können. Und hier kommt die zentrale Ablage ins Spiel: Denn nur, wenn Sie alle Dokumente, Kalender, Aufgaben und Diskussionen an einem einzigen, für alle zugänglichen Ort aufbewahren, kann sich das Team auf die wesentlichen Arbeiten konzentrieren und muss sich nicht mit Verfahrensfragen aufhalten.

Danke für das Gespräch.