Etape 4 : élaborer un plan de gestion des licences

Etape 4 : élaborer un plan de gestion des licences

La dernière étape du processus de gestion des licences consiste à élaborer un plan d'action pour l'avenir. Ce manuel illustré (en anglais) vous en présente tous les détails et vous aide à franchir la dernière étape du processus de gestion des licences.

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Avant de poursuivre, suivez les recommandations ci-après:

• standardisez les titres des logiciels afin que tous vos collaborateurs travaillent avec la même version;
• centralisez l'acquisition des logiciels pour rationaliser et mieux maîtriser cette tâche;
• éliminezles stations de travail et les logiciels obsolètes;
• préparez une base de données ou un tableur pour l'inventoriage des logiciels afin de tenir facilement à jour les licences de vos logiciels.

Examinez après attentivement l'information et les conseils qui suivent pour que votre organisation profite au maximum de la gestion des licences.

Analyser les besoins en logiciels

Il est important que vous sachiez exactement de quels logiciels votre organisation a besoin pour mener à bien sa mission. Avec la personne désignée dans chaque département, définissez avec précision les logiciels dont vos collaborateurs ont besoin pour pouvoir accomplir leur mission.

Demandez aux utilisateurs de quels logiciels ils ont besoin et quels sont les logiciels qu'ils n'utilisent pas. Faites ce sondage tous les ans, tous les 6 mois ou tous les trimestres. Evaluez également les compétences de vos employés afin de vérifier si les tâches qu'ils doivent accomplir dans le cadre de leur fonction correspondent bien aux besoins en logiciels exprimés.

Une fois cette analyse terminée, vous pourrez éliminer tous les logiciels qui ne sont pas utilisés à des fins professionnelles et proposer aux membres de votre personnel les logiciels requis pour qu'ils puissent effectuer correctement leur travail.

Formation

Si vous disposez des ressources nécessaires au sein de votre organisation, vous pouvez proposer une formation complémentaire pour certains logiciels. Cet aspect est important, notamment lors de l'introduction de nouveaux logiciels dans votre entreprise.

Une bonne formation permet aux utilisateurs d'apprendre à utiliser un logiciel de façon optimale, ce qui contribue à réduire le nombre d'appels au service d'assistance suite à un usage inapproprié ou une méconnaissance du produit.

Réduire le coût du support

1. limitez le nombre d'applications et d'équipements pour lesquels vous devez prévoir un support en standardisant au maximum les logiciels et les systèmes;
2. evitez autant que possible les solutions 'maison', propres à l'organisation. Le coût du support de telles applications est nettement supérieur à celui d'un logiciel standard. Qui plus est, en cas de problème avec un logiciel standard, vous pouvez vous adresser au fournisseur, alors que dans le cas d'une solution spécifique à l'organisation, vous n'avez pas d'interlocuteur externe susceptible de vous aider;
3. incitez vos collaborateurs à rechercher des façons d'automatiser les tâches répétitives. Ils seront ainsi amenés à réfléchir de manière plus directe aux tâches à accomplir, ce qui peut entraîner des gains de temps inattendus. Veillez cependant à ce que chaque tâche automatisée soit documentée et instaurez une procédure de contrôle périodique.

Conserver les logiciels en lieu sûr

Il est important que toutes les données des licences et au moins un exemplaire de chaque logiciel et de chaque version de logiciel soient conservés dans un endroit verrouillé. Seul un nombre limité de collaborateurs devraient avoir accès aux logiciels afin de limiter autant que possible le risque de vol et d'abus.

Préparer une liste récapitulative des logiciels et matériels

Identifier les logiciels installés sur les différents ordinateurs et l'endroit où se trouvent ces ordinateurs dans l'organisation peut être très pratique, notamment pour l'équipe chargée du support. Consignez cette information dans la base de données servant à l'inventaire des logiciels, traitez-la dans un tableur distinct ou représentez-la schématiquement dans un graphique Visio où seront indiqués l'emplacement de chaque ordinateur, l'identité de l'utilisateur et les logiciels installés sur cet ordinateur.

Schéma d'inventoriage

Déterminez la fréquence à laquelle vous souhaitez revoir l'inventaire des logiciels, afin que vos données soient en permanence à jour. Ce schéma d'inventoriage dépendra notamment de la taille, de la politique d'achat et du rythme de croissance de votre organisation.

Certains utilitaires de gestion des logiciels contrôlent en permanence les installations logicielles sur les ordinateurs connectés au réseau et génèrent des rapports d'inventaires des logiciels en temps réel.

Même si vous employez des utilitaires avancés de gestion des licences, n'oubliez pas de vérifier régulièrement l'exactitude de votre inventaire des logiciels sur la base d'un échantillonnage. Ces contrôles aléatoires peuvent être exécutés sur n'importe quel nombre de PC ou axés sur certains titres. Fixez un seuil pour cet échantillonnage : si vous constatez une grande différence entre le rapport d'inventaire des logiciels et le résultat du contrôle aléatoire, il sera sans doute opportun de refaire un inventaire complet des logiciels.

Vous avez franchi toutes les étapes du processus de gestion des licences : vous savez exactement ce que vous possédez et vous ne devrez donc acquérir que ce dont vous avez réellement besoin. Vous pourrez ainsi exploiter de manière optimale toutes vos ressources logicielles.