Zuweisen von Aufgaben mit OutlookMicrosoft Office Outlook enthält ein Formular, mit dem Sie eine Aufgabe, die von einem Mitarbeiter oder Kollegen ausgeführt werden soll (z. B. einen Bericht schreiben), beschreiben und diese Anfrage direkt an die jeweilige Person senden können. Das Formular bietet Raum für alle wichtigen Aufgabendetails. Darüber hinaus können Sie die Fortschritte auf dem Weg zum Ziel verfolgen, wenn die Person die Aufgabe übernimmt. So können Sie eine Aufgabe in Outlook erstellen und zuweisen: 1. Wählen Sie im Menü Datei den Befehl Neu und dann die Option Aufgabenanfrage aus. 2. Geben Sie die E-Mail-Adresse der Person ein, der die Aufgabe zugewiesen werden soll, und tragen Sie in die Betreffzeile einen Titel für das Projekt ein. Außerdem können Sie das Enddatum, das Anfangsdatum, den Status, die Priorität sowie den Prozentsatz, zu dem die Aufgabe bereits bearbeitet wurde, angeben. 3. Soll der Fortschritt bei der Aufgabe verfolgt werden, aktivieren Sie die Kontrollkästchen Aktualisierte Kopie dieser Aufgabe in meiner Aufgabenliste speichern und Statusbericht an mich senden, sobald die Aufgabe erledigt ist. 4. Sie können für die Aufgabe auch eine Kurzbeschreibung eingeben. Darüber hinaus können Sie in der Aufgabenanfrage einen Ansprechpartner aufführen und die Aufgabe einer Kategorie zuweisen. Sobald Sie alle Felder ausgefüllt haben, klicken Sie auf Senden. Der Empfänger der Aufgabe wird zur zuständigen Person, also quasi zum „Eigentümer“ dieser Aufgabe. 5. Dem neuen Eigentümer stehen nun drei Optionen zur Auswahl: Aufgabe annehmen, Aufgabe ablehnen oder Aufgabe zuordnen. Bei der letzten Option wird die Aufgabe einer anderen Person zugewiesen. (Für diese Funktion ist Microsoft Exchange als E-Mail-Server zu verwenden.) Die zuständige Person kann außerdem den Status und den Prozentsatz der Fertigstellung aktualisieren. Auf der Registerkarte Details kann die zuständige Person weitere Daten zur Aufgabe eintragen, z. B. Reisekilometer oder Abrechnungsinformationen. 6. Nach Fertigstellung der Aufgabe wird ein Statusbericht erstellt und an Sie geschickt. Weitere Artikel zum Thema
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