„Das Außenministerium ist weltweit für Sie da“ – hinter diesem Slogan steht die tägliche Arbeit in den 118 Auslandsvertretungen der Republik Österreich. Dazu gehören Botschaften, Generalkonsulate oder Kulturinstitute mit insgesamt mehr als 1.600 Mitarbeitern.

AUSGANGSSITUATION: Strenge Protokollierungsrichtlinien, Aktenordner und viel Papier

Während die Zentrale des Bundesministeriums für europäische und internationale Angelegenheiten (BMeiA) am Wiener Minoritenplatz bereits seit mehr als zehn Jahren den Elektronischen Akt verwendet und damit schon einmal Pionier für die österreichische Verwaltung war, waren die Vertretungen im Ausland bisher noch auf Aktenordner und Papier angewiesen, um die strengen Protokollierungsrichtlinen für den Öffentlichen Bereich zu erfüllen. So suchte die IKT-Abteilung des BMeiA Anfang 2007 nach einer Lösung, die im Vergleich zum Elektronischen Akt aus dem Jahr 1996 benutzerfreundlicher und leistungsfähiger sein sollte.

LÖSUNG: Informationsmanagement mit Microsoft Office SharePoint Server 2007

Insgesamt fünf Lösungsansätze wurden evaluiert, wobei Microsoft Office SharePoint Server 2007 als klarer Favorit hervorging. „Wir wollten eine Oberfläche, mit der sich die Benutzer wohlfühlen und leicht zurecht finden würden“, erklärt Gerhard Milletich, Chief Information Officer des BMeiA. „Microsoft Office SharePoint Server 2007 und Microsoft Office Professional 2007 sind eine ideale Kombination für uns: Die Outlook-Integration ermöglicht eine einfache Bedienung in gewohnter Umgebung.“ Zudem überzeugte die Lösung auch durch niedrige Investitionskosten – inklusive Hardware nur etwa halb so viel wie die teuerste Variante im Rahmen der Ausschreibung. Aufgrund seiner straffen Programmstrukturen bietet Microsoft Office SharePoint Server 2007 auch bei durchschnittlich leistungsfähiger Hardware höchste Performance.

NUTZEN: Neue Technologie für 118 Vertretungen rund um den Globus

Die Umsetzung des Projekts in den Auslandsvertretungen begann im September 2007 mit der Botschaft in Madrid. Seither folgt jede Woche ein anderer Standort, so dass im Rahmen von etwa drei Jahren alle 118 Standorte mit der neuen Technologie ausgestattet sein werden.

Quantensprung in der Arbeitsorganisation: Minuten statt Tage

Das elektronische Informationsmanagement auf Grundlage Microsoft Office SharePoint Server 2007 eröffnet neue Dimensionen an Effizienz in der täglichen Arbeit und im Bürgerservice. Bisher wurden nur die Metadaten von Korrespondenz und Anträgen elektronisch erfasst: wie „Betreff“, „Eingangsdatum“, „Name“. Die dazugehörigen Schriftstücke wurden in Papierform im Akt abgelegt und in der Kanzlei verwaltet. So konnte immer nur eine Person zur selben Zeit den Akt bearbeiten, was die sprichwörtlich langen Behördenwege mit tage- bis wochenlangen Reisen über Schreibtische zur Folge hatte. „Heute kann jeder Berechtigte immer und überall auf das elektronische Aktenmanagement zugreifen. Im Idealfall lassen sich Anfragen innerhalb von Minuten erledigen, wofür früher Tage notwendig waren“, berichtet Milletich. Auch remote können die Mitarbeiter via VPN-Verbindung standortunabhängig bequem zugreifen.

Herzstück ist leistungsstarke Volltextsuche

Mit der neuen Technologie wird der gute alte „Akt“ in den österreichischen Auslandsvertretungen von seinem elektronischen Gegenstück, der „Informationssammlung“, kurz: ISA, abgelöst. Mit der in Microsoft Office SharePoint Server 2007 integrierten Workflow Engine wurde ein Genehmigungs-Workflow realisiert, der auch eine Statusabfrage ermöglicht. Das Herz der neuen Lösung ist die leistungsstarke Volltextsuche, die von den Mitarbeitern als sehr benutzerfreundlich bewertet wird. Schnell und exakt werden die gesuchten Ergebnisse angezeigt, buchstäblich auf Knopfdruck. Die Suchmaske erlaubt dabei eine Vielzahl von Einschränkungen wie zum Beispiel nach Datum, nach der Sprache, nach einem Schlagwort im Betreff und vieles mehr. „Spezielle Indizierungsdienste und Suchalgorithmen machen die Volltextsuche in Microsoft Office SharePoint Server 2007 extrem leistungsfähig, schnell und treffsicher“, betont der CIO.

Effizienzgewinn: Mehr Arbeit schaffen – bei gleichem Personalstand 

Durch das elektronische Informationsmanagement werden Kanzleimitarbeiter und Sachbearbeiter stark entlastet. Sachbearbeiter ersparen sich den Aufwand, per schriftlicher Anweisung Informationen von der Kanzlei anzufordern, während die Kanzlei sich die Recherchen in Papierordnern und manuelle Informationsbereitstellung erspart. Auch das Anlegen eines neuen Geschäftsfalles (früher Akt – in Zukunft ISA) ist mit einem Klick auf die rechte Maustaste und dem Befehl „Protokollierung“ im Handumdrehen erledigt. Viele Kanzleimitarbeiter können daher langfristig für andere Aufgaben eingesetzt werden. „Der Effizienzgewinn durch Microsoft Office SharePoint Server 2007 ist ein wesentlicher Vorteil, da das Arbeitsvolumen ständig zunimmt und die Anzahl an Planstellen nicht mitwächst“, betont Gerhard Milletich. So profitierte die Österreichische Botschaft in Laibach während der Phase der EU-Präsidentschaft ganz wesentlich vom neu eingeführten elektronischen Informationsmanagement. In der Zeit der EU-Präsidentschaft steigt das Arbeitsvolumen in einer Botschaft um rund 20 bis 40 Prozent. Mit Hilfe des neuen Informationsmanagements ließ sich die Herausforderung in der Laibacher Vertretung relativ gut bewältigen, ohne zusätzliche Mitarbeiter. 

Vorbildliches Modell im öffentlichen Bereich

Das elektronische Informationsmanagement in den Außenstellen des BMeiA gilt als vorbildlich und könnte sich möglicherweise zu einem Modell für die Erneuerung des in die Jahre gekommenen Elektronischen Akts in der öffentlichen Verwaltung entwickeln. Derzeit gibt es aber nur ein konkretes Ziel: alle 118 Vertretungen weltweit so rasch wie möglich mit Microsoft Office SharePoint Server 2007 und Microsoft Office 2007 auszurüsten.

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