Etape 3 : définir la politique et les procédures

Etape 3 : définir la politique et les procédures

Mettre en place une bonne politique et de bonnes procédures d'emploi des logiciels et de gestion des licences constitue un aspect important de la gestion des logiciels. Consultez ce manuel illustré (en anglais) pour passer à la troisième étape du processus de gestion des logiciels.

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Il est capital que votre organisation suive la politique et adopte les procédures décrites ci-dessous. Si vous avez déjà défini vos politique et procédures, profitez-en pour les passer en revue et y apporter les modifications requises.

Politique à suivre au moment de l'achat de logiciels

Il peut arriver que les départements d'une organisation commandent individuellement les logiciels dont ils ont besoin. Cependant, la centralisation de l'acquisition des logiciels permet à l'organisation de réaliser de substantielles économies, puisque, dans ce cas, votre entreprise pourra très probablement participer à un programme avantageux de licence en volume.

Un système d'achat centralisé des licences peut également aider votre organisation à:

• mettre en place une structure rationnelle, toutes les licences et tous les contrats étant alors regroupés en un seul lieu;
• réduire les coûts grâce à l'acquisition des types de licences appropriés;
• affecter les ressources de manière efficiente, grâce à une comparaison plus aisée entre les budgets des logiciels d'une part et les dépenses réellement encourues d'autre part;
• valoriser au maximum les logiciels grâce à la possibilité de réutiliser ou de redistribuer des logiciels dans d'autres départements.*

* Lisez attentivement les conditions du contrat d'utilisation avant de transférer un logiciel.

Pour que la politique d'achat des logiciels vous aide effectivement à atteindre ces objectifs, veillez à:

• déléguer et documenter clairement les responsabilités en matière d'acquisition et d'enregistrement des nouveaux logiciels;
• limiter l'acquisition de logiciels uniquement auprès de fournisseurs agréés;
• centraliser les données des licences (CD originaux, certificats d'authenticité, contrats d'utilisation; manuels originaux, preuves d'achat) et les conserver en lieu sûr;
• mettre régulièrement à jour l'inventaire des logiciels pour que le nombre de licences corresponde toujours au nombre de titres installés;

Vous pouvez télécharger ici un canevas qui vous permettra de définir plus facilement une politique d'acquisition des logiciels applicable dans toute votre organisation.

Enregistrer les nouveaux logiciels

N'oubliez pas d'ajouter à votre inventaire les nouveaux logiciels que votre organisation acquiert. Définissez clairement cette procédure en quelques étapes et demandez à vos collaborateurs de l'appliquer rigoureusement chaque fois qu'ils acquièrent de nouveaux logiciels.

Dans tous les cas, tenez compte des recommandations suivantes:

• conservez toujours la documentation originale, y compris la preuve d'achat;
• conservez toujours l'emballage et les supports originaux;
• tenez à jour le rapport d'inventaire des logiciels ou la base de données des logiciels;

Il n'est pas rare que l'on oublie d'enregistrer de nouveaux logiciels. Pourtant, l'enregistrement des logiciels constitue la façon la plus efficiente de veiller à ce que votre inventaire des logiciels soit en permanence à jour. Vous éviterez ainsi des coûts inutiles à votre organisation en évitant d'acheter des titres qui existent déjà au sein de votre entreprise.

Politique régissant l'utilisation des logiciels

La politique régissant l'usage des logiciels au sein de votre organisation devrait comporter des règles précises de téléchargement, d'installation et d'utilisation des produits.

Voici un aperçu des éléments qui pourraient figurer dans cette politique:

• lire les conditions et clauses de chaque licence pour garantir un usage correct des logiciels;
• prévoir une procédure de reconnaissance des compétences en matière d'installation des logiciels (désigner par exemple une seule personne chargée d'installer les logiciels ou d'enregistrer les installations de logiciels);
• contrôler toutes les activités Internet et de téléchargement;
• conserver les conditions, dispositions et clauses en un endroit aisément accessible à tous les collaborateurs.

Il est essentiel que tous les membres du personnel de votre organisation reçoivent un exemplaire de la politique d'utilisation des logiciels afin qu'ils sachent exactement ce qu'ils peuvent faire et ne pas faire avec les logiciels et le matériel installés dans votre entreprise. Cette importante précaution vous épargnera bien des soucis au niveau des virus; elle contribuera aussi à réduire le nombre des appels adressés au service d'assistance et vous aidera à tenir à jour, en permanence, la liste des logiciels présents dans votre société.

Plan de restauration d'urgence en cas de problèmes de logiciels

Ne négligez pas les risques et veillez à toujours être prêts à parer aux cas d'urgence et aux situations imprévues. Un plan de restauration d'urgence spécifie les procédures à suivre par l'organisation en cas de sinistre.

Ce plan de restauration d'urgence doit contenir l'information voulue à propos de la protection et de la restauration des systèmes et des logiciels. Songez notamment aux points suivants:

• effectuez régulièrement des copies de sauvegarde de vos systèmes et conservez-les en un autre endroit (dans un autre bâtiment);
• conservez une copie de sauvegarde de tous les CD originaux des logiciels dans une armoire verrouillable, étanche et résistant au feu, ou dans un autre bâtiment;
• conservez toutes les données des licences dans une armoire verrouillable, étanche et résistant au feu, ou dans un autre bâtiment (si vous devez tenir manuellement à jour ces données, faites-en des copies et conservez les originaux dans un autre endroit).

Prévoir des procédures de restauration des logiciels vous permet de savoir exactement que faire et comment réagir face à un imprévu. Il s'agit d'une mesure préventive cruciale, dont vous constaterez toute l'importance dans les cas d'urgence.