Medewerkers helpen samen te werken is de sleutel tot innovatie

Van Microsoft Windows Vista en Groove tot de bedrijfssoftwaresuites van Microsoft Dynamics, nieuwe toepassingstechnologie brengt mensen - en hun ideeën - samen.

Samenvatting:

Decennia geleden wees managementexpert Peter Drucker erop dat innovatie niet ging om wetenschap en onderzoek, maar eerder om "een verandering in het gedrag van klanten, van boeren, van oogchirurgen - van mensen in het algemeen."

In het kort, het menselijke element is de sleutel tot innovatie - en dat feit is niet gewijzigd sinds Drucker deze woorden schreef. Wat echter wel is gewijzigd, is de manier waarop mensen te werk gaan om te innoveren. Vandaag de dag werken werknemers thuis, onderweg en op locaties van de klant, en ook op kantoor. Ze moeten binnen en buiten het bedrijf met elkaar kunnen samenwerken. Ze moeten een groeiende hoeveelheid informatie kunnen gebruiken en delen die essentieel, maar ook vaak overweldigend is. En met het steeds versnellende innovatietempo, moeten ze zo snel en productief werken als mogelijk is.

Er wordt steeds vaker een beroep gedaan op IT-managers in middelgrote ondernemingen om de organisatie te helpen te voldoen aan deze uitdagingen door manieren te vinden om mensen te laten samenwerken - en uiteindelijk te innoveren -, waarbij de kosten nauwlettend in de gaten worden gehouden.

Mobiliteit, samenwerking en teamwork

Vandaag de dag is de ontwikkeling van Microsoft-producten gericht op de nieuwe omstandigheden waarmee kenniswerkers die zich niet op dezelfde geografische locatie bevinden, worden geconfronteerd. Een aantal producten dat binnenkort op de markt komt, kan middelgrote bedrijven helpen om hun mensen te verbinden en informatie en ideeën te delen, en tegelijkertijd IT-processen efficiënter laten verlopen.

Het Microsoft Windows Vista-besturingssysteem (release volgens planning in januari 2007) bevat een aantal functies waarmee mobiele werknemers met elkaar in contact kunnen blijven. Met het Windows Mobility Center kunnen werknemers hun systemen bijvoorbeeld eenvoudig aanpassen aan nieuwe locaties, netwerken en activiteiten met behulp van configuratie-instellingen die op een centrale locatie zijn georganiseerd.

Windows Vista biedt ook een enkele gebruikersinterface genaamd SyncManager waarmee gegevens op verschillende apparaten kunnen worden gesynchroniseerd. Dit betekent dat gebruikers kalender- en e-mailinformatie op PDA's (Personal Digital Assistants), contactgegevens op mobiele telefoons en bestanden op computers op een netwerk en bestandsservers beter kunnen beheren.

Op een ander front heeft Microsoft vorig jaar het in Beverly in Massachusetts gevestigde Groove Networks overgenomen en is het bezig om de samenwerkingssoftware van Groove te integreren met Microsoft Office en Windows SharePoint Services. Met behulp van Groove-software kunnen gebruikers snel werkruimten voor samenwerking maken en teams vormen rondom gegevens, bestanden, berichten, formulieren, vergaderingen, kalenders, enzovoort.

De Groove-software wordt uitgevoerd op de computers van gebruikers en maakt gebruik van peer-to-peertechnologie om bestanden op de computer van elk teamlid automatisch up-to-date te houden. "Je hoeft alleen maar de toepassing te starten en al je werkruimten staan daar als mappen op de harde schijf", aldus Ryan Hoppe, marketingmanager bij Groove Networks.

"De software zorgt ervoor dat als er een wijziging wordt aangebracht, deze direct wordt doorgevoerd in de kopie van de werkruimte van elk teamlid", voegt hij toe. Wanneer een teamlid offline gaat, worden updates op een server opgeslagen die als een relay fungeert. Zodra de desbetreffende persoon zich weer bij het netwerk aanmeldt, worden de wijzigingen automatisch van de server naar zijn of haar computer gestuurd. Kleinere bedrijven die geen relayserver willen beheren, kunnen zich abonneren op een relay die door Microsoft wordt beheerd.

Groove en Windows SharePoint Services vullen elkaar aan, wat de integratie van de twee met name belangrijk maakt. "SharePoint is een geweldige omgeving voor een groter team, terwijl Groove geschikt is voor relatief kleine teams die samen moeten werken aan een bekend project en iets zeer snel af moeten maken", zegt Hoppe.

Als het marketingteam bijvoorbeeld nieuw marketingmateriaal wil produceren voor een product, kunnen teamleden naar de SharePoint-site gaan en de best practices en sjablonen voor dat marketingmateriaal vinden en deze vervolgens naar de Groove-werkruimte brengen. Daar kunnen interne content-experts en merkteams samenwerken met externe schrijvers en ontwerpers om het materiaal samen te stellen. Het team kan het voltooide marketingmateriaal vervolgens weer terugsturen naar de SharePoint-site om het voor het gehele bedrijf beschikbaar te maken.

Om het bandbreedtegebruik terug te brengen (een belangrijk punt voor IT-afdelingen die met peer-to-peertechnologie werken) deelt Groove alleen maar de wijzigingen die aan de bestanden zijn aangebracht, en niet de gehele bestanden, over het netwerk.

Om ervoor te zorgen dat deze gedistribueerde systemen voldoen aan IT-beleid, biedt Microsoft Groove Server Manager-software, zodat IT-professionals over een reeks centrale beheerprogramma's beschikken. "De IT-afdeling kan accounts maken voor elke Groove-gebruiker in de organisatie en beleid instellen op basis van de account en de desbetreffende computer", aldus Hoppe.

Innovatie en de werkvloer

Steeds vaker zijn innovatieve ideeën afkomstig van de werkvloer, met name van de mensen die nauw betrokken zijn bij klanten en processen. Het resultaat hiervan is dat veel middelgrote ondernemingen deze werknemers willen helpen om de ondernemingsgegevens optimaal te kunnen gebruiken en deze effectiever aan de organisatie als geheel te koppelen.

Om deze reden wordt de Microsoft Dynamics-suite van ERP-systemen gericht op het leveren van content op basis van de rol van de gebruiker in de organisatie. Microsoft heeft ongeveer 50 rollen geïdentificeerd, zoals verkoopmedewerker en consultant. "Wanneer iemand zich bij het systeem aanmeldt, wordt deze persoon door het systeem herkend en op basis van de rol krijgt deze persoon een unieke en gepersonaliseerde interface", legt Peter Darling, productmarketingmanager bij de Microsoft Dynamics AX-groep (voorheen Microsoft Business Solutions–Axapta) in Vedbaek, Denemarken, uit. Dat betekent dat gebruikers relevante, eenvoudig te gebruiken informatie en hulpmiddelen krijgen voorgeschoteld in plaats van een hele stroom aan te beheren content.

Vooraf ingestelde rollen maken de taken van de IT-afdeling eveneens eenvoudiger. Het toewijzen van gebruikersrechten en functionaliteit aan talloze clients "kan een nachtmerrie zijn voor het IT-personeel", zegt Darling. Bedrijven kunnen rollen nog steeds aanpassen om aan specifieke behoeften te voldoen, waarbij zij de vooraf ingestelde rol als basis gebruiken.

Microsoft Dynamics biedt ook geavanceerde analytische hulpmiddelen aan gebruikers op de werkvloer. Wanneer vroeger nieuwe soorten rapporten nodig waren, moest de IT-afdeling deze maken. "Dan moest je je getalenteerde IT-mensen weghalen van wat ze aan het doen waren en ze twee weken lang een rapport laten ontwikkelen", aldus Darling. Microsoft Dynamics-oplossingen bieden daarentegen de mogelijkheid voor een query-infrastructuur waarin iemand op het gebruikersniveau (geen IT-medewerker) in slechts een paar uur zijn eigen query's kan maken met minimale ondersteuning.

"Als je mensen op gebruikersniveau de mogelijkheid kunt bieden om hun eigen query's te maken en nieuwe manieren te vinden om de gegevens van het bedrijf te doorspitten, vormt dat een grote verschuiving in de wijze waarop mensen met informatie werken", aldus Darling.

Peter Haapaniemi is woonachtig in Farmington, Michigan, en schrijft bijdragen voor het Microsoft Midsize Business Center.

Begin van pagina