Die ratiopharm Arzneimittel Vertriebs-GmbH, Wien, im Folgenden kurz „ratiopharm“ genannt, ist in Österreich der führende Anbieter hochwertiger Arzneimittel zum günstigen Preis. Mit dem Vertrieb von Generika konnte ratiopharm seit seiner Umbenennung im Jahr 1998 erfolgreich zum größten Generikaanbieter des Landes wachsen. Insgesamt umfasst die Produktpalette rund 300 verschiedene Artikel, darunter so bekannte Präparate wie Mexalen oder Dolobene ratiopharm®-Gel. Für die  Österreich-Tochtergesellschaft der deutschen ratiopharm International arbeiten 60 Beschäftigte am Standort Wien, davon 27 im Außendienst, um Apotheken und Ärzte österreichweit zu betreuen.

AUSGANGSSITUATION: Strengere Dokumentation: „Papierlisten“ stoßen an Grenzen

Zur Sicherheit der Patienten gelten strenge Reglements im Arzneimittelsektor. Seit 2006 wurde die Nachweispflicht mit der Arzneimittelgesetzesnovelle noch verschärft. „Seit der Gesetzesänderung müssen Zulassungsinhaber alle zur Veröffentlichung bestimmten Produktinformationen zu ihren Arzneimitteln, welche der Werbung dienen, genau dokumentieren und jederzeit deren internen Freigabeprozess nachweisen können. Papierlisten konnten diesen Anforderungen nicht mehr genügen“, beschreibt Ing. Michael F. Obereigner, Quality Manager bei ratiopharm, die Herausforderung. So wurden verschiedene Produkte für Dokumentenmanagement evaluiert. Naheliegend schien eine Branchensoftware, die sich dann aber als 8-10fach teurer herausstellte als die heutige Lösung. Ein schlankeres Konkurrenzprodukt kam immerhin noch auf den zweifachen Preis. Und für eine Open-Source-Variante auf Basis von Typo3 war zu wenig Know-how für die Umsetzung dieser spezifischen Anforderungen am Markt auffindbar. „Wir benötigen Know-how, das langfristig zur Verfügung steht. Dies war mit einer Microsoft-Plattform am besten gegeben“, erklärt Obereigner. Ausschlaggebend seien auch die gute Integrationsfähigkeit in die bestehende Microsoft-Infrastruktur sowie das günstige Preis-Leistungsverhältnis gewesen. 

LÖSUNG: Das Portal, das mitwächst – kostengünstige Erweiterung, Schritt für Schritt

Anfangs wurde mit Microsoft Office SharePoint Server 2007 eine webbasierte Sales- und Marketing-Plattform eingerichtet. Diese fügte sich so gut in die IT-Umgebung mit Microsoft Windows Server 2003, Microsoft SQL Server 2005 sowie Windows und Microsoft Office, dass die Mitarbeiter ihr neues Portal sehr gerne nutzten. So sei man schließlich „auf den Geschmack gekommen“ und das Portal wurde schrittweise mit vielfältigen Aufgaben erweitert. „Der große Funktionsumfang von Microsoft Office SharePoint Server 2007 ermöglicht uns, kostengünstig neue Aufgaben mit dem Portal abzudecken“, so Obereigner. Partner für die Umsetzung war von Beginn an die Artaker Computersysteme GmbH in Wien, ein Microsoft Gold Certified Partner. 99 Prozent der Funktionen wurden mit Standardfeatures out of the box umgesetzt.

NUTZEN: Automatisierte Freigabeprozesse geben Klarheit und minimieren Fehler

„Unsere große Herausforderung bestand darin, ein Portal zu realisieren, welches die strengen gesetzlichen Freigabebestimmungen von Pharmazeutika berücksichtigt“, führt Artaker-Projektleiter Steve Bruce aus. Konkret ging es hier um Produktbeschreibungen auf und der Gebrauchsinformation in den Arzneimittel-Verpackungen (sog. „Packmittel“), die einem reglementierten Erstellungs- und Freigabeprozess unterliegen: Intern freigegebenen Dokumenten aus der Zulassungsabteilung kann die behördliche Freigabe fehlen, wodurch sie intern zwar verfügbar sind, extern jedoch nicht verwendet werden dürfen. Die erforderlichen Freigabeprozesse konnten ohne Zusatzprogrammierungen mittels der in Microsoft Office SharePoint Server 2007 integrierten Workflow-Dienste abgebildet werden. „Der Status von Packmitteln ist über das Portal jederzeit ersichtlich, was die Transparenz erhöht und Fehler minimiert“, sagt Quality Manager Obereigner und führt aus: „Bei bis zu 350 Dokument-Freigaben pro Jahr bringen automatisierte Workflows eine enorme Zeitersparnis und Qualitätsverbesserung in der Dokumentation.“

Fehlerfreie Dokumentation: Pluspunkt bei Behördenkontrollen

Die verbesserte Dokumentation hat auch rechtliche Vorteile. Im Schnitt alle drei Jahre werden Behördeninspektionen durchgeführt. Bei Fehlern oder Mängeln kommt es zu behördlichen Auflagen. „Fehler in der Dokumentation sind mit unserer Portallösung nicht mehr möglich, da definierte Abläufe und Inhalte vom System exakt vorgegeben und mittels Workflow nachvollziehbar durchgeführt werden“, betont der Quality Manager. „Regulatory Compliance“ lautet das Stichwort. Zudem erweist sich die integrierte Volltextsuche als komfortabler Zeitsparer. Auf Knopfdruck liefert das Portal die gesuchten Dokumente. Keine Suche in Ordnern und Papierlisten mehr.

Alle Dokumente auf dem neuesten Stand: Versionierung garantiert Aktualität

Wichtig ist für ratiopharm auch die Versionskontrolle und die Integration von Microsoft Office 2007. „Dokumente können direkt aus dem Portal als Word-Dokument geöffnet und bearbeitet werden. Beim Abspeichern in das Portal wird die aktuellste Version sichtbar abgelegt, während Vorversionen über die integrierte  Versionshistory nachvollziehbar bleiben“, beschreibt Obereigner einen für Behördenkontrollen und Dokumentationspflichten wesentlichen Punkt. Künftig sollen in Kombination mit Microsoft Office Infopath 2007 auch Formulare in das System eingebunden werden.

Das System wächst mit

Nachdem die Mitarbeiter mit der Sales- und Marketingplattform sehr zufrieden waren, folgte der schrittweise Ausbau des Systems. Hinzu kam das Vertragsmanagement für sämtliche Verträge, die Verwaltung von Zulassungen für Arzneimittel und der Ausbau des Portals zu einer vollwertigen Intranetlösung für alle Mitarbeiter. Aufgrund des mächtigen Funktionsumfangs von Microsoft Office SharePoint Server 2007 waren Erweiterungen ohne zusätzliche Lizenzkosten möglich.

Zukunftsvisionen: „MySites“ für das Managementteam

Derzeit wird überlegt, ob die in Microsoft Office SharePoint Server 2007 integrierte SAP-Schnittstelle Business Data Cataloge genutzt werden soll, um Verkaufszahlen, Umsatzzahlen oder Kundendaten aus SAP benutzerfreundlich im Portal darzustellen. Für Außendienst, Regionalleiter und Geschäftsführung könnte dies eine attraktive Verbesserung sein. Die Idee könnte in Form einer komfortablen MySite-Lösung umgesetzt werden: Je nach Interesse und Berechtigung ließen sich damit aktuelle Daten in individuell benötigter Zusammenstellung auf einen Blick auf der Startseite abbilden. Außendienstmitarbeiter hätten damit eine anders zusammengestellte Startseite, als etwa das Managementteam. Michael F. Obereigner: „Mit einer MySite würden sich unsere Manager die derzeit recht starren SAP-Analysen ersparen und wären immer mit den aktuellsten Zahlen versorgt.“

Lösungsbereich:	Dokumenten- bzw. Knowledgemanagement
Produkte:	Microsoft Office SharePoint Server 2007