In der Produktion von Fensterbeschlägen, Türschlössern, Fenstergriffen und Ladenbeschlägen gehört die Salzburger Mayer & Co Beschläge GmbH (MACO) zu den bedeutendsten Herstellern am internationalen Markt. Die mehr als 60 Jahre bestehende, inhabergeführte Unternehmensgruppe fertigt Beschläge für jährlich 25 Millionen Fensterflügel. Derzeit agiert MACO mit zwei Produktionsstätten auf einer Produktionsfläche von zirka 100.000 qm und ist in 35 Ländern weltweit tätig, davon in zwölf Ländern mit selbstständigen Niederlassungen. Beliefert werden sowohl industrielle Großverarbeiter in der Fenster- und Türenbranche als auch handwerklich strukturierte Tischlereibetriebe. Von der Entwicklung bis zum Verkauf sind weltweit zirka 2.500 Mitarbeiter im Einsatz.

AUSGANGSSITUATION: Dezentrale Infrastruktur verlangt neue Technologie

Für die elektronische Kommunikation stand lange Zeit Microsoft Exchange Server 2003 im Einsatz. Durch die dezentrale Architektur war die Serverauslastung an den einzelnen Standorten sehr unterschiedlich. „Der dezentrale Aufbau war nicht mehr effizient genug. Daher suchten wir nach einer Lösung, um alles zu konsolidieren und dadurch eine bessere Serverauslastung zu erreichen sowie die Wartung zu vereinfachen“, erklärt Matthias Milles, Leiter der IT Operations bei MACO in Salzburg. Im Zuge der Umstellung sollte mit der neuen Infrastruktur auch eine neue Dimension in der Kommunikationskultur eröffnet werden, mit einer vollintegrierten Sprach-, Mail- und Faxlösung bis hin zu Video-Conferencing.

LÖSUNG: Neue Dimensionen mit Microsoft-Kommunikationspaket

Aufgrund dieser umfassenden Anforderungen entschied sich die Firma MACO für das neue Kommunikationspaket mit Microsoft Exchange Server 2007 und Microsoft Office Communications Server 2007 in Kombination mit Microsoft Office Outlook 2007. Umgesetzt wurde das Projekt von der Firma selbst in Zusammenarbeit mit Microsoft Consulting Services. Aufbauend auf dieser leistungsfähigen Infrastruktur konnte die Unternehmensgruppe eine moderne Unified-Messaging-Lösung verwirklichen, die alle Stücke spielt: mit Integration von IP- und Mobiltelefonie, Voice Access, E-Fax, Instant Messaging und Video-Conferencing. „Unsere Mitarbeiter sind begeistert. Komfort und Qualität in der Kommunikation, insbesondere innerhalb von standortübergreifenden Projektgruppen, ist enorm gestiegen“, resümiert Matthias Milles.

NUTZEN: Unified Messaging: Sprachnachrichten und E-Mail in einer Oberfläche

Unter dem Stichwort Unified Messaging wurde bei MACO die Mitel-IP-Telefonanlage in Microsoft Exchange Server 2007 integriert, wodurch nun alle Nachrichten – sowohl E-Mail als auch Voice Mail sowie hereinkommende Faxe – in den Posteingang von Microsoft Office Outlook 2007 gelangen. „Mit Unified Messaging haben die Mitarbeiter einen Überblick über alle Mail- und Sprachnachrichten in einer Oberfläche: Microsoft Office Outlook 2007 zeigt auch gleich den dazugehörigen Kontakt an“, erklärt Daniel Jonathan Valik, Unified Communications Product Specialist bei Microsoft Österreich.

Integration mit Windows Mobile: Perfekter Datenschutz bei Handyverlust

Per Push-Funktion werden sämtliche Nachrichten direkt auf das Windows-Mobile-Handy weitergeleitet. So sind die Mitarbeiter immer top-aktuell informiert. Und sollte ein Handy einmal verloren gehen, genügt ein „Wipe“-Befehl über Microsoft Outlook Webaccess, um remote den gesamten Inhalt des Mobiltelefons zu löschen. Damit wird dem Thema Datenschutz sehr einfach und wirksam Rechnung getragen. Auch vergessene Pincodes für das Diensthandy lassen sich über den Webaccess wieder einrichten.

Sprachbefehle statt Knopfdruck

Darüber hinaus unterstützt Microsoft Exchange Server 2007 komfortable Sprachdienste, wie IT-Leiter Matthias Milles erklärt: „MACO-Mitarbeiter können mit der neuen Lösung E-Mails via Sprachbefehl abhören, Termine per mündlicher Ansage verschieben oder sich ebenso mit Kollegen verbinden lassen“. Dies sei besonders bei Autofahrten und ähnlichen Situationen ein wesentlicher Vorteil.

Einfache Ressourcenplanung für Meetingräume & Dienstautos

Die neue Funktion für Ressourcenplanung und -Verwaltung in Microsoft Exchange Server 2007 ermöglicht, dass für jede verfügbare Einheit wie Konferenzzimmer oder Dienstauto eine eigene Mailbox auf dem Server angelegt wird. Für Ressourcen lassen sich automatisch eingeschränkte Funktionen vergeben, so dass zum Beispiel keine Mailzustellung erfolgt und nicht etwa ungelesene E-Mails in diesen Mailboxen verbleiben. Über die Kalenderfunktion können MACO-Mitarbeiter je nach Berechtigung Ressourcen buchen und verwalten. Durch Berechtigungsmanagement auf der Basis von Microsoft Active Directory lassen sich interne Sicherheitsrichtlinien mit wenig Aufwand optimal umsetzen. Als „praktisch und übersichtlich“ bezeichnen die Benutzer die neue Ressourcenverwaltung – auch weil man die Mailboxen nicht mehr regelmäßig ausräumen muss.

Performance & Sicherheit: durch leistungsstarke 64-Bit, Rollenmodell, CCR

Die neue Lösung basiert auf der leistungsfähigen 64-Bit-Architektur des Microsoft Exchange Server 2007. Matthias Milles berichtet: „Mit Microsoft Exchange Server 2007 haben sich die Speichergrenzen verdoppelt, wir profitieren von höherer Performance und benötigen für die Konsolidierung unserer Serverlandschaft weniger Hardware“, betont Milles. Die Mitarbeiter profitieren durch schnelleren Mailtransfer und schnelleres Öffnen von großen Nachrichten sowie durch eine leistungsstärkere Schnellsuche in den teilweise bis zu drei Gb großen Mailboxen. Besonders profitiert MACO von dem Exchange Rollenmodell, mit dem sich eine wesentlich bessere Lastaufteilung erzielen lässt und so die Server-Verfügbarkeit steigt. Auch das Sicherheitsfeature Clustered Continous Replication wertet die IT-Leitung als großen Pluspunkt für Ausfallsicherheit, denn so lassen sich Daten ohne viel Aufwand spiegeln, so dass der gesamte Datenbestand immer doppelt verfügbar ist.

Rasche Konsolidierung: Mailboxen schnell und einfach verlagern

Für die IT-Verwaltung stellt Microsoft Exchange Server 2007 einige zeitsparende Features zur Verfügung. So vereinfacht die Power-Shell-Funktion administrative Aufgaben wie etwa das Anlegen von neuen Mailboxen. „Über die Power Shell kann die Konfiguration mittels Script-Befehlen erfolgen, ohne zeitaufwendigere Nutzung einer grafischen Oberfläche“, bestätigt Matthias Milles und lobt auch den integrierten Mailbox-Moving-Wizard. Mit dieser Funktion ließ sich die Serverkonsolidierung beschleunigen, indem Mailboxen anderer Standorte in Form einer Silent Migration in wenigen Minuten auf den zentralen Server verschoben werden konnten. Milles: „Der Mailbox-Moving-Wizard in Microsoft Exchange Server 2007 spart uns wertvolle Zeit bei der Konsolidierung unseres Messaging-Systems.“

Im Blickpunkt: Telefon- und Video-Konferenzen

Als letzter Schritt wird in der Unternehmensgruppe MACO der Microsoft Office Communications Server 2007 implementiert. Telefon- und Video-Konferenzen sollen dann die Kommunikation zwischen den Standorten persönlicher und effizienter machen – und so manche Dienstreise ersparen. „Praktisch und komfortabel ist für uns auch das integrierte Instant-Messaging. Die Status-Übersicht (Presence Integration) zeigt, wer am Arbeitsplatz erreichbar ist. So kann man Kollegen informell per Chat ansprechen, ohne E-Mail-Versand.“ Das Management spricht bereits von einer neuen Kommunikationskultur.

Unterstützt von:	Microsoft Consulting Services
Branche:	Industrie und Fertigung
Lösungsbereich:	Infrastructure/Security, Mobility
Produkte:	Microsoft Exchange Server 2007 Microsoft Office Communications Server 2007 Windows Mobile