Checkliste für PC-Sicherheit

Automatische Information auch bei Abwesenheit

Mit einer Abwesenheitsnotiz informieren Sie Ihre Partner leicht darüber, was Sache ist

E-Mails sind ein schnelles Medium. Da erwartet der Absender auch innerhalb überschaubarer Zeit eine Antwort. Wenn Sie in Urlaub sind, lässt eine Antwort aber auch schon mal zwei oder drei Wochen auf sich warten. Damit bei Partnern kein Frust aufkommt und wichtige Arbeit möglicherweise liegen bleibt, können Sie automatisch eine Abwesenheitsnotiz versenden. Voraussetzung: In Ihrem Unternehmen arbeiten Sie mit Windows Small Business Server 2003. Der darin enthaltene Exchange Server 2003 sorgt dafür, dass Ihre E-Mails auch dann richtig bearbeitet werden können, wenn Sie nicht im Büro sind und Ihre E-Mails mit Outlook abrufen.

Stellen Sie zunächst sicher, dass Outlook 2003 direkt mit Ihrem Windows Small Business Server 2003 verbunden ist. Klicken Sie dafür in der Menüleiste auf . Steht vor dem Menüeintrag ein Häkchen, klicken Sie mit der linken Maustaste einmal darauf. Ist dort kein Häkchen zu sehen, dann ist Outlook bereits mit Ihrem Server verbunden.

Starten Sie nun den Abwesenheits-Assistenten, indem Sie in der Menüleiste von Outlook 2003 auf , dann auf .

Es öffnet der Abwesenheits-Assistent:



Klicken Sie in das obere Feld und geben Sie den Text ein, mit dem Sie andere E-Mailer über Ihre Abwesenheit informieren wollen, in etwa so:



Geben Sie bei Bedarf auch gleich die Telefonnummer Ihres Kollegen an.

Aktivieren Sie die Abwesenheits-Notiz, kurz bevor Sie das Büro für Ihren Urlaub verlassen, indem Sie auf klicken, so dass der Kringel markiert erscheint:

Schließen Sie den Vorgang mit einem Klick auf ab. Danach erhält jeder, der Ihnen eine E-Mail schickt, automatisch eine Nachricht mit dem Text, den Sie zuvor eingegeben haben.

Achtung: Vergessen Sie nicht, nach Ihrem Urlaub die Abwesenheits-Notiz zu deaktivieren.

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