Hoe IT kan bijdragen aan Business Intelligence

Een IT-afdeling die een Business Intelligence-systeem wil opzetten waar het bedrijf wat aan heeft, komt twee uitdagingen tegen: de afdeling moet duidelijke instructies krijgen met betrekking tot welke gegevens moeten worden verzameld en de afdeling moet er voor zorgen dat de gegevens consistent zijn. Lees deze tips zodat u succesvolle BI-projecten kunt ondersteunen.

Gegevensverzameling automatiseren

Dan Hooper, vicepresident van sales en marketing van Microsoft Gold Certified Partner Integrated Services Inc., adviseert het gebruik van bijvoorbeeld Microsoft SharePoint-producten en -technologieën waarmee automatisch wordt bijgehouden wanneer een medewerker gegevens invoert in het systeem (op dezelfde manier dat een e-mailbericht automatisch informatie invoegt over het tijdstip van verzending) om zo de kwaliteit van BI-projecten in de gaten te houden. "Hiermee beschikt u over metagegevens over de tijd, het proces en de werkstroom," legt hij uit. Zo kunt u zien of iemand informatie die u nodig hebt voor analyse te laat invoert.

De andere reden voor het automatiseren van gegevensverzameling is het verbeteren van gegevensaccuratesse. Caron Mooney is directeur van IS Partners, een Microsoft Gold Certified Partner uit Johannesburg, Zuid-Afrika, die is gespecialiseerd in BI. Zij herinnert zich een klant die wilde bijhouden wanneer leveringen binnenkwamen om te kunnen zien of de leveranciers zich allemaal hielden aan de serviceniveaus die voor leveringen in hun contracten waren vastgelegd. Uit de verzamelde gegevens bleek dat elke levering te laat binnenkwam. Maar wat gebeurde er in de praktijk: bij het lossen van de wachtende vrachtwagens legden de medewerkers de leveringsdocumentatie in een bak en verwerkten die pas de volgende dag. "De IT-afdeling hoefde alleen maar een eenvoudige streepjescode op het papierwerk te plaatsen zodat de medewerkers de code door een lezer konden halen," zegt Mooney. De moraal van het verhaal: u hebt niet altijd een duur systeem nodig om automatisch gegevens te kunnen verzamelen.

Begin van pagina

Consistente gegevensverwijzingen vastleggen

Een van de grondbeginselen van Business Intelligence is de mogelijkheid om informatie uit verschillende bronnen te verzamelen en patronen in een bedrijf te analyseren. Dit kan echter alleen maar als gegevenverwijzingen van de verschillende systemen consistent zijn. Hiervoor is een bepaalde mate van standaardisatie voor nodig waar alleen een IT-afdeling voor kan zorgen.

Experts adviseren om de terminologie in verschillende gegevenssets te analyseren en hieruit een gemeenschappelijke taal te creëren. Het is de taak van de IT-afdeling om de gegevens te harmoniseren met hulpprogramma's voor "data profiling" (via functies in Microsoft SQL Server of met programma's van andere leveranciers) waarmee inconsistenties kunnen worden geanalyseerd en verbeteringen worden voorgesteld. Als gegevens inconsistent zijn, zullen leidinggevenden gaan discussiëren over welke gegevens correct zijn. Deze inconsistentie en verwarring zijn funest voor een BI-project.

Inconsistentie is ook een probleem bij het invoeren van gegevens. Het bedrijf van Mooney was voor een klant eens bezig met de analyse van helpdeskgesprekken. Een van de velden die de medewerkers moesten invullen was de prioriteit van het gesprek, maar bij veel gesprekken was nul als prioriteit ingevuld. "Niemand wist wat prioriteit 0 betekende," zegt Mooney. Zorg er voor dat medewerkers alleen relevante getallen of waarderingen kunnen invoeren.

Leidinggevenden hebben in eerste instantie mogelijk vraagtekens bij deze vereisten, maar het doel van consistente en betrouwbare gegevens voor het hele bedrijf zou hun zorgen moeten wegnemen.

De in Silicon Valley woonachtige Howard Baldwin werkte ooit voor M-Business, een blad dat zich richt op technologie voor het mobiele bedrijfsleven. Hij heeft 19 jaar lang voor diverse bladen en websites artikelen geschreven over bedrijfstechnologie.

Begin van pagina